AI in recruitment.

Wat de receptieagent voor je recruitment doet

Als sollicitanten bij je bellen, neemt de receptieagent het gesprek aan, ook buiten kantooruren, in het weekend, op feestdagen. Hij begroet de beller, vraagt naar de functie, beantwoordt de meestgestelde vragen uit je vacature (eisen, salarisrange, locatie, ploegen, sollicitatietermijn). Hij kwalificeert grofweg op basis van de minimumcriteria die je vastlegt (bijv. minimale ervaring, woonplaats binnen 50 km) en boekt bij een match een afspraak in de HR-agenda. Bij mails neemt de triageagent het over: hij sorteert inkomende sollicitatiemails op functie, markeert gekwalificeerde sollicitaties en schakelt complexe gevallen door naar je team. Wat beide niet doen: selectiebeslissingen nemen, sollicitatiegesprekken beoordelen, salarissen onderhandelen. Deze beslissingen vallen onder AVG art. 22 (geautomatiseerde besluitvorming) en moeten menselijk worden genomen. Jij houdt de zeggenschap over elke personeelsbeslissing, de receptieagent en de triageagent nemen je alleen de routine uit handen.

Waar AI je bij recruitment concreet helpt

De meest voorkomende pijn: sollicitantoproepen buiten kantooruren. Sollicitanten bellen vaak 's avonds of in het weekend, wanneer je HR-team niet bereikbaar is. Met de receptieagent gaan deze oproepen niet verloren: 24/7-aanname, kwalificatie, e-mailsamenvatting aan HR. Ten tweede: beantwoording van standaardvragen in het seizoen. Als je een recruitmentcampagne voert (opleiding, stage, seizoenskrachten), komen er 50-100 oproepen per week. De meestgestelde 5 vragen uit je vacature beantwoordt de receptieagent automatisch, alleen speciale vragen komen bij jou terecht. Ten derde: triage bij een hoog sollicitatievolume. Bij 200+ sollicitaties per functie filtert de triageagent grofweg op je minimumcriteria, je HR-team ziet alleen de gekwalificeerde sollicitaties. Ten vierde: afspraken boeken voor eerste gesprekken. De receptieagent ziet de HR-agenda (Cal.com, Google Agenda, Outlook) en boekt direct voor gekwalificeerde sollicitanten. Sollicitanten krijgen een bevestigingsmail met agenda-item. Ten vijfde: sollicitantreactivering uit de talentpool. Als een nieuwe functie past bij een eerder topprofiel, kan de acquisitieagent die persoon proactief aanschrijven.

• Sollicitantoproepen 24/7 met beantwoording van standaardvragen (receptieagent)
• Triage bij een hoog sollicitatievolume (triageagent)
• Afspraken boeken in de HR-agenda via Cal.com / Google Agenda / Outlook
• Sollicitantreactivering uit de talentpool (acquisitieagent, proactief outbound)
• AVG art. 22-conform: geen selectiebeslissing door AI

AVG en AI Act in recruitment, wat je als bedrijf moet weten

Recruitment is AVG-rechtelijk bijzonder gevoelig, sollicitantgegevens zijn hooggevoelig, en geautomatiseerde selectiebeslissingen zijn onder art. 22 AVG streng gereguleerd. Praktisch betekent dat: een AI-recruitmentagent mag GEEN selectiebeslissingen nemen ('Deze sollicitatie wordt afgewezen'), maar hij mag wel een gestructureerde voortriage uitvoeren ('Deze sollicitatie voldoet aan de minimumcriteria ervaring en beschikbaarheid, daarom worden 3 afspraken in de HR-agenda voorgesteld'). De eindbeslissing moet menselijk worden genomen, gedocumenteerd en herleidbaar. Plus: AI Act art. 50 vereist vanaf 02-08-2026 transparantie bij AI-inzet, sollicitanten moeten aan het begin van de oproep of e-mail duidelijk horen dat ze met een AI praten. Plus: AI Act bijlage III classificeert AI-systemen in recruitment onder bepaalde omstandigheden als hoog risico (als ze voor recruitmentbeslissingen worden gebruikt, niet alleen voor triage). Rinqo positioneert zich consequent als triagetool, niet als beslissingstool, daarmee vallen we onder de lichtere transparantieverplichtingen van art. 50, niet onder de strenge hoogrisicoverplichtingen van bijlage III. Plus: Hetzner Duitsland-hosting betekent dat sollicitantgegevens in de EU blijven, geen Cloud Act-blootstelling (DPF-volatiliteit blijft) via Amerikaanse aanbieders.

Hoe Rinqo in je HR-suite past

Als je al Personio, SAP SuccessFactors of Workday gebruikt, vervangt Rinqo daar niets van. Je HR-suite beheert nog steeds de eigenlijke recruitmentworkflow: vacature plaatsen, sollicitantpipelinestatus, functiebeheer, onboardingworkflows. Rinqo werkt vóór de pipeline, bij het eerste contact met de sollicitanten. Belt iemand met 'Welke ervaring wordt precies verwacht?', dan antwoordt de receptieagent uit de vacature, kwalificeert grofweg, boekt bij het voldoen aan de minimumcriteria een afspraak voor een eerste gesprek in je HR-agenda. Gestructureerde sollicitantgegevens (naam, contact, functie waarvoor is gesolliciteerd, gekwalificeerde criteria, geboekte afspraak) draagt Rinqo per webhook of CSV-export over aan je HR-suite. Daarmee reduceer je de HR-inspanning vóór de pipeline aanzienlijk, zonder je bestaande tools te wisselen. Directe integraties met DACH-HR-suites zijn in voorbereiding, tot die tijd loopt de koppeling via webhook en CSV-export, wat alle gangbare HR-suites ondersteunen.

Zo zet je Rinqo op voor recruitment

Setup onder 10 minuten. Stap één: je importeert je openstaande vacatures als kennisbank (pdf, Word, website-URL). De receptieagent begrijpt functie, eisen, salarisrange en locatie. Stap twee: je legt minimumcriteria per functie vast (bijv. 'Minimaal 3 jaar ervaring in gebied X' of 'Woonplaats binnen 50 km van de locatie'). De agent gebruikt deze criteria voor de grove voortriage. Stap drie: je koppelt je HR-agenda (Cal.com, Google Agenda, Outlook) en definieert afspraaktijdslots. Stap vier: je publiceert een eigen telefoonnummer voor sollicitantoproepen in je vacatures, dat direct naar de receptieagent gaat. Vanaf dag één neemt de agent oproepen aan, beantwoordt standaardvragen, kwalificeert grofweg, boekt afspraken. Optioneel: een chatwidget op je vacaturepagina (receptieagent / chat) en/of een triageagent voor sollicitatiemails. Alle kanalen delen dezelfde kennisbank, sollicitanten krijgen aan de telefoon, in de chat of per mail hetzelfde antwoord. De AI Act-disclosure is standaard actief, de verwerkersovereenkomst ligt bij het afsluiten van het contract voor.