Przejdź do treści
Agent e-mail Maskottchen
E-mail

Państwa agent e-mail.

Obsługuje skrzynkę odbiorczą. Automatycznie.

Obsługuje przychodzące e-maile, odpowiada na standardowe zapytania i przekazuje je zgodnie z Państwa regułami.

Co Państwa agent robi dla Państwa.

  • Czyta i rozumie przychodzące e-maile
  • Odpowiada na standardowe zapytania
  • Przygotowuje odpowiedzi jako wersję roboczą do zatwierdzenia
  • Eskaluje złożone sprawy do Państwa zespołu
  • Wysyła automatyczne przypomnienia
  • Pisze w Państwa tonie i formie zwracania się
Rozpocznij

Jedna pamięć

Działa z Państwa pamięci firmy.

Ten agent dzieli jedną pamięć ze wszystkimi Państwa agentami, Państwa strona, pliki PDF, procesy. Raz zaktualizowana, wszyscy odpowiadają tak samo.

Jak działa pamięć firmy

Tak wygląda odpowiedź.

Zapytanie przychodzi późnym wieczorem. Odpowiedź też.

Wtorek, 23:14, skrzynka odbiorcza

Nadawca

Szanowni Państwo, zarządzamy czternastoma budynkami i szukamy kogoś do corocznego przeglądu czujników dymu. Czy podejmują się Państwo takich zleceń i ile mniej więcej by to kosztowało?

Agent e-mail

Dobry wieczór, Panie Brenner, dziękujemy za zapytanie. Coroczny przegląd czujników dymu wykonujemy, również dla kilku budynków naraz. Do wyceny potrzebujemy liczby czujników w każdym budynku. Zwykle podaje ją ostatni protokół przeglądu. Wystarczy przesłać go w odpowiedzi na tę wiadomość, a pan Sailer przeliczy i się odezwie. Tę wiadomość napisał agent wykorzystujący sztuczną inteligencję.

Przykładowy dialog. Rzeczywiste sformułowania zależą od Państwa danych i od zadanego pytania.

Sytuacje, które Państwo znają. Agent zdejmuje je z Państwa głowy.

Agent przedkłada gotowe szkice do zatwierdzenia. Automatyczną wysyłkę włączają Państwo dopiero wtedy, gdy mu zaufają.

Skrzynka odbiorcza, ogarnięta

  • Zapytania e-mailowe czekają, aż ktoś znajdzie czas. A klienci chcą szybkiej odpowiedzi.

    Agent odpowiada na standardowe pytania, nocą, w weekend, w czasie urlopu.

  • Trzy ważne maile dnia toną między spamem a newsletterami.

    Agent przekazuje je właściwej osobie zgodnie z Państwa regułami.

  • Niektóre maile po prostu leżą. Ani odpowiedzi, ani odmowy, nic.

    U niego każdy mail dostaje reakcję: odpowiedź, dopytanie albo przekazanie dalej.

  • „Ile kosztuje ogrodzenie?”, bez wymiarów nikt nie wyceni, a przepychanka zjada całe dnie.

    Agent dopyta o brakujące dane w jednym mailu i odda kompletną sprawę.

  • Reklamacje czekają dniami, a klient w tym czasie pisze opinię w Google.

    Agent odpowiada od razu, spokojnie i rzeczowo, a równolegle eskaluje sprawę.

  • Po dwóch tygodniach urlopu czeka dwieście maili.

    Skrzynka działa dalej: rutyna obsłużona, pilne eskalowane, reszta czeka posortowana.

  • Mail z wypowiedzeniem leży nieprzeczytany trzy dni, ostatnia szansa, by zatrzymać klienta.

    Dzięki regule przekierowania dla wypowiedzeń agent przekazuje go bezpośrednio Państwu.

  • Kandydaci tygodniami nie mają żadnej wiadomości, i opisują to na portalach z opiniami.

    Agent potwierdza z szacunkiem, odpowiada na pytania o stanowisko i przekazuje dalej. Decyzja pozostaje po Państwa stronie.

To, co inaczej zostaje bez odpowiedzi

  • Zapytania z portali przychodzą mailem i są widziane dopiero wieczorem.

    Agent wychwytuje je od razu, odpowiada i zapisuje zapytanie w uporządkowanej formie.

  • Ustalanie terminu mailem to dni odpisywania w tę i z powrotem.

    Agent proponuje realne godziny z Państwa kalendarza i wpisuje termin.

  • Stali klienci zamawiają mailem zwykłym tekstem, a ktoś przepisuje każdą pozycję.

    Agent czyta zamówienie, spisuje pozycje w uporządkowanej formie i dopytuje o to, czego brakuje.

  • Ktoś odchodzi z firmy, a maile od klientów wciąż trafiają do jego skrzynki.

    Agent przejmuje skrzynkę, odpowiada z wiedzy firmy i przekazuje dalej to, co wymaga decyzji.

  • Zapytanie w obcym języku zostaje bez odpowiedzi, bo nikt nie ma odwagi odpisać.

    Agent odpowiada w języku zapytania, z tej samej wiedzy firmy.

  • „Odezwiemy się“ nie odpowiada na nic, a nadawca nadal nic nie wie.

    Agent nie tylko potwierdza odbiór, ale od razu odpowiada na to, na co da się odpowiedzieć.

Informacja zgodnie z EU AI Act, artykuł 50:W każdej odpowiedzi e-mail agent wskazuje, że jest AI. Mogą Państwo w każdej chwili przejąć rozmowę w tej samej skrzynce.Jak podchodzimy do AI

Suwerenność UE · RODO · AI Act

Made in Germany. Na europejskich serwerach. Przetwarzanie przez AI również pozostaje w UE, bez dostawców z USA.

Zgodność z RODO na serwerach w UE

Wszystkie połączenia, transkrypcje i dane wiedzy przetwarzamy w formie zaszyfrowanej na Hetzner Cloud w Falkenstein i Nürnberg, przetwarzanie danych odbywa się w UE, umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO jest zawarta.

  • Hosting: Hetzner Online GmbH, Niemcy, certyfikat ISO 27001:2022 (Falkenstein, Nürnberg)
  • Przetwarzanie przez AI odbywa się u europejskich dostawców w UE, a nie w amerykańskich koncernach takich jak OpenAI, Google czy Amazon. Bez trenowania na Państwa danych.
  • Rozpoznawanie mowy z przetwarzaniem w UE i synteza mowy od niemieckiego dostawcy, imienną listę dostawców klienci otrzymują w panelu.
  • Automatyczne usuwanie: domyślnie 30 dni, w zależności od pakietu do 365 dni

AI Act art. 50, spełniony domyślnie

Od 2 sierpnia 2026 systemy AI muszą na początku rozmowy ujawniać każdemu użytkownikowi końcowemu, że są oparte na AI. rinqo czyni to ustawieniem domyślnym w każdym kanale, od pierwszego kontaktu.

  • Głos: obowiązkowy komunikat jako pierwsza klatka audio, przed każdą odpowiedzią
  • Czat/e-mail: oznaczenie AI w stopce i temacie
  • Syntetyczne audio jest oznaczane maszynowo zgodnie z kodeksem postępowania (czerwiec 2026)
  • Kara za naruszenie: do 15 mln € lub 3% światowego rocznego obrotu, w przypadku MŚP niższa z tych kwot

Źródła: RODO art. 28 + 32 (powierzenie przetwarzania + bezpieczeństwo) · rozporządzenie EU AI Act 2024/1689 · wytyczne DSK (Datenschutzkonferenz) dotyczące sztucznej inteligencji i ochrony danych (2024). Ten przegląd nie zastępuje porady prawnej.