Chatagentprimair
Beschikbaarheid, conciërgevragen (ontbijt, wifi, route), late check-in 24/7 op de hotelwebsite. Koppeling met Apaleo/Mews/protel. Vermindert de OTA-afhankelijkheid meetbaar.
Chat-branchepagina openen
VoorHotels en pensions
Geen aanvraag blijft liggen.
Op elk kanaal, op elk moment.
Terwijl de dienst wordt overgedragen en de leverancier in de lobby staat, gaat de telefoon, komt er een e-mail binnen, knippert de websitechat. AI-agents behandelen reserveringsaanvragen, kamerbeschikbaarheid en ontbijtvragen als een ingespeeld frontdeskteam, geïntegreerd met Apaleo, protel, Mews.
Aan de slagKort gezegd
De Rinqo-AI-agent voor hotels neemt reserveringsoproepen rond de klok aan, controleert de beschikbaarheid direct in het PMS (Apaleo, protel, Mews), neemt boekingen met betaalautorisatie aan en beantwoordt gastenvragen over ontbijt, parkeren en incheckstijden.
De situatie
DEHOGA telt voor 2025 zo'n 33.000 accommodaties in Duitsland met in totaal 1,8 miljoen bedden. In een typisch privéhotel met 30 tot 80 kamers komen per dag 40 tot 90 telefoontjes binnen, waarvan 35 procent reserveringsaanvragen, 30 procent servicevragen (ontbijt, parkeren, inchecken), 20 procent wijzigingen op bestaande boekingen, de rest zijn vervolgvragen of klachten. De piekuren zijn 9 tot 11 uur en 16 tot 19 uur, precies wanneer de receptie druk is met in- en uitchecken en de dienstwissel. HOTREC meet Europees een directboekingsaandeel van 24-34 procent, elke gemiste oproep gaat rechtstreeks naar Booking.com (15-18 procent commissie) en wordt duurder.
Waar de schoen wringt
- Wie rond lunchtijd of na 19 uur belt, komt vaak op de voicemail terecht.
- Commissies van Booking.com en Expedia vreten 15-18 procent van de kamerprijs, elke directe boeking loont.
- Ontbijt, parkeren, huisdieren, dezelfde vijf vragen 30 keer per dag.
- Internationale gasten bellen in vijf talen, het frontdeskteam niet.
- Seizoenspieken (beurzen, evenementen) overbelasten de receptie voorspelbaar.
Zo lost Rinqo dat op
Een receptie die niet hoeft op te nemen
De telefoonagent neemt na maximaal één keer overgaan op. Bellers horen een natuurlijke stem, in twintig talen, zonder keuzemenu. Het frontdeskteam ziet het transcript live en kan op elk moment overnemen.
Hij kent jouw huis
Kamercategorieën, ontbijtopties, parkeerbeschikbaarheid, huisdieren ja/nee, spa-tijden, alles uit je website en een eenpagina-huisregels-pdf. De agent citeert daaruit, voegt niets toe.
Hij boekt direct in het PMS
Apaleo, protel en Mews via een native koppeling, andere PMS'en via webhook. De agent controleert de beschikbaarheid, houdt de kamer 5 minuten vast, neemt creditcardgegevens aan via tokenization (PCI-DSS-provider) en schrijft de boeking met betaalautorisatie in het PMS.
Wat de agent afhandelt
- Reserveringsaanvragen met beschikbaarheidscheck en boeking
- Boekingswijzigingen (datum, kamercategorie, aantal personen)
- Standaardvragen (ontbijt, parkeren, in- en uitchecken, wifi, huisdieren)
- Routebeschrijving en aankomstinformatie (station, luchthaven)
- Terugbelverzoeken van directie of receptieleiding organiseren
- Spa- en restaurantreserveringen voor huisgasten
- Meertalige service (DE/EN/FR/IT/ES/NL standaard)
Onze aanbeveling
Hotelgasten bellen buiten je piekvensters, 's avonds, in het weekend, tijdens de middagrust. De telefoonagent vangt precies die oproepen op en maakt van voicemailverlies directe boekingen.
Alle kanalen voor deze branche
Wat Rinqo biedt voor Hotels en pensions
Telefoonagent
Avondoproepen na 22 uur, meertalig (DE/EN/FR/IT/ES). Boekingsaanvragen direct in het PMS, directe boeking in plaats van Booking.com.
Voice-agent bekijkenAVG in het hotel
Hotels verwerken gastgegevens, paspoortinformatie en betaalmiddelen. Rinqo slaat geen betaalgegevens rechtstreeks op, maar werkt met PCI-DSS-gecertificeerde tokenization-providers (Stripe, Adyen). Alle oproepgegevens verlaten de EU niet.
- Hosting op Duitse servers (Hetzner), verwerkersovereenkomst automatisch bij de eerste login
- PCI-DSS-conforme betaal-tokenization, geen kaartgegevens in het audiotranscript
- Instelbare verwijdertermijn (30/90/365 dagen) op audio en transcripten
- Meldwet: gegevensvastlegging bij het inchecken blijft handmatig, de agent kwalificeert alleen
- AI Act art. 50: stemmarkering als AI is vanaf 02.08.2026 verplicht, is ingebouwd
Veelgestelde vragen
Geschreven door
Sven Pflüger
Oprichter & CEO, Rinqo
Sven bouwt Rinqo vanuit een simpele observatie: de meeste AI-tools worden in San Francisco ontworpen en in Berlijn verkocht. De werkplaats in het Zwarte Woud, de dierenartsenpraktijk in Salzburg, het familiehotel in Tirol krijgen software die hun taal niet spreekt. Rinqo draait dat om. Op Europese servers, in tien minuten opgezet, in twintig talen. Met sjablonen die uit de branche zelf komen.
Laatst bijgewerkt: 2026-05-09
Bronnen
Kanaaldiepte
Specifiek de telefoonagent voor Hotel?
Gedetailleerde call-flows, software-integraties en logica voor noodtriage, op één plek.
Telefoonagent voor HotelsDirecte boeking in plaats van Booking.com-commissie.
Probeer de hotelassistent met jouw kamercategorieën, jouw huisregels en jouw PMS, in 10 minuten live.
Aan de slag