AI w rekrutacji.

Co agent recepcji robi w Państwa rekrutacji

Gdy kandydaci do Państwa dzwonią, agent recepcji odbiera rozmowę, także poza godzinami biurowymi, w weekend i w święta. Wita osobę dzwoniącą, pyta o stanowisko i odpowiada na najczęstsze pytania na podstawie Państwa ogłoszenia o pracę (wymagania, widełki wynagrodzenia, lokalizacja, zmiany, termin składania aplikacji). Zapisuje imię i nazwisko, dane kontaktowe i stanowisko, na które ktoś aplikuje, a na życzenie rezerwuje termin w kalendarzu HR. W przypadku maili agent e-mail odpowiada na pytania i przekazuje każdą aplikację wraz z dokumentami Państwa zespołowi. Czego obaj nie robią: nie oceniają, nie sortują i nie odrzucają aplikacji, nie oceniają rozmów kwalifikacyjnych, nie negocjują wynagrodzeń. To pozostaje w rękach Państwa zespołu. Zachowują Państwo pełną kontrolę nad każdą decyzją kadrową, agenci zdejmują z Państwa tylko rutynę.

Gdzie AI konkretnie pomaga Państwu w rekrutacji

Najczęstsze wyzwanie: telefony od kandydatów poza godzinami biurowymi. Kandydaci często dzwonią wieczorem lub w weekend, gdy Państwa zespół HR jest nieosiągalny. Z agentem recepcji te połączenia nie przepadają: odbieranie przez całą dobę, odpowiedzi na pytania, podsumowanie e-mailem dla HR. Po drugie: standardowe pytania w sezonie. Gdy prowadzą Państwo kampanię rekrutacyjną (nauka zawodu, praktyki, pracownicy sezonowi), w krótkim czasie wpływa wiele telefonów. Na najczęstsze pytania z Państwa ogłoszenia o pracę odpowiada agent recepcji, do Państwa trafiają tylko pytania szczegółowe. Po trzecie: aplikacje mailowe. Agent e-mail potwierdza wpływ, odpowiada na pytania i przekazuje każdą aplikację w całości Państwa zespołowi, bez jej oceniania. Po czwarte: rezerwacja terminów pierwszych rozmów. Agent recepcji widzi kalendarz HR (Kalendarz Google, Outlook lub CalDAV, np. iCloud) i rezerwuje bezpośrednio. Kandydaci otrzymują e-mail z potwierdzeniem i wpisem do kalendarza. Po piąte: przypomnienie przed terminem. Dzień wcześniej agent przypomina o zarezerwowanej rozmowie, z możliwością potwierdzenia, przełożenia lub odwołania.

• Telefony od kandydatów przez całą dobę z odpowiedziami na standardowe pytania (agent recepcji)
• Rezerwacja terminów w kalendarzu HR przez Kalendarz Google / Outlook / kalendarz CalDAV
• Brak oceny i wstępnej selekcji przez AI, każdą aplikację widzi Państwa zespół

RODO i AI Act w rekrutacji, co powinni Państwo wiedzieć jako firma

Rekrutacja jest pod względem prawnym szczególnie delikatna. Dane kandydatów są wrażliwe, a zautomatyzowane decyzje są zgodnie z art. 22 RODO ściśle ograniczone. Rozporządzenie o AI w załączniku III pkt 4 lit. a klasyfikuje jako systemy wysokiego ryzyka systemy AI stosowane do zatrudniania lub wyboru kandydatów, wyraźnie także do analizowania i filtrowania aplikacji oraz oceniania kandydatów. Dlatego rinqo wyznacza jasną granicę: agenci odpowiadają na pytania, przyjmują dokumenty i rezerwują terminy. Nie oceniają, nie filtrują i nie sortują aplikacji, co wykluczają także nasze OWU. Do tego dochodzi art. 50 rozporządzenia o AI: kandydaci muszą najpóźniej przy pierwszym kontakcie dowiedzieć się, że rozmawiają z AI. W rinqo ta informacja jest ustawiona od razu w standardzie. Dane znajdują się na serwerach w Niemczech i są przetwarzane w UE, na podstawie umowy powierzenia zgodnie z art. 28 RODO.

Jak rinqo wpasowuje się w Państwa pakiet HR

Jeśli korzystają Państwo już z Personio, SAP SuccessFactors lub Workday, rinqo niczego z tego nie zastępuje. Państwa pakiet HR nadal obsługuje właściwy proces rekrutacji: ogłoszenia o pracę, lejek kandydatów, onboarding. rinqo działa przed lejkiem, przy pierwszym kontakcie z kandydatami. Gdy ktoś dzwoni z pytaniem „Jakiego doświadczenia dokładnie się oczekuje?”, agent recepcji odpowiada na podstawie ogłoszenia o pracę i na życzenie rezerwuje termin w Państwa kalendarzu HR. Informacje z rozmowy (imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, na które ktoś aplikuje, zarezerwowany termin) trafiają przez webhook do wybranego przez Państwa systemu. W ten sposób zmniejszają Państwo nakład pracy HR przed lejkiem, bez zmiany dotychczasowych narzędzi. Bezpośrednie podłączenie do Państwa pakietu HR konfigurujemy razem z Państwem.

Jak skonfigurować rinqo do rekrutacji

Przy konfiguracji towarzyszymy Państwu. Krok pierwszy: Państwa aktualne ogłoszenia o pracę trafiają do bazy wiedzy (PDF, Word, adres URL strony). Agent recepcji zna wtedy stanowisko, wymagania, widełki wynagrodzenia i lokalizację. Krok drugi: ustalają Państwo, co trafia do Państwa zespołu, na przykład każde pytanie, na które nie ma odpowiedzi w ogłoszeniu. Krok trzeci: łączą Państwo swój kalendarz HR (Kalendarz Google, Outlook lub CalDAV, np. iCloud) i określają okna czasowe na terminy. Krok czwarty: publikują Państwo w ogłoszeniach o pracę osobny numer telefonu dla kandydatów, który prowadzi bezpośrednio do agenta recepcji. Od tego momentu agent odbiera połączenia, odpowiada na standardowe pytania i rezerwuje terminy. Opcjonalnie: widżet czatu na Państwa stronie kariery i agent e-mail do maili aplikacyjnych. Wszystkie kanały mogą korzystać z tej samej wiedzy, kandydaci otrzymują tę samą odpowiedź przez telefon, na czacie i e-mailem. Informacja o AI jest ustawiona od razu w standardzie, a umowę powierzenia zawierają Państwo przy rejestracji.