Повідомлення про відсутність має одне завдання: сказати іншій стороні, що саме зараз ніхто не читає, і куди вона може звернутися натомість. Це швидко пишеться. Проте більшість повідомлень або надто довгі, або надто розпливчасті, або без справжньої альтернативи.
Три шаблони, яких досить
Хороші повідомлення про відсутність мають однакову будову: період, заступництво, повернення. Без пафосу, без вибачень.
„До 4 серпня я недоступний. У термінових випадках вам допоможе Anna Berger, anna.berger@firma.de. Із 5 серпня я знову тут і озвуся.“
„Наразі мене немає на зв’язку. Ваше повідомлення не пересилається. Зверніться, будь ласка, до нашої команди на team@firma.de, там вам швидко допоможуть.“
„Ваш лист надійшов. Я опрацьовую повідомлення раз на день і озиваюся протягом 24 годин. Якщо терміново, сміливо телефонуйте: 0761 1234567.“
Чому повідомлення не вирішує проблему
Повідомлення про відсутність відкладає. Каже: не зараз. Для людини на іншому кінці це означає чекати або питати деінде. За внутрішнього запиту між колегами це стерпно. За запиту від когось, хто хоче купити чи забронювати, це дорого. Хто просить пропозицію і три дні отримує автоматичне повідомлення, той доти вже має свою пропозицію деінде.
Заступник у тексті — це половина рішення, якщо названа людина справді має час і знає справу. Часто одне з двох не справджується. Тоді повідомлення пересилає запит наступній перевантаженій людині, а вона врешті пише власне повідомлення про відсутність.
Повідомлення, яке вирішує запит
Цікавіше за повідомлення, яке відкладає, те, яке відповідає. Саме це робить імейл-агент від rinqo. Він сидить у твоїй поштовій скриньці й відповідає на вхідні запити з твоїх збережених знань про компанію, поки тебе немає. Не шаблонною фразою, а фактичною відповіддю на запитання: години роботи, умови, наявність, найближча вільна зустріч.
Те, на що не може відповісти сам, він сортує й позначає, щоб після повернення тебе чекали не 200 непрочитаних листів, а впорядкований список. І оскільки він використовує ту саму базу знань, що й твій телефонний і чат-агент, його відповідь така сама, як і всюди. Одна правда, а не три версії.
Для двотижневої відпустки із заступництвом у команді досить одного з шаблонів вище. Якщо твоя поштова скринька, вузьке місце цілий рік, краще питання не в тому, як звучить повідомлення, а чи воно взагалі потрібне.
