Повідомлення про відсутність має одне завдання: сказати іншій стороні, що саме зараз ніхто не читає, і куди вона може звернутися натомість. Це швидко пишеться. Проте більшість повідомлень або надто довгі, або надто розпливчасті, або без справжньої альтернативи.
Три шаблони, яких досить
Хороші повідомлення про відсутність мають однакову будову: період, заступництво, повернення. Без пафосу, без вибачень.
„До 4 серпня я недоступний. У термінових випадках вам допоможе Anna Berger, anna.berger@firma.de. Із 5 серпня я знову тут і озвуся.“
„Наразі я через хворобу не в офісі. Ваше повідомлення не пересилається. Зверніться, будь ласка, до нашої команди на team@firma.de, там вам швидко допоможуть.“
„Ваш лист надійшов. Я опрацьовую повідомлення раз на день і озиваюся протягом 24 годин. Якщо терміново, сміливо телефонуйте: 0761 1234567.“
Чому повідомлення не вирішує проблему
Повідомлення про відсутність відкладає. Каже: не зараз. Для людини на іншому кінці це означає чекати або питати деінде. За внутрішнього запиту між колегами це стерпно. За запиту від когось, хто хоче купити чи забронювати, це дорого. Хто просить пропозицію і три дні отримує автоматичне повідомлення, той доти вже має свою пропозицію деінде.
Заступник у тексті — це половина рішення, якщо названа людина справді має час і знає справу. Часто одне з двох не справджується. Тоді повідомлення пересилає запит наступній перевантаженій людині, а вона врешті пише власне повідомлення про відсутність.
Повідомлення, яке вирішує запит
Цікавіше за повідомлення, яке відкладає, те, яке відповідає. Саме це робить email-агент від rinqo. Він сидить у вашій поштовій скриньці й відповідає на вхідні запити з ваших збережених знань про компанію, поки вас немає. Не шаблонною фразою, а фактичною відповіддю на запитання: години роботи, умови, наявність, найближча вільна зустріч.
Те, на що не може відповісти сам, він сортує й позначає, щоб після повернення ви сиділи не перед 200 непрочитаними листами, а перед упорядкованим списком. І оскільки він використовує ту саму базу знань, що й ваш телефонний і чат-агент, його відповідь така сама, як і всюди. Одна правда, а не три версії.
Для двотижневої відпустки із заступництвом у команді досить одного з шаблонів вище. Якщо ваша поштова скринька — вузьке місце цілий рік, краще питання не в тому, як звучить повідомлення, а чи воно взагалі потрібне.
