Een afwezigheidsbericht heeft één taak: het laat de ander weten dat er nu niemand meeleest, en waar hij dan wél terechtkan. Dat is snel geschreven. Toch zijn de meeste berichten te lang, te vaag, of missen een echt alternatief.
Drie voorbeelden die volstaan
Goede afwezigheidsberichten hebben dezelfde opbouw: periode, vervanger, terugkomst. Geen omhaal, geen excuses.
„Ik ben tot en met 4 augustus niet bereikbaar. Voor dringende zaken kun je terecht bij Anne Bakker, anne.bakker@bedrijf.nl. Vanaf 5 augustus ben ik er weer en neem ik contact op.“
„Ik ben op dit moment wegens ziekte afwezig. Je bericht wordt niet doorgestuurd. Neem contact op met ons team via team@bedrijf.nl, daar word je snel geholpen.“
„Je e-mail is binnengekomen. Ik verwerk berichten eenmaal per dag en reageer binnen 24 uur. Is het dringend, bel dan gerust: 020 1234567.“
Waarom het bericht het probleem niet oplost
Een afwezigheidsbericht stelt uit. Het zegt: nu even niet. Voor degene aan de andere kant betekent dat wachten, of ergens anders vragen. Bij een interne vraag tussen collega's is dat te overzien. Bij een aanvraag van iemand die wil kopen of boeken, is het kostbaar. Wie een offerte aanvraagt en drie dagen lang een automatisch bericht terugkrijgt, heeft zijn offerte inmiddels ergens anders.
De vervanger in de tekst is de halve oplossing, mits die persoon ook echt tijd heeft en de zaak kent. Vaak klopt een van die twee niet. Dan stuurt het bericht de aanvraag door naar de volgende overbelaste collega, en die zet er op zijn beurt zijn eigen afwezigheidsbericht op.
Het bericht dat de zaak afhandelt
Interessanter dan een bericht dat uitstelt, is een bericht dat antwoord geeft. Precies dat doet de e-mailagent van Rinqo. Hij zit in je postvak en beantwoordt binnenkomende vragen uit je bedrijfskennis, terwijl jij weg bent. Niet met een standaardzinnetje, maar met het echte antwoord op de vraag: openingstijden, voorwaarden, beschikbaarheid, de eerstvolgende vrije afspraak.
Wat hij niet zelf kan beantwoorden, sorteert en markeert hij, zodat je na je terugkomst niet voor 200 ongelezen mails zit, maar voor een opgeruimde lijst. En omdat hij dezelfde kennisbank gebruikt als je telefoon- en chatagent, is zijn antwoord overal hetzelfde. Eén waarheid, geen drie versies.
Voor die twee weken vakantie met een vervanger in het team volstaat een van de voorbeelden hierboven. Is je postvak het hele jaar door de bottleneck, dan is de betere vraag niet hoe het bericht klinkt, maar of er eigenlijk wel een nodig is.
