Una risposta automatica ha un solo compito: dire a chi scrive che in questo momento nessuno legge, e dove rivolgersi invece. Si scrive in due minuti. Eppure la maggior parte dei messaggi è troppo lunga, troppo vaga, o senza una vera alternativa.
Tre modelli che bastano
Le buone risposte automatiche seguono lo stesso schema: periodo, sostituto, rientro. Niente enfasi, nessuna scusa.
„Non sono raggiungibile fino al 4 agosto. Per le urgenze ti aiuta Anna Conti, anna.conti@azienda.it. Dal 5 agosto sono di nuovo operativo, ti ricontatto.“
„Al momento non sono raggiungibile. Il tuo messaggio non viene inoltrato. Scrivi al nostro team a team@azienda.it, lì trovi una risposta veloce.“
„La tua e-mail è arrivata. Leggo i messaggi una volta al giorno e ti rispondo entro 24 ore. Se è urgente, chiama pure: 02 1234567.“
Perché il messaggio non risolve il problema
Una risposta automatica rimanda. Dice: non ora. Per chi scrive, questo significa aspettare, oppure chiedere altrove. Tra colleghi, per una domanda interna, è gestibile. Per chi vuole comprare o prenotare, è costoso. Chi chiede un preventivo e per tre giorni riceve solo un messaggio automatico, nel frattempo il preventivo se l'è già preso altrove.
Il sostituto indicato nel testo è mezza soluzione, a patto che quella persona abbia davvero tempo e conosca la pratica. Spesso manca una delle due cose. E allora il messaggio smista la richiesta verso la prossima persona già sommersa, che a sua volta scrive la propria risposta automatica.
Il messaggio che risolve la richiesta
Più interessante di un messaggio che rimanda è uno che risponde davvero. È esattamente quello che fa l'agente e-mail di rinqo. Si occupa della tua casella e risponde alle richieste in arrivo usando la conoscenza della tua azienda, mentre sei via, come bozza da approvare oppure, se lo imposti, direttamente. Non con una formula standard, ma con la risposta vera alla domanda: orari, condizioni, disponibilità, il prossimo appuntamento libero.
Quello a cui non sa rispondere lo ordina e lo segnala, così al tuo rientro non trovi 200 e-mail non lette, ma una lista già in ordine. E se usa la stessa base di conoscenza del tuo agente telefonico e dell'agente di chat, risponde partendo dalla stessa base che usa ovunque. Una sola verità, non tre versioni.
Per due settimane di ferie con un sostituto in squadra, basta uno dei modelli qui sopra. Se invece la tua casella è il collo di bottiglia tutto l'anno, la domanda giusta non è come suona il messaggio, ma se serva ancora scriverne uno.
