E-mail

Państwa agent e-mail.

Obsługuje skrzynkę odbiorczą. Jako szkic lub od razu.

Obsługuje przychodzące e-maile, odpowiada na standardowe zapytania jako szkic do zatwierdzenia lub od razu i przekazuje je dalej zgodnie z Państwa regułami.

Co Państwa agent robi dla Państwa.

Czyta i rozumie przychodzące e-maile
Odpowiada na standardowe zapytania
Przygotowuje odpowiedzi jako wersję roboczą do zatwierdzenia
Eskaluje złożone sprawy do Państwa zespołu
Przekazuje wiadomości dalej zgodnie z Państwa regułami
Pisze w Państwa tonie i formie zwracania się

Rozpocznij

Jedna pamięć

Działa z Państwa pamięci firmy.

Ten agent dzieli jedną pamięć ze wszystkimi Państwa agentami, Państwa strona, pliki PDF, procesy. Raz zaktualizowana, wszyscy odpowiadają tak samo.

Jak działa pamięć firmy

Tak wygląda odpowiedź.

Zapytanie przychodzi późnym wieczorem. Odpowiedź też.

Wtorek, 23:14, skrzynka odbiorcza

Nadawca

Szanowni Państwo, zarządzamy czternastoma budynkami i szukamy kogoś do corocznego przeglądu czujników dymu. Czy podejmują się Państwo takich zleceń i ile mniej więcej by to kosztowało?

Agent e-mail

Dobry wieczór, Panie Brenner, dziękujemy za zapytanie. Coroczny przegląd czujników dymu wykonujemy, również dla kilku budynków naraz. Do wyceny potrzebujemy liczby czujników w każdym budynku. Zwykle podaje ją ostatni protokół przeglądu. Wystarczy przesłać go w odpowiedzi na tę wiadomość, a pan Sailer przeliczy i się odezwie. Tę wiadomość napisał agent wykorzystujący sztuczną inteligencję.

Przykładowy dialog. Rzeczywiste sformułowania zależą od Państwa danych i od zadanego pytania.

Sytuacje, które Państwo znają. Agent zdejmuje je z Państwa głowy.

Agent przedkłada gotowe szkice do zatwierdzenia. Automatyczną wysyłkę włączają Państwo dopiero wtedy, gdy mu zaufają.

Skrzynka odbiorcza, ogarnięta

Zapytania e-mailowe czekają, aż ktoś znajdzie czas. A klienci chcą szybkiej odpowiedzi.
Agent odpowiada na standardowe pytania, nocą, w weekend, w czasie urlopu.
Trzy ważne maile dnia toną między spamem a newsletterami.
Agent przekazuje je właściwej osobie zgodnie z Państwa regułami.
Niektóre maile po prostu leżą. Ani odpowiedzi, ani odmowy, nic.
U niego każdy mail dostaje reakcję: szkic odpowiedzi, dopytanie albo przekazanie do Państwa.
„Ile kosztuje ogrodzenie?”, bez wymiarów nikt nie wyceni, a przepychanka zjada całe dnie.
Agent dopyta o brakujące dane w jednym mailu i odda kompletną sprawę.
Reklamacje czekają dniami, a klient w tym czasie pisze opinię w Google.
Agent odpowiada od razu, spokojnie i rzeczowo, a równolegle eskaluje sprawę.
Po dwóch tygodniach urlopu czeka dwieście maili.
Skrzynka działa dalej: rutyna obsłużona, pilne eskalowane, reszta czeka posortowana.
Mail z wypowiedzeniem leży nieprzeczytany trzy dni, ostatnia szansa, by zatrzymać klienta.
Dzięki regule przekierowania dla wypowiedzeń agent przekazuje go bezpośrednio Państwu.
Kandydaci tygodniami nie mają żadnej wiadomości, i opisują to na portalach z opiniami.
Agent potwierdza z szacunkiem, odpowiada na pytania o stanowisko i przekazuje dalej. Decyzja pozostaje po Państwa stronie.

To, co inaczej zostaje bez odpowiedzi

Zapytania z portali przychodzą mailem i są widziane dopiero wieczorem.
Agent wychwytuje je od razu, odpowiada i zapisuje zapytanie w uporządkowanej formie.
Ustalanie terminu mailem to dni odpisywania w tę i z powrotem.
Agent proponuje konkretne godziny z Państwa kalendarza, a przy wysyłce bezpośredniej od razu wpisuje też termin.
Stali klienci zamawiają mailem zwykłym tekstem, a ktoś przepisuje każdą pozycję.
Agent czyta zamówienie, spisuje pozycje w uporządkowanej formie i dopytuje o to, czego brakuje.
Ktoś odchodzi z firmy, a maile od klientów wciąż trafiają do jego skrzynki.
Agent przejmuje skrzynkę, odpowiada z wiedzy firmy i przekazuje dalej to, co wymaga decyzji.
Zapytanie w obcym języku zostaje bez odpowiedzi, bo nikt nie ma odwagi odpisać.
Agent odpowiada w języku zapytania, z tej samej wiedzy firmy.
„Odezwiemy się“ nie odpowiada na nic, a nadawca nadal nic nie wie.
Agent nie tylko potwierdza odbiór, ale od razu odpowiada na to, na co da się odpowiedzieć.

Informacja zgodnie z EU AI Act, artykuł 50:W każdej odpowiedzi e-mail agent wskazuje, że jest AI. Mogą Państwo w każdej chwili przejąć rozmowę w tej samej skrzynce.Jak podchodzimy do AI

Serwery w Niemczech · bez amerykańskich koncernów

Przechowywane w Niemczech. Przetwarzane w UE, bez dostawców z USA.

Dla agenta e-mail oznacza to: wiadomości przychodzące i odpowiedzi na nie są przetwarzane w UE.

Zgodność z RODO na serwerach w UE

Wielu hostuje w UE, a mimo to wysyła dane do amerykańskich koncernów, takich jak OpenAI. My nie. Połączenia, transkrypcje i dane wiedzy znajdują się na serwerach w Niemczech, a przetwarzanie AI odbywa się u europejskich dostawców w UE. Umowa powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO jest zawarta.

Hosting w Niemczech, w centrach danych z certyfikatem ISO 27001
Przetwarzanie przez AI odbywa się u europejskich dostawców w UE, a nie w amerykańskich koncernach takich jak OpenAI, Google czy Amazon. Bez trenowania na Państwa danych.
Rozpoznawanie mowy z przetwarzaniem w UE i synteza mowy od niemieckiego dostawcy, imienną listę dostawców klienci otrzymują w panelu.
Automatyczne usuwanie: domyślnie 90 dni, do ustawienia od 7 dni

AI Act art. 50: informacja o AI domyślnie włączona

Od 2 sierpnia 2026 ludzie muszą najpóźniej przy pierwszym kontakcie dowiedzieć się, że rozmawiają lub piszą z AI. W rinqo ta informacja jest domyślnie włączona w każdym kanale.

Telefon: domyślne powitanie mówi o AI; rozmowy, które agent rozpoczyna sam, zawsze się od tego zaczynają
Czat: informacja stale widoczna w oknie. E-mail: informacja pod każdą odpowiedzią agenta
Wygenerowane obrazy: informacja o AI w metadanych, do tego widoczna etykieta, domyślnie włączona
Kara za naruszenie: do 15 mln € lub 3% światowego rocznego obrotu, w przypadku MŚP niższa z tych kwot

Źródła: RODO art. 28 + 32 (powierzenie przetwarzania + bezpieczeństwo) · rozporządzenie EU AI Act 2024/1689 · wytyczne DSK (Datenschutzkonferenz) dotyczące sztucznej inteligencji i ochrony danych (2024). Ten przegląd nie zastępuje porady prawnej.