Agent telefonicznygłówny
Przyjmowanie telefonów klientów w sprawie terminów ustawowych, składania dokumentów i spotkań, całą dobę. Pytania o stan poszczególnych spraw trafiają do właściwego doradcy, terminy do Państwa kalendarza.
Zobacz szablon
DlaKancelarie podatkowe
Kancelaria pozostaje skupiona.
Zapytania załatwiają się mimochodem.
Klienci pytają o dokumenty, terminy, salda, telefonicznie, mailem, na czacie. Agenty AI wyjaśniają standardowe pytania z bazy wiedzy, dokumentują dowody w sposób ustrukturyzowany i przełączają tylko to, co naprawdę ważne. Jak dodatkowa recepcja kancelarii, która nigdy nie choruje.
RozpocznijW skrócie
Agent AI rinqo dla kancelarii podatkowych odpowiada na częste pytania klientów o terminy, składanie dokumentów i dostęp do DATEV, rezerwuje terminy rozmów i przekazuje sprawy wymagające doradztwa do właściwej osoby doradzającej, z umową powierzenia i zobowiązaniem do zachowania tajemnicy, hosting w Niemczech. Z tej samej zapisanej wiedzy firmy rinqo odpowiada na zapytania z czatu, formularza i skrzynki oraz informuje zespół na miejscu.
Sytuacja
W Niemczech działa 53 803 kancelarii podatkowych i 88 995 doradców podatkowych, stan na 1 stycznia 2025, według federalnej izby BStBK. 36 379 z nich to kancelarie jednoosobowe, ponad dwie trzecie. Liczba połączeń waha się w cyklu podatkowym: przed deklaracjami VAT, w sezonie podatku dochodowego, tuż przed terminami. A pytania, które wpływają, rzadko bywają nowe. Klienci pytają „Czy mają Państwo mój dokument?”, „Kiedy jest termin?”, „Czy moje sprawozdanie roczne jest gotowe?”. Każde pytanie wyrywa kancelarię ze sprawy. Agent, który przejmuje standardową jedną trzecią, oddaje czas na skupienie. Ta sama zapisana wiedza obsługuje każdy włączony kanał i odpowiada na pytania, które zespół inaczej przekazywałby dalej.
53 803
kancelarii podatkowych w Niemczech, stan na 1 stycznia 2025
Źródło: Bundessteuerberaterkammer 2024Gdzie uwiera
- Klient dzwoni po raz czwarty w sprawie tego samego dokumentu, doradztwo musi na chwilę przerwać.
- Pytania o terminy („Do kiedy jest deklaracja VAT?”) przychodzą setki razy na kwartał.
- Zapomniane dostępy do DATEV, klienci dzwonią zamiast korzystać z portalu.
- Nowe zapytania (potencjalni klienci) giną między trwającymi rozmowami.
- Asysta kancelarii jest przeciążona koordynacją terminów zamiast pracą nad mandatami.
Jedna wiedza, wszystkie kanały
Czym rinqo zajmuje się w branży Kancelarie podatkowe
Agent e-mail
Standardowe zapytania o deklaracje VAT, pytania o terminy, wskazówki dotyczące rejestracji dokumentów. Złożone mandaty (skarga, kwestie prawne) eskalowane do obsługi merytorycznej.
Przejdź do agentaAgent czatu
Odpowiada na stronie na pytania zainteresowanych o usługi i listy wymaganych dokumentów oraz umawia pierwsze rozmowy, bez odrywania kancelarii od pracy.
Przejdź do agentaOsobisty agent
Wiedza kancelarii na zawołanie: zestawienia terminów, listy kontrolne wdrażania klientów, składniki honorarium. Przygotowuje projekty e-maili i materiałów informacyjnych w tonie kancelarii.
Przejdź do agentaAgent marketingu
Artykuły eksperckie, prezentacja kancelarii i jasne wyjaśnienia z Państwa dziedziny na LinkedIn i własną stronę, w tonie, który Państwo ustalą. Rzeczowa komunikacja w ramach zasad zawodowych, która pokazuje kompetencje bez nacisku.
Przejdź do agentaTak rozwiązuje to rinqo
Agent filtruje, zanim Państwo odbiorą
Klient dzwoni. Agent przedstawia się jako asystent kancelarii, pyta o sprawę i odpowiada na wszystko, co organizacyjne: ogólne terminy, potrzebne dokumenty, przebieg dostępu do DATEV, rezerwacja wizyt. Szczegółów dotyczących spraw klienta nie podaje przez telefon, przyjmuje je w ustrukturyzowanej formie, a Państwa kancelaria oddzwania. Przy doradztwie lub sprawie indywidualnej rozmowa jest od razu przełączana.
Jedna wiedza, niezależnie od tego, kto pyta
Zasady komunikacji z klientami, kalendarz terminów, instrukcje DATEV, zastępstwa urlopowe, agent odpowiada tak, jak jest to u Państwa przyjęte. Nie standardowe odpowiedzi z półki, lecz wiedza Państwa kancelarii. To samo dotyczy każdego włączonego kanału i Państwa zespołu, który sprawdza zamiast dopytywać.
Terminy bezpośrednio w kalendarzu kancelarii
Agent zna kalendarz każdego doradcy (Google, Outlook lub CalDAV), rezerwuje rozmowy wstępne, terminy przeglądu podatkowego czy przeglądy bilansu i automatycznie wysyła potwierdzenia z listą przygotowawczą.
Co załatwia agent
- Odpowiadanie na pytania o terminy (VAT, PIT, podatek od wynagrodzeń, bilans)
- Przyjmowanie zapytań o dokumenty w ustrukturyzowanej formie i przekazywanie ich obsłudze merytorycznej
- Przyjmowanie zapytań o dostęp do DATEV i inicjowanie zaproszenia przez Państwa zespół
- Rezerwacja terminów doradczych (rozmowa wstępna, rozmowa roczna, przegląd podatkowy)
- Dokumentowanie wniosków o przedłużenie terminu
- Kwalifikacja potencjalnych klientów (obrót, branża, potrzeba)
- Sprawdzanie wiedzy wewnętrznej na miejscu zamiast dopytywania
- Referencje i ogłoszenia o pracę jako wpisy w Państwa identyfikacji
Nasza rekomendacja
W doradztwie podatkowym czas jest najrzadszym surowcem. Agent pokrywa pytania rutynowe, tak by doradztwo skupiło się na złożonych sprawach. To klasyczny przypadek odciążenia obsługi. Wiedza, która za tym stoi, obsługuje potem także pozostałe kanały i pytania wewnątrz firmy.
RODO + StBerG w kancelarii
Kancelarie podatkowe podlegają RODO, zasadom zawodu i ustawie o doradztwie podatkowym (tajemnica zawodowa według § 57 ust. 1, usługodawcy według § 62a StBerG). rinqo działa w Niemczech i przetwarza dane klientów wyłącznie na terenie UE, zawiera umowę powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO i wymienia podmioty podprzetwarzające (wszystkie w UE) w panelu. To, co przetwarza rinqo, nie opuszcza UE.
- Hosting Hetzner Niemcy, przetwarzanie danych w całości w UE
- Umowa powierzenia przetwarzania w cenie, wszyscy podwykonawcy z siedzibą w UE
- Terminy usuwania konfigurowalne, dla telefonu do 365 dni, dłuższe przechowywanie według § 147 AO (pisma handlowe 6 lat) eksportują Państwo do swojego archiwum
- Tajemnica zawodowa według § 62a StBerG: zobowiązanie rinqo w umowie powierzenia, wgląd w dane tylko w zakresie niezbędnym do działania usługi
- AI Act art. 50: informacja o AI w standardzie w domyślnym powitaniu (obowiązek od 02.08.2026)
Najczęstsze pytania
Szczegółowe strony branżowe
Założyciel, rinqo
Założyciel rinqo. Buduje pamięć firmy, w której wiedza organizacji zbiega się i pozostaje dostępna, oraz agentów AI, którzy z niej pracują: przy telefonie, w skrzynce, na czacie, w marketingu i w kolejnych rolach. Pisze tu o wdrażaniu AI w firmach, o ochronie danych i o tym, co sprawdza się w praktyce. Opracowane w Niemczech, przetwarzane w UE, bez dostawców z USA.
Ostatnia aktualizacja:
Źródła
Głębia kanału
Konkretnie agent telefoniczny dla branży Kancelaria podatkowa?
Przebiegi rozmów, integracje i reguły przekierowania, w jednym miejscu.
Więcej pracy nad sprawami, mniej przerywania.
Proszę przetestować agenta z Państwa komunikacją o terminach i głosem kancelarii. Ta sama wiedza odpowiada na czat, zapytania z sieci i skrzynki oraz na pytania Państwa zespołu.
Rozpocznij