E-mail

Je e-mailagent.

Beantwoordt je postvak. Als concept of direct.

Behandelt binnenkomende e-mails, beantwoordt standaardaanvragen als concept ter goedkeuring of direct en stuurt door volgens jouw regels.

Wat je agent voor je doet.

Leest en begrijpt binnenkomende e-mails
Beantwoordt standaardaanvragen
Legt antwoorden als concept ter goedkeuring voor
Escaleert complexe gevallen naar je team
Stuurt door volgens jouw regels
Schrijft in jouw toon en aanspreekvorm

Aan de slag

Eén geheugen

Werkt vanuit je bedrijfsgeheugen.

Deze agent deelt één geheugen met al je agents, je website, je PDF's, je processen. Eén keer bijgehouden, ze antwoorden allemaal hetzelfde.

Hoe het bedrijfsgeheugen werkt

Zo ziet een antwoord eruit.

De aanvraag komt laat op de avond. Het antwoord ook.

Dinsdag, 23:14 uur, postvak in

Afzender

Geachte heer, mevrouw, wij beheren veertien panden en zoeken iemand voor de jaarlijkse controle van de rookmelders. Doet u dat, en wat kost dat ongeveer?

E-mailagent

Goedenavond meneer Brenner, dank voor uw aanvraag. De jaarlijkse controle van rookmelders doen wij, ook voor meerdere panden tegelijk. Voor een prijs hebben we het aantal melders per pand nodig. Dat staat meestal in het laatste keuringsrapport. Stuur het gewoon als antwoord op deze mail, dan rekent meneer Sailer het door en neemt contact met u op. Dit bericht is geschreven door een AI-agent.

Voorbeelddialoog. De werkelijke formulering hangt af van je gegevens en van de gestelde vraag.

Momenten die je kent. Hij neemt ze je uit handen.

De agent legt kant-en-klare concepten ter goedkeuring aan je voor. Automatisch versturen laat je hem pas als je hem vertrouwt.

Je inbox, weggewerkt

E-mailaanvragen blijven liggen tot iemand tijd heeft. Klanten willen juist snel antwoord.
De agent beantwoordt standaardvragen, 's nachts, in het weekend, tijdens je vakantie.
De drie belangrijke mails van de dag verdrinken tussen spam en nieuwsbrieven.
De agent stuurt ze volgens jouw regels door naar de juiste persoon.
Sommige mails blijven gewoon liggen. Geen antwoord, geen afwijzing, niets.
Bij hem krijgt elke mail een reactie: conceptantwoord, wedervraag of overdracht aan jou.
„Wat kost een schutting?”, zonder maten kan niemand calculeren, en het heen-en-weer vreet dagen.
De agent vraagt de ontbrekende gegevens in één mail op en geeft jou het complete dossier.
Klachten wachten dagenlang, terwijl de klant intussen de Google-review schrijft.
De agent antwoordt meteen rustig en zakelijk en escaleert de zaak parallel naar jou.
Na twee weken vakantie wachten er tweehonderd mails.
De inbox draait door: routine wordt beantwoord, urgent geëscaleerd, de rest ligt voorgesorteerd klaar.
Een opzegmail ligt drie dagen ongelezen, de laatste kans om de klant te houden.
Met een doorstuurregel voor opzeggingen stuurt de agent hem direct naar jou door.
Sollicitanten horen wekenlang niets, en schrijven dat op reviewplatforms.
De agent bevestigt met waardering, beantwoordt vragen over de functie en stuurt door. De beslissing blijft bij jou.

Wat anders blijft liggen

Aanvragen via portalen komen als mail binnen en worden pas 's avonds gezien.
De agent ziet ze meteen, antwoordt en legt de aanvraag bruikbaar vast.
Een afspraak per mail plannen kost dagen heen en weer.
De agent stelt echte tijden uit je agenda voor, bij direct versturen zet hij de afspraak er ook in.
Vaste klanten bestellen per mail in vrije tekst, en iemand tikt elke regel over.
De agent leest de bestelling, legt de posten gestructureerd vast en vraagt na wat ontbreekt.
Iemand verlaat het bedrijf, en klantmails blijven in zijn postvak binnenkomen.
De agent neemt het postvak over, antwoordt uit je bedrijfskennis en geeft door wat iemand moet beslissen.
De Engelse aanvraag blijft liggen omdat niemand het antwoord aandurft.
De agent antwoordt in de taal waarin gevraagd is, uit dezelfde bedrijfskennis.
„We nemen contact op“ beantwoordt niets, en de afzender weet nog steeds niet meer.
De agent bevestigt niet alleen de ontvangst, maar beantwoordt meteen wat te beantwoorden is.

Melding volgens EU AI Act artikel 50:In elke antwoordmail wijst de agent op zijn AI-herkomst. Je neemt het op elk moment zelf over, in dezelfde inbox.Zo gaan we met AI om

Servers in Duitsland · zonder Amerikaanse concerns

Opgeslagen in Duitsland. Verwerkt in de EU, zonder Amerikaanse aanbieders.

Voor de e-mailagent betekent dat: binnenkomende berichten en de antwoorden erop worden in de EU verwerkt.

AVG-conform op EU-servers

Veel aanbieders hosten in de EU en sturen de gegevens toch naar Amerikaanse concerns zoals OpenAI. Wij niet. Oproepen, transcripten en kennisgegevens staan op servers in Duitsland, de AI-verwerking loopt bij Europese aanbieders in de EU. Er is een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG.

Hosting in Duitsland, in datacenters met ISO 27001-certificaat
De AI-verwerking draait bij Europese aanbieders in de EU, niet bij Amerikaanse concerns zoals OpenAI, Google of Amazon. Geen training op jouw gegevens.
Spraakherkenning met EU-verwerking en spraaksynthese van een Duitse aanbieder, de lijst met namen van aanbieders ontvangen klanten in het dashboard.
Automatische verwijdering: 90 dagen standaard, instelbaar vanaf 7 dagen

AI Act art. 50: AI-melding standaard aan

Sinds 2 augustus 2026 moeten mensen uiterlijk bij het eerste contact weten dat ze met een AI praten of schrijven. Bij rinqo staat die melding in elk kanaal standaard aan.

Telefoon: de vooraf ingestelde begroeting noemt de AI; gesprekken die de agent zelf start, beginnen er altijd mee
Chat: melding altijd zichtbaar in het venster. E-mail: melding onder elk antwoord van de agent
Gegenereerde afbeeldingen: AI-vermelding in de metadata, plus een zichtbaar label dat standaard aan staat
Boete bij overtreding: tot € 15 mln of 3% van de wereldwijde jaaromzet, voor het mkb het lagere bedrag

Bronnen: AVG art. 28 + 32 (verwerking + beveiliging) · EU AI Act Verordening 2024/1689 · DSK-handreiking (Datenschutzkonferenz) over kunstmatige intelligentie en gegevensbescherming (2024). Dit overzicht vervangt geen juridisch advies.