Порука о одсутности има један задатак: да каже другој страни да тренутно нико не чита и куда да се иначе обрати. То се брзо напише. Ипак, већина порука је или предуга, или пренејасна, или без праве алтернативе.
Три шаблона која довоље
Добре поруке о одсутности имају исту грађу: период, замена, повратак. Без патетике, без извињавања.
„До 4. августа нисам доступан. У хитним случајевима помоћи ће вам Anna Berger, anna.berger@firma.de. Од 5. августа сам назад и јавићу се.“
„Тренутно сам због болести ван канцеларије. Ваша порука се не прослеђује. Обратите се нашем тиму на team@firma.de, тамо ће вам брзо помоћи.“
„Ваш имејл је стигао. Поруке обрађујем једном дневно и јављам се у року од 24 сата. Ако је хитно, слободно позовите: 0761 1234567.“
Зашто порука не решава проблем
Порука о одсутности одлаже. Каже: не сада. За особу са друге стране то значи чекати или питати другде. Код интерног упита међу колегама то је подношљиво. Код упита некога ко жели да купи или резервише, скупо је. Ко тражи понуду и три дана добија аутоматску поруку, до тада своју понуду има другде.
Замена у тексту је половично решење, ако наведена особа заиста има времена и познаје предмет. Често не важи једно од тога. Тада порука прослеђује упит следећој преоптерећеној особи, а она на крају напише сопствену поруку о одсутности.
Порука која упит реши
Занимљивија од поруке која одлаже јесте она која одговара. Управо то ради имејл агент фирме rinqo. Седи у вашем сандучету и одговара на долазне упите из вашег ускладиштеног фирменог знања, док вас нема. Не стандардном фразом, него стварним одговором на питање: радно време, услови, доступност, следећи слободан термин.
Оно што не може сам да одговори, разврста и означи, да после повратка не седите пред 200 непрочитаних имејлова, него пред уредним списком. А пошто користи исту базу знања као ваш телефонски и чет агент, његов одговор је исти као свуда другде. Једна истина, не три верзије.
За двонедељни годишњи са заменом у тиму довољи један од шаблона горе. Ако је ваше сандуче уско грло током целе године, боље питање није како порука звучи, него треба ли уопште.
