Съобщението за отсъствие има една задача: да каже на отсрещната страна, че точно сега никой не чете, и накъде да се обърне иначе. Пише се бързо. Въпреки това повечето съобщения са или твърде дълги, или твърде мъгляви, или без реална алтернатива.
Три шаблона, които стигат
Добрите съобщения за отсъствие имат еднаква структура: период, заместване, връщане. Без патос, без извинения.
„До 4 август съм недостъпен. При спешни случаи ще ви помогне Anna Berger, anna.berger@firma.de. От 5 август съм обратно и ще се обадя.“
„В момента не съм на разположение. Съобщението ви не се препраща. Обърнете се към нашия екип на team@firma.de, там ще ви помогнат бързо.“
„Имейлът ви пристигна. Обработвам съобщенията веднъж дневно и се обаждам в рамките на 24 часа. Ако е спешно, обадете се без притеснение: 0761 1234567.“
Защо съобщението не решава проблема
Съобщението за отсъствие отлага. Казва: не сега. За човека от другата страна това означава да чака или да пита другаде. При вътрешно запитване между колеги е поносимо. При запитване от някой, който иска да купи или да резервира, е скъпо. Който иска оферта и три дни получава автоматично съобщение, дотогава вече е взел офертата си другаде.
Заместникът в текста е половин решение, ако посоченият човек наистина има време и познава случая. Често едно от двете не е вярно. Тогава съобщението препраща запитването към следващия претоварен човек, а той накрая пише собственото си съобщение за отсъствие.
Съобщението, което решава въпроса
По-интересно от съобщение, което отлага, е онова, което отговаря. Точно това прави имейл агентът на rinqo. Стои във вашата пощенска кутия и отговаря на входящите запитвания от съхраненото ви фирмено знание, докато ви няма. Не със стандартна фраза, а с действителния отговор на въпроса: работно време, условия, наличност, следващият свободен час.
Каквото не може да отговори сам, подрежда и маркира, така че след връщането да не седите пред 200 непрочетени имейла, а пред подреден списък. И тъй като използва същата база от знания като телефонния и чат агента ви, отговорът му е същият както навсякъде другаде. Една истина, не три версии.
За двуседмичен отпуск със заместване в екипа стига един от шаблоните горе. Ако пощенската ви кутия е тясно място през цялата година, по-добрият въпрос не е как звучи съобщението, а дали изобщо е нужно.
