Chat-agentprimair
Kameraanvragen, conciërgevragen (ontbijt, wifi, route), late check-in dag en nacht op de hotelwebsite. Gasten krijgen hun antwoord direct op je website in plaats van via een boekingsportaal.
Sjabloon bekijken
VoorHotels en pensions
Geen aanvraag blijft liggen.
Op elk kanaal, op elk moment.
Terwijl de dienst wordt overgedragen en de leverancier in de lobby staat, gaat de telefoon, komt er een e-mail binnen, knippert de websitechat. AI-agents noteren reserveringsaanvragen en beantwoorden kamer- en ontbijtvragen als een ingespeeld frontdeskteam; de boeking bevestigt je receptie.
Aan de slagKort gezegd
De rinqo-AI-agent voor hotels neemt reserveringsoproepen rond de klok aan, noteert reserveringsaanvragen met verblijfsperiode, kamercategorie en aantal personen, geeft ze door aan de receptie en beantwoordt gastenvragen over ontbijt, parkeren en incheckstijden. Uit diezelfde vastgelegde bedrijfskennis beantwoordt rinqo aanvragen uit de chat, het webformulier en het postvak en informeert het team ter plaatse.
De situatie
De btw-statistiek over 2024 telt 40.158 accommodatiebedrijven in Duitsland. Veel oproepen komen precies wanneer de receptie druk is met inchecken, uitchecken en de dienstwissel. Diezelfde vastgelegde kennis draagt elk kanaal dat je aanzet en beantwoordt de vragen die je team anders doorspeelt.
40.158
accommodatiebedrijven in Duitsland, btw-statistiek 2024
Bron: DEHOGA Bundesverband nach Statistischem Bundesamt 2025Waar de schoen wringt
- Wie rond lunchtijd of na 19 uur belt, komt vaak op de voicemail terecht.
- Ontbijt, parkeren, huisdieren, elke dag dezelfde vragen.
- Internationale gasten bellen in vijf talen, het frontdeskteam niet.
- Seizoenspieken (beurzen, evenementen) overbelasten de receptie voorspelbaar.
Eén kennis, alle kanalen
Wat rinqo overneemt voor Hotels en pensions
Telefoonagent
Avondoproepen na 22 uur, in je hoofdtaal en in het Engels. Reserveringsaanvragen volledig genoteerd, direct bij jou in plaats van via een portaal.
Sjabloon bekijkenPersoonlijke agent
Housekeepingstandaarden, eventdraaiboeken, leveranciersinfo: elke dienst vraagt de agent in plaats van de shiftleider. Nieuwe kennis is voor iedereen beschikbaar zodra die is ingelezen.
Naar de agentE-mailagent
Beantwoordt boekings- en beschikbaarheidsvragen in de inbox, stelt offerte- en bevestigingsmails op in de toon die jij aangeeft en sorteert OTA-post voor: het frontdeskteam werkt de uitzonderingen af, niet de inbox.
Naar de agentMarketingagent
Menu-aankondigingen, event-posts en seizoensaanbiedingen voor social media, in de toon die jij aangeeft. Ook concepten voor reacties op gastrecensies ontstaan in het gesprek.
Naar de agentZo lost rinqo dat op
Een receptie die niet hoeft op te nemen
De telefoonagent neemt oproepen aan. Bellers horen een natuurlijke stem in je hoofdtaal of in het Engels, zonder keuzemenu. Het frontdeskteam ziet elk gesprek met transcript in het dashboard en laat zich gesprekken doorverbinden.
Eén kennis, waar de vraag ook vandaan komt
Kamercategorieën, ontbijtopties, parkeerbeschikbaarheid, huisdieren ja/nee, spa-tijden, alles uit je website en een huisregels-pdf van één pagina. De agent antwoordt daaruit en heeft de instructie niets toe te voegen. Hetzelfde geldt voor elk kanaal dat je aanzet, en voor je team dat het opzoekt in plaats van te vragen.
De aanvraag komt volledig binnen
Aankomst, vertrek, kamercategorie, personen en contactgegevens, voorgelezen en bevestigd, komen als samenvatting bij de receptie of via webhook in je reserveringstool terecht. Heeft je boekingssysteem een open koppelvlak, dan kun je het opvragen van beschikbaarheid inrichten. Kaartgegevens neemt de agent niet aan.
Wat de agent afhandelt
- Reserveringsaanvragen volledig noteren en doorgeven aan de receptie
- Wijzigingsverzoeken voor bestaande boekingen noteren
- Standaardvragen (ontbijt, parkeren, in- en uitchecken, wifi, huisdieren)
- Routebeschrijving en aankomstinformatie (station, luchthaven)
- Terugbelverzoeken van directie of receptieleiding organiseren
- Aanvragen voor spa en restaurant noteren
- Meertalig: in de chat 17+ talen, aan de telefoon hoofdtaal en Engels
- Interne kennis ter plekke opzoeken in plaats van navragen
- Referenties en vacatures als posts in jouw huisstijl
Onze aanbeveling
Hotelgasten bellen buiten je piekvensters, 's avonds, in het weekend, tijdens de middagrust. De telefoonagent vangt precies die oproepen op en maakt er directe aanvragen van in plaats van portaalboekingen. De kennis erachter draagt daarna ook de andere kanalen en de vragen binnen het bedrijf.
AVG in het hotel
Hotels verwerken gastgegevens, paspoortinformatie en betaalmiddelen. Kaartgegevens neemt de agent niet aan, de betaling blijft bij je boekingsmodule. Oproepgegevens worden in de EU verwerkt.
- Hosting op Duitse servers (Hetzner), verwerkersovereenkomst automatisch bij de eerste login
- De agent vraagt geen kaartgegevens, betalingen lopen via je bestaande systeem
- Instelbare verwijdertermijn (30/90/180/365 dagen) op audio en transcripten
- Meldwet: gegevensvastlegging bij het inchecken blijft handmatig, de agent kwalificeert alleen
- AI Act art. 50: stemmarkering als AI is vanaf 02.08.2026 verplicht, standaard in de vooraf ingestelde begroeting
Veelgestelde vragen
Oprichter, rinqo
Oprichter van rinqo. Bouwt een bedrijfsgeheugen waarin de kennis van een organisatie samenkomt en beschikbaar blijft, en de AI-agenten die daaruit werken: aan de telefoon, in de inbox, in de chat, in marketing en in verdere rollen. Schrijft hier over het invoeren van AI in bedrijven, over gegevensbescherming en over wat standhoudt in de praktijk. Ontwikkeld in Duitsland, verwerkt in de EU, zonder Amerikaanse aanbieders.
Laatst bijgewerkt:
Bronnen
Kanaaldiepte
Specifiek de telefoonagent voor Hotel?
Gespreksverloop, koppelingen en doorschakelregels, op één plek.
Directe boeking in plaats van Booking.com-commissie.
Probeer de hotelassistent met jouw kamercategorieën, jouw huisregels en de vragen die je gasten het vaakst stellen. Diezelfde kennis beantwoordt de chat, aanvragen uit web en postvak, en de vragen van je team.
Aan de slag