AI in recruitment.

Wat de receptieagent voor je recruitment doet

Als sollicitanten je bellen, neemt de receptieagent het gesprek aan, ook buiten kantooruren, in het weekend, op feestdagen. Hij begroet de beller, vraagt naar de functie en beantwoordt de meest gestelde vragen op basis van je vacaturetekst (eisen, salarisindicatie, standplaats, diensten, sollicitatietermijn). Hij noteert naam, contactgegevens en de functie waarop iemand solliciteert en boekt desgewenst een afspraak in de HR-agenda. Bij mails beantwoordt de e-mailagent vragen en geeft hij elke sollicitatie met de bijbehorende documenten door aan je team. Wat ze allebei niet doen: sollicitaties beoordelen, sorteren of afwijzen, sollicitatiegesprekken beoordelen, over salarissen onderhandelen. Dat blijft bij je team. Je houdt de zeggenschap over elke personeelsbeslissing, de agenten nemen je alleen de routine uit handen.

Waar AI je bij recruitment concreet helpt

De meest voorkomende uitdaging: telefoontjes van sollicitanten buiten kantooruren. Sollicitanten bellen vaak 's avonds of in het weekend, wanneer je HR-team niet bereikbaar is. Met de receptieagent gaan die oproepen niet verloren: aanname dag en nacht, antwoorden op de vragen, een samenvatting per e-mail naar HR. Ten tweede: standaardvragen in het seizoen. Draai je een wervingscampagne (opleidingsplaatsen, stages, seizoenskrachten), dan komen er in korte tijd veel telefoontjes binnen. De meest gestelde vragen uit je vacature beantwoordt de receptieagent, alleen specifieke vragen komen bij jou terecht. Ten derde: sollicitaties per mail. De e-mailagent bevestigt de ontvangst, beantwoordt vragen en geeft elke sollicitatie volledig door aan je team, zonder haar te beoordelen. Ten vierde: afspraken boeken voor kennismakingsgesprekken. De receptieagent ziet de HR-agenda (Google Agenda, Outlook of CalDAV, zoals iCloud) en boekt direct. Sollicitanten krijgen een bevestigingsmail met agenda-item. Ten vijfde: herinnering vóór de afspraak. De dag ervoor herinnert de agent aan het geboekte gesprek, met de mogelijkheid om te bevestigen, te verzetten of af te zeggen.

• Telefoontjes van sollicitanten dag en nacht, met antwoorden op standaardvragen (receptieagent)
• Afspraken boeken in de HR-agenda via Google Agenda / Outlook / CalDAV-agenda
• Geen beoordeling en geen voorselectie door AI, elke sollicitatie ziet je team

AVG en AI Act in recruitment, wat je als bedrijf moet weten

Recruitment is juridisch bijzonder gevoelig. Sollicitantgegevens zijn gevoelig, en geautomatiseerde beslissingen zijn volgens art. 22 AVG strikt begrensd. De AI-verordening merkt in bijlage III punt 4, onder a, AI-systemen die worden ingezet voor werving of selectie aan als systemen met een hoog risico, uitdrukkelijk ook voor het analyseren en filteren van sollicitaties en het beoordelen van sollicitanten. Daarom trekt rinqo een duidelijke grens: de agenten beantwoorden vragen, nemen documenten in ontvangst en boeken afspraken. Ze beoordelen, filteren en sorteren geen sollicitaties, dat sluiten ook onze algemene voorwaarden uit. Daarbij komt art. 50 van de AI-verordening: sollicitanten moeten uiterlijk bij het eerste contact te horen krijgen dat ze met een AI spreken. Bij rinqo is deze melding af fabriek ingesteld. De gegevens staan op servers in Duitsland en worden in de EU verwerkt, met een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG.

Hoe rinqo in je HR-suite past

Gebruik je al Personio, SAP SuccessFactors of Workday, dan vervangt rinqo daar niets van. Je HR-suite beheert nog steeds de eigenlijke recruitmentworkflow: vacatures, sollicitantenpipeline, onboarding. rinqo werkt vóór de pipeline, bij het eerste contact met de sollicitant. Belt iemand met 'Welke ervaring wordt er precies verwacht?', dan antwoordt de receptieagent op basis van de vacaturetekst en boekt hij desgewenst een afspraak in je HR-agenda. De gegevens uit het gesprek (naam, contactgegevens, functie, geboekte afspraak) gaan via een webhook naar een systeem naar keuze. Zo verminder je het HR-werk vóór de pipeline, zonder van tools te wisselen. Een directe koppeling met je HR-suite richten we samen met je in.

Zo zet je rinqo op voor recruitment

Bij het inrichten begeleiden we je. Stap één: je openstaande vacatures gaan erin als kennis (pdf, Word, URL van een webpagina). De receptieagent kent daarna functie, eisen, salarisindicatie en standplaats. Stap twee: je legt vast wat naar je team gaat, bijvoorbeeld elke vraag die niet in de vacature staat. Stap drie: je koppelt je HR-agenda (Google Agenda, Outlook of CalDAV, zoals iCloud) en legt tijdslots vast. Stap vier: je publiceert in je vacatures een eigen telefoonnummer voor sollicitanten, dat direct naar de receptieagent gaat. Vanaf dan neemt de agent oproepen aan, beantwoordt hij standaardvragen en boekt hij afspraken. Optioneel: een chatwidget op je vacaturepagina en de e-mailagent voor sollicitatiemails. Alle kanalen kunnen dezelfde kennis gebruiken, sollicitanten krijgen aan de telefoon, in de chat of per mail hetzelfde antwoord. De AI-melding is af fabriek ingesteld, de verwerkersovereenkomst sluit je bij de registratie af.