Una risposta automatica ha un solo compito: dire a chi scrive che in questo momento nessuno legge, e dove rivolgersi invece. Si scrive in due minuti. Eppure la maggior parte dei messaggi è troppo lunga, troppo vaga, o senza una vera alternativa.
Tre modelli che bastano
Le buone risposte automatiche seguono lo stesso schema: periodo, sostituto, rientro. Niente enfasi, nessuna scusa.
„Non sono raggiungibile fino al 4 agosto. Per le urgenze ti aiuta Anna Conti, anna.conti@azienda.it. Dal 5 agosto sono di nuovo operativo, ti ricontatto.“
„Al momento non sono raggiungibile. Il tuo messaggio non viene inoltrato. Scrivi al nostro team a team@azienda.it, lì trovi una risposta veloce.“
„La tua e-mail è arrivata. Leggo i messaggi una volta al giorno e ti rispondo entro 24 ore. Se è urgente, chiama pure: 02 1234567.“
Perché il messaggio non risolve il problema
Una risposta automatica rimanda. Dice: non ora. Per chi scrive, questo significa aspettare, oppure chiedere altrove. Tra colleghi, per una domanda interna, è gestibile. Per chi vuole comprare o prenotare, è costoso. Chi chiede un preventivo e per tre giorni riceve solo un messaggio automatico, nel frattempo il preventivo se l'è già preso altrove.
Il sostituto indicato nel testo è mezza soluzione, a patto che quella persona abbia davvero tempo e conosca la pratica. Spesso manca una delle due cose. E allora il messaggio smista la richiesta verso la prossima persona già sommersa, che a sua volta scrive la propria risposta automatica.
Il messaggio che risolve la richiesta
Più interessante di un messaggio che rimanda è uno che risponde davvero. È esattamente quello che fa l'agente e-mail di rinqo. Si occupa della tua casella e risponde alle richieste in arrivo usando la conoscenza della tua azienda, mentre sei via. Non con una formula standard, ma con la risposta vera alla domanda: orari, condizioni, disponibilità, il prossimo appuntamento libero.
Quello a cui non sa rispondere lo ordina e lo segnala, così al tuo rientro non trovi 200 e-mail non lette, ma una lista già in ordine. E poiché usa la stessa base di conoscenza del tuo agente telefonico e dell'agente di chat, la risposta è identica ovunque. Una sola verità, non tre versioni.
Per due settimane di ferie con un sostituto in squadra, basta uno dei modelli qui sopra. Se invece la tua casella è il collo di bottiglia tutto l'anno, la domanda giusta non è come suona il messaggio, ma se serva ancora scriverne uno.
