Asystent AI, który zna Państwa firmę.

Czym jest asystent AI?

Asystent AI to oprogramowanie, które rozumie pytania zadawane w języku naturalnym i na nie odpowiada. Piszą Państwo, czego chcą się dowiedzieć, a asystent odpowiada w kilka sekund. W tle pracuje model językowy, który rozumie, streszcza i formułuje teksty. Decydująca jest baza wiedzy. Asystenci konsumenccy są trenowani na publicznych danych z internetu. Dobrze odpowiadają na pytania ogólne, nie znają jednak ani Państwa cennika, ani zasad urlopowych. Firmowy asystent AI jest zbudowany inaczej. Jest połączony z wiedzą Państwa firmy, w rinqo poprzez centralne drzewo wiedzy z treści strony internetowej i przesłanych plików PDF. Na pytanie „Jak przebiega u nas reklamacja?” odpowiada Państwa procesem, a nie definicją z internetu. Każda odpowiedź zawiera podanie źródła, widzą Państwo, z którego dokumentu pochodzi informacja. Druga różnica ma charakter prawny. Narzędzia konsumenckie działają zwykle na infrastrukturze w USA, bez umowy powierzenia przetwarzania danych dla Państwa firmy. Firmowy asystent potrzebuje trzech rzeczy: hostingu w UE, umowy powierzenia zgodnie z art. 28 RODO oraz gwarancji, że Państwa dane nie trafiają do trenowania modelu. rinqo spełnia wszystkie trzy warunki, centra danych Hetzner w Niemczech, umowa powierzenia w zestawie, żadnego trenowania na danych klientów. Krótko mówiąc: asystent konsumencki zna internet. Firmowy asystent AI zna Państwa firmę i potrafi to udokumentować.

Co potrafi asystent AI z wiedzą firmową

Asystent AI z wiedzą firmową odpowiada na pytania, które w innym wypadku krążą po całym zespole. Nowi pracownicy nie pytają już koleżanki przy sąsiednim biurku, tylko asystenta: jak złożyć wniosek urlopowy, gdzie znajduje się szablon oferty, kto odpowiada za ochronę danych. Asystent odpowiada w kilka sekund i podaje źródło, na przykład PDF z materiałami onboardingowymi albo zaimportowaną stronę z opisem procesu. To odciąża doświadczonych pracowników, którzy w przeciwnym razie odpowiadają na te same pytania po raz dziesiąty. Wiedza o procesach to drugi duży obszar zastosowań. Jak przebiega reklamacja, jakie kroki obejmuje przyjęcie zlecenia, co obowiązuje przy anulowaniu: asystent zna udokumentowane procedury i przedstawia je w uporządkowany sposób. Ponieważ wszystkie odpowiedzi pochodzą z tego samego drzewa wiedzy, każda osoba otrzymuje tę samą aktualną informację, a nie trzy wersje z trzech głów. Podanie źródła sprawia, że każdą odpowiedź można zweryfikować. Jeśli w dokumencie znajduje się błąd, widać go od razu i poprawia się dokument, a nie asystenta. Dzięki temu baza wiedzy z czasem staje się lepsza, a nie gorsza. Asystent rozumie 17+ języków z automatycznym rozpoznawaniem. Ukraińskojęzyczny pracownik pyta po ukraińsku i otrzymuje odpowiedź z tych samych dokumentów prowadzonych po polsku.

• Onboarding: wniosek urlopowy, szablony, zakresy odpowiedzialności, bez odrywania współpracowników od pracy
• Wiedza o procesach: reklamacje, przyjęcie zlecenia, anulowanie, uporządkowane i aktualne
• Podanie źródła: każda odpowiedź z odesłaniem do dokumentu źródłowego
• 17+ języków: automatyczne rozpoznawanie, jeden stan wiedzy dla wszystkich

Zabezpieczyć wiedzę, zanim odejdzie

Asystent AI zabezpiecza wiedzę, która w przeciwnym razie opuszcza firmę razem z ludźmi. Trzy sytuacje dotyczą każdego MŚP: przejście na emeryturę, wypowiedzenie, zastępstwo. Przy przejściu na emeryturę sprawa jest najbardziej oczywista. Gdy odchodzi wieloletnia pracownica, często razem z nią odchodzą przypadki szczególne, historie klientów i praktyczne sposoby działania. Środek zaradczy jest niepozorny: udokumentować wiedzę, wgrać ją jako PDF do drzewa wiedzy, przetestować. Od tego momentu asystent odpowiada na pytania, na które wcześniej potrafiła odpowiedzieć tylko jedna osoba, z podaniem źródła w dokumencie. Przy wypowiedzeniu presja czasu jest większa, zasada pozostaje ta sama. W fazie przekazywania obowiązków dokumenty i tak powstają, w drzewie wiedzy stają się dostępne do odpytywania, a nie tylko odłożone do archiwum. Folder na dysku nie odpowiada na pytania, asystent AI już tak. Trzeci przypadek jest najczęstszy: zastępstwo podczas choroby lub urlopu. Osoba zastępująca korzysta z tego samego stanu wiedzy co osoba zastępowana, zamiast przeszukiwać skrzynki pocztowe i archiwa. Na pytania takie jak „Jakie warunki ma klient X?” albo „Jak przebiega rozliczenie miesięczne?” asystent odpowiada na podstawie udokumentowanych materiałów. Efekt uboczny dotyczy wszystkich trzech przypadków: dokumentacja zyskuje widoczną wartość. To, co znajduje się w drzewie wiedzy, jest codziennie odpytywane, luki stają się widoczne i są uzupełniane. Wiedza, która znajduje się w drzewie wiedzy, nie składa wypowiedzenia.

Ochrona danych w asystencie AI

Firmowy asystent AI musi spełniać trzy wymagania w zakresie ochrony danych: hosting w UE, umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO i żadnego trenowania na Państwa danych. rinqo spełnia wszystkie trzy. Hosting działa w centrach danych Hetzner w Falkenstein i Norymberdze, z certyfikatem ISO 27001:2022. Przetwarzanie przez model językowy odbywa się z umowną gwarancją w UE. Na danych klientów nie jest trenowany żaden model, Państwa dokumenty pozostają Państwa dokumentami. Jako failover dostępny jest w pełni europejski dostawca zapasowy, w formule opt-in, to Państwo decydują, czy jest aktywny. Umowa powierzenia zgodnie z art. 28 RODO jest dostępna. Do tego dochodzi rozporządzenie UE 2024/1689 w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act). Art. 4 (kompetencje w zakresie AI) obowiązuje już od 02.02.2025, kto stosuje AI w firmie, wspiera kompetencje w zakresie AI u pracowników, którzy z nią pracują. Art. 50 (obowiązek przejrzystości) zacznie obowiązywać od 02.08.2026: osoby mające kontakt z AI muszą zostać o tym poinformowane. Kary za naruszenie: do 15 mln € lub 3 % rocznego obrotu światowego, w przypadku MŚP niższa z tych kwot. rinqo aktywuje tę informację domyślnie. W czacie i w e-mailach nie da się jej wyłączyć, a przez telefon jest częścią powitania, którego treść dostosowują Państwo sami. Dla Państwa oznacza to: podstawy zgodności z przepisami są częścią platformy, a nie Państwa projektem. Państwo utrzymują wiedzę, nie teksty prawne.

Konfiguracja asystenta AI: przebieg

Pierwsza konfiguracja asystenta AI przebiega w rinqo po naszej stronie. Przebieg: założenie konta, podanie adresu strony internetowej, rinqo automatycznie wczytuje treści i buduje z nich drzewo wiedzy. Następnie przesyłają Państwo pliki PDF, cenniki, materiały onboardingowe, dokumenty procesowe. Potem przychodzi czas na testy: proszę zadać dziesięć pytań, które najczęściej pojawiają się w Państwa zespole, i sprawdzić odpowiedzi wraz ze źródłami. Jeśli czegoś brakuje, uzupełniają Państwo odpowiedni dokument i kolejna odpowiedź jest trafna. Drzewo wiedzy jest wspólne. To, co utrzymują Państwo dla osobistego agenta, wykorzystują także agent telefoniczny, agent czatu na stronie internetowej i agent e-mail w skrzynce pocztowej. Bazę wiedzy budują Państwo raz i zasilają nią każdy kanał. Kalendarz (Google, Outlook lub CalDAV), REST API i webhooki konfigurują Państwo samodzielnie. CRM i księgowość (HubSpot, sevdesk, lexoffice) lub narzędzia projektowe (Linear, Jira) łączymy na życzenie. Bez minimalnego okresu umowy, bez licencji na stanowisko.