Примопредајни записник треба да спречи да са особом оде и њено знање. Отказ, пензија, родитељско одсуство, прелазак у други сектор. Повод не мења суштину: оно што је у једној глави мора изаћи пре последњег радног дана и постати употребљиво другима.
Шта иде у примопредајни записник
Добар записник није роман, него уређен списак. Шест блокова покрива готово сваку улогу.
- Текући предмети: шта је отворено, у ком стању, који је следећи корак и до када.
- Одговорности: за шта је особа била задужена, који се понављајући задаци уз то везују.
- Приступи и алати: који системи, који налози, где су лозинке (у менаџеру лозинки, не у записнику).
- Рокови и термини: понављајући рокови, трајање уговора, отказни рокови, сезонски задаци.
- Контакти: ко је код ког купца, добављача или органа прави контакт и каква је предисторија.
- Посебни случајеви: знање којег нема ни у једном приручнику. Који купац има какав посебан захтев, која машина уз који звук јавља који квар.
Последњи блок је највреднији и уједно онај који најчешће недостаје. Приступи се предају, рокови су у календару. Искуствено знање од петнаест година није нигде, осим ако га неко не запише.
Зашто записник ипак нестане
Сад долази непријатан део. Најбољи примопредајни записник не вреди ништа ако га после примопредаје нико више не отвори. А управо је то уобичајено. Заврши као датотека на диску или испис у фасцикли. Три недеље касније особа која је дошла има конкретно питање, мутно се сећа да је нешто писало, и не налази то. Па пита унаоколо. Записник није испунио свој задатак, иако је био исправно написан.
Разлог је једноставан: документ не одговара на питања. Лежи и чека да га неко прочита, у целости, исправним редоследом. Али тако нико не ради. Човек има једно једино питање у 16 часова и жели један једини одговор, не осам страница.
Од записника до одговора
Решење не мења то шта записујете, него куда то иде. Уместо у фиоку, записник иде у базу знања која одговара на питања. Код rinqo примопредајне документе учитате као PDF у базу знања. Од тада особа која је дошла пита личног агента у чету: Какве услове има купац Meier? Кад истиче уговор о одржавању са добављачем? Одговор стиже за неколико секунди, уз навод извора на документ из ког потиче.
Нуспојава је прави добитак. Док је особа која одлази још ту, тим поставља пробна питања. Свако питање без доброг одговора показује празнину коју сада можете затворити за неколико минута. После последњег радног дана иста празнина кошта недеље. Знање које је у бази знања не даје отказ.
Шаблон горе је добар почетак. Хоће ли испунити своју сврху, не одлучује се при писању, него три недеље касније, кад неко има питање.
