ШІ-асистент, який знає твоє підприємство.

Що таке ШІ-асистент?

ШІ-асистент, це програма, яка розуміє й відповідає на запитання природною мовою. Ти пишеш, що хочеш знати, асистент відповідає за секунди. За цим працює мовна модель, яка розуміє, підсумовує й формулює тексти. Вирішальною є база знань. Споживчі асистенти навчені на публічних даних з інтернету. Вони добре відповідають на загальні запитання, але не знають ані твого прайс-листа, ані твоїх правил відпустки. Корпоративний ШІ-асистент побудований інакше. Він поєднаний із твоїми знаннями компанії, у rinqo, через централізоване дерево знань із вмісту вебсайту та завантажених PDF. На запитання «Як у нас відбувається рекламація?» він відповідає твоїм процесом, а не інтернет-визначенням. Кожна відповідь несе зазначення джерела, ти бачиш, з якого документа походить інформація. Друга відмінність, правова. Споживчі інструменти здебільшого працюють на інфраструктурі США, без договору про обробку даних для твоєї компанії. Корпоративний асистент потребує трьох речей: хостингу в ЄС, договору про обробку даних за ст. 28 GDPR і запевнення, що твої дані не потраплять у навчання моделі. rinqo виконує всі три пункти, центри обробки даних Hetzner у Німеччині, договір про обробку даних включено, без навчання на даних клієнтів. Коротко: споживчий асистент знає інтернет. Корпоративний ШІ-асистент знає твоє підприємство, і підтверджує це.

Що вміє ШІ-асистент зі знаннями компанії

ШІ-асистент зі знаннями компанії відповідає на запитання, які інакше ходять по всій команді. Нові співробітники питають уже не колегу за сусіднім столом, а асистента: як подати заявку на відпустку, де лежить шаблон пропозиції, хто відповідає за захист даних. Асистент відповідає за секунди й називає джерело, наприклад PDF онбордингу або імпортовану сторінку процесу. Це розвантажує досвідчених співробітників, які інакше вдесяте відповідають на ті самі запитання. Знання процесів, це другий великий сценарій. Як відбувається рекламація, які кроки має приймання замовлення, що діє за скасування: асистент знає задокументовані процеси й відтворює їх структуровано. Оскільки всі відповіді походять із того самого дерева знань, кожна особа отримує ту саму актуальну інформацію, а не три варіанти з трьох голів. Зазначення джерела робить кожну відповідь перевірною. Якщо в документі є щось хибне, ти одразу це бачиш й виправляєш документ, а не асистента. Так база знань із часом стає кращою, а не гіршою. Асистент розуміє 17+ мов з автоматичним розпізнаванням. Польськомовний фахівець питає польською й отримує відповідь із тих самих німецьких документів.

• Онбординг: заявка на відпустку, шаблони, відповідальні, не відриваючи колег
• Знання процесів: рекламація, приймання замовлення, скасування, структуровано й актуально
• Зазначення джерела: кожна відповідь із посиланням на першоджерело
• 17+ мов: автоматичне розпізнавання, один стан знань для всіх

Зберегти знання, перш ніж воно піде

ШІ-асистент зберігає знання, яке інакше залишає компанію разом з людьми. Три ситуації стосуються кожного МСБ: вихід на пенсію, звільнення, заміщення. За виходу на пенсію випадок найзрозуміліший. Коли йде багаторічна колега, з нею часто йдуть особливі випадки, історії клієнтів і робочі прийоми. Шлях проти цього неефектний: задокументувати знання, завантажити як PDF у дерево знань, протестувати. Відтоді асистент відповідає на запитання, на які раніше могла відповісти лише одна людина, із зазначенням джерела на документ. За звільнення часовий тиск вищий, принцип лишається той самий. У фазі передавання документи все одно виникають, у дереві знань вони стають запитуваними замість того, щоб бути відкладеними. Тека на диску не відповідає на запитання, а ШІ-асистент, так. Третій випадок найчастіший: заміщення за хвороби чи відпустки. Заміщення звертається до того самого стану знань, що й особа, яку заміщують, замість шукати по скриньках і сховищах. На запитання на кшталт «Які умови має клієнт X?» чи «Як відбувається місячний розрахунок?» асистент відповідає із задокументованих матеріалів. Побічний ефект стосується всіх трьох випадків: документація отримує видиму користь. Те, що лежить у дереві знань, запитується щодня, прогалини впадають в око й закриваються. Знання, яке лежить у дереві знань, не звільняється.

Захист даних у ШІ-асистента

Корпоративний ШІ-асистент має виконувати три вимоги щодо захисту даних: хостинг у ЄС, договір про обробку даних за ст. 28 GDPR і жодного навчання на твоїх даних. rinqo виконує всі три. Хостинг працює в центрах обробки даних Hetzner у Falkenstein і Nürnberg, сертифікованих за ISO 27001:2022. Обробка мовної моделі відбувається договірно гарантовано в межах ЄС. На даних клієнтів модель не навчається, твої документи залишаються твоїми документами. Як failover доступний суто європейський резервний постачальник, як opt-in, ти вирішуєш, чи він активний. Договір про обробку даних за ст. 28 GDPR наявний. До цього додається Регламент ЄС про ШІ 2024/1689. Ст. 4 (компетентність з ШІ) діє вже від 02 лютого 2025 року, хто застосовує ШІ в компанії, розвиває компетентність з ШІ у працівників, які з ним працюють. Ст. 50 (обов’язок прозорості) діє від 02 серпня 2026 року: особи мають бути поінформовані під час контакту зі ШІ. Штрафи за порушення: до 15 млн € або 3 % світового річного обороту, для МСП нижча сума. rinqo активує повідомлення за замовчуванням. У чаті та в e-mail його не можна вимкнути, а в телефонних розмовах воно є частиною привітання, формулювання якого адаптуєш ти. Для тебе це означає: основи відповідності, це частина платформи, а не твій проєкт. Ти ведеш знання, а не правові тексти.

Налаштування ШІ-асистента: перебіг

Первинне налаштування ШІ-асистента в rinqo відбувається з нашого боку. Перебіг: створити акаунт, ввести адресу вебсайту, rinqo автоматично зчитує вміст і будує з нього дерево знань. Потім ти завантажуєш PDF, прайс-листи, матеріали онбордингу, документи процесів. Далі ти тестуєш: постав десять запитань, які найчастіше трапляються у твоїй команді, і перевір відповіді разом із джерелами. Якщо чогось бракує, ти доповнюєш відповідний документ, наступна відповідь влучна. Дерево знань створене спільно. Те, що ти ведеш для персонального агента, використовують також телефонний агент, чат-агент на твоєму вебсайті та e-mail-агент у скриньці. Ти будуєш базу знань один раз і живиш нею кожен канал. Календар (Google, Outlook або CalDAV), REST-API та вебхуки ти налаштовуєш сам. CRM і бухгалтерію (HubSpot, sevdesk, lexoffice) або інструменти проєктів (Linear, Jira) ми підключаємо за запитом. Без мінімального строку, без ліцензії на користувача.