Un assistente IA che conosce la tua azienda.

Che cos'è un assistente IA?

Un assistente IA è un software che comprende e risponde a domande in linguaggio naturale. Scrivi cosa vuoi sapere e l'assistente risponde in pochi secondi. Dietro lavora un modello linguistico che comprende, riassume e formula testi. Il punto decisivo è la base di conoscenza. Gli assistenti consumer sono addestrati su dati pubblici di internet. Rispondono bene a domande generali, ma non conoscono né il tuo listino prezzi né le tue regole per le ferie. Un assistente IA aziendale è costruito in modo diverso. È collegato alla conoscenza della tua azienda, in rinqo tramite un albero della conoscenza centrale composto dai contenuti del sito web e dai PDF caricati. Alla domanda «Come gestiamo un reclamo da noi?» risponde con il tuo processo, non con una definizione presa da internet. Ogni risposta porta l'indicazione della fonte: vedi da quale documento proviene l'informazione. La seconda differenza è giuridica. Gli strumenti consumer girano per lo più su infrastruttura statunitense, senza accordo sul trattamento dei dati per la tua azienda. Un assistente aziendale ha bisogno di tre cose: hosting in UE, un DPA ai sensi dell'art. 28 GDPR e la garanzia che i tuoi dati non finiscano nel training dei modelli. rinqo soddisfa tutti e tre i punti: data center Hetzner in Germania, DPA incluso, nessun training sui dati dei clienti. In breve: un assistente consumer conosce internet. Un assistente IA aziendale conosce la tua azienda, e lo dimostra con le fonti.

Cosa può fare un assistente IA con conoscenza aziendale

Un assistente IA con conoscenza aziendale risponde alle domande che altrimenti girano per tutto il team. I nuovi collaboratori non chiedono più alla collega della scrivania accanto, ma all'assistente: come richiedo le ferie, dove si trova il modello di offerta, chi è responsabile della privacy. L'assistente risponde in pochi secondi e cita la fonte, per esempio il PDF di onboarding o la pagina di processo importata. Questo alleggerisce i collaboratori esperti, che altrimenti rispondono alle stesse domande per la decima volta. La conoscenza dei processi è il secondo grande caso d'uso. Come si gestisce un reclamo, quali passaggi ha l'accettazione di un ordine, cosa vale in caso di storno: l'assistente conosce le procedure documentate e le restituisce in modo strutturato. Poiché tutte le risposte provengono dallo stesso albero della conoscenza, ogni persona riceve la stessa informazione aggiornata, non tre varianti da tre teste diverse. L'indicazione della fonte rende ogni risposta verificabile. Se nel documento c'è qualcosa di sbagliato, lo vedi subito e correggi il documento, non l'assistente. Così la base di conoscenza migliora nel tempo invece di peggiorare. L'assistente comprende 17+ lingue con riconoscimento automatico. Una collaboratrice di lingua polacca chiede in polacco e riceve la risposta dagli stessi documenti in tedesco.

• Onboarding: richiesta ferie, modelli, responsabilità, senza interrompere i colleghi
• Conoscenza dei processi: reclami, accettazione ordini, storni, in modo strutturato e aggiornato
• Fonte citata: ogni risposta con il riferimento al documento di origine
• 17+ lingue: riconoscimento automatico, un unico stato della conoscenza per tutti

Mettere al sicuro la conoscenza prima che se ne vada

Un assistente IA mette al sicuro la conoscenza che altrimenti lascia l'azienda insieme alle persone. Tre situazioni toccano ogni PMI: pensionamento, dimissioni, sostituzione. Con il pensionamento il caso è più evidente. Quando la collega di lunga data se ne va, con lei se ne vanno spesso i casi particolari, gli storici dei clienti e gli accorgimenti pratici. Il rimedio è poco spettacolare: documentare la conoscenza, caricarla come PDF nell'albero della conoscenza, testare. Da quel momento l'assistente risponde a domande a cui prima poteva rispondere solo una persona, con la fonte citata sul documento. In caso di dimissioni la pressione dei tempi è più alta, ma il principio resta lo stesso. Nella fase di passaggio di consegne i documenti nascono comunque; nell'albero della conoscenza diventano interrogabili invece che archiviati. Una cartella sul drive non risponde alle domande, un assistente IA sì. Il terzo caso è il più frequente: la sostituzione per malattia o ferie. Chi sostituisce accede allo stesso stato di conoscenza della persona sostituita, invece di cercare tra caselle di posta e archivi. A domande come «Quali condizioni ha il cliente X?» o «Come funziona la chiusura mensile?» l'assistente risponde dai documenti disponibili. L'effetto collaterale riguarda tutti e tre i casi: la documentazione acquista un'utilità visibile. Ciò che si trova nell'albero della conoscenza viene interrogato ogni giorno, le lacune emergono e vengono colmate. La conoscenza che vive nell'albero della conoscenza non dà le dimissioni.

La protezione dei dati nell'assistente IA

Un assistente IA aziendale deve soddisfare tre requisiti di protezione dei dati: hosting in UE, un accordo sul trattamento dei dati (DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR e nessun training sui tuoi dati. rinqo li soddisfa tutti e tre. L'hosting gira nei data center Hetzner di Falkenstein e Norimberga, certificati ISO 27001:2022. L'elaborazione del modello linguistico avviene, con garanzia contrattuale, all'interno dell'UE. Nessun modello viene addestrato sui dati dei clienti: i tuoi documenti restano i tuoi documenti. Come failover è disponibile un fornitore di riserva puramente europeo, in opt-in: decidi tu se attivarlo. Il DPA ai sensi dell'art. 28 GDPR è disponibile. A questo si aggiunge il Regolamento europeo sull'IA 2024/1689 (AI Act). L'art. 4 (alfabetizzazione in materia di IA) vale già dal 02.02.2025: chi usa l'IA in azienda promuove l'alfabetizzazione in materia di IA delle persone che ci lavorano. L'art. 50 (obbligo di trasparenza) scatta dal 02.08.2026: le persone devono essere informate quando interagiscono con un'IA. Sanzioni in caso di violazione: fino a 15 milioni di € o il 3 % del fatturato annuo mondiale, per le PMI l'importo più basso. rinqo attiva la disclosure di default. In chat e nelle e-mail non si può disattivare, al telefono è contenuta nel saluto, di cui adatti tu il testo. Per te significa: le basi della compliance sono parte della piattaforma, non un tuo progetto. Tu curi la conoscenza, non i testi legali.

Configurare un assistente IA: come funziona

Con rinqo la prima configurazione di un assistente IA avviene a cura nostra. Il percorso: crei l'account, inserisci l'indirizzo del sito web, rinqo legge automaticamente i contenuti e ne costruisce l'albero della conoscenza. Poi carichi i PDF: listini prezzi, materiali di onboarding, documenti di processo. Quindi testi: fai le dieci domande più frequenti nel tuo team e verifica le risposte con le relative fonti. Se manca qualcosa, integri il documento giusto e la risposta successiva è corretta. L'albero della conoscenza è condiviso. Ciò che curi per l'agente personale viene usato anche dall'agente telefonico, dall'agente di chat sul tuo sito e dall'agente e-mail nella casella di posta. Costruisci la base di conoscenza una volta e alimenti ogni canale. Il calendario (Google, Outlook o CalDAV), la REST API e i webhook li configuri tu stesso. CRM e contabilità (HubSpot, sevdesk, lexoffice) o strumenti di progetto (Linear, Jira) li colleghiamo noi su richiesta. Nessuna durata minima, nessuna licenza per postazione.