Hotels betalen commissie over elke boeking via een portaal, terwijl directe oproepen rond het middaguur of na 19 uur op de voicemail belanden. Je agent neemt op, beantwoordt standaardvragen uit je eigen documenten en noteert reserveringsaanvragen volledig, zodat je receptie ze kan bevestigen.
door Sven Pflüger · Oprichter, rinqo·Laatst bijgewerkt:
Melding volgens EU AI Act artikel 50:De vooraf ingestelde begroeting zegt meteen aan het begin dat je met een AI praat. Is er een doorschakelnummer ingesteld, dan verbindt de agent je op verzoek door met een mens.Zo gaan we met AI om
Wat doet de AI-telefoonassistent voor hotels?
De AI-telefoonassistent voor hotels neemt de klok rond oproepen aan, beantwoordt gastvragen over ontbijt, parkeren en check-in uit je eigen documenten en noteert reserveringsaanvragen met verblijfsperiode, kamercategorie en aantal personen. De boeking bevestigt je receptie; kaartgegevens neemt de agent bewust niet aan de telefoon aan.
Servers in Duitsland · zonder Amerikaanse concerns
Opgeslagen in Duitsland. Verwerkt in de EU, zonder Amerikaanse aanbieders.
AVG-conform op EU-servers
Veel aanbieders hosten in de EU en sturen de gegevens toch naar Amerikaanse concerns zoals OpenAI. Wij niet. Oproepen, transcripten en kennisgegevens staan op servers in Duitsland, de AI-verwerking loopt bij Europese aanbieders in de EU. Er is een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG.
Hosting in Duitsland, in datacenters met ISO 27001-certificaat
De AI-verwerking draait bij Europese aanbieders in de EU, niet bij Amerikaanse concerns zoals OpenAI, Google of Amazon. Geen training op jouw gegevens.
Spraakherkenning met EU-verwerking en spraaksynthese van een Duitse aanbieder, de lijst met namen van aanbieders ontvangen klanten in het dashboard.
Automatische verwijdering: 90 dagen standaard, instelbaar vanaf 7 dagen
AI Act art. 50: AI-melding standaard aan
Sinds 2 augustus 2026 moeten mensen uiterlijk bij het eerste contact weten dat ze met een AI praten of schrijven. Bij rinqo staat die melding in elk kanaal standaard aan.
Telefoon: de vooraf ingestelde begroeting noemt de AI; gesprekken die de agent zelf start, beginnen er altijd mee
Chat: melding altijd zichtbaar in het venster. E-mail: melding onder elk antwoord van de agent
Gegenereerde afbeeldingen: AI-vermelding in de metadata, plus een zichtbaar label dat standaard aan staat
Boete bij overtreding: tot € 15 mln of 3% van de wereldwijde jaaromzet, voor het mkb het lagere bedrag
Bronnen: AVG art. 28 + 32 (verwerking + beveiliging) · EU AI Act Verordening 2024/1689 · DSK-handreiking (Datenschutzkonferenz) over kunstmatige intelligentie en gegevensbescherming (2024). Dit overzicht vervangt geen juridisch advies.
Waarom hotels een AI-agent nodig hebben.
DEHOGA telt 40.158 accommodatiebedrijven in Duitsland. De belpieken liggen in de ochtend en aan het begin van de avond, precies tijdens de dienstwissel aan de receptie. HOTREC meet voor Europa 50,9 procent direct geboekte overnachtingen; het marktaandeel van de portals is gestegen van 19,7 procent in 2013 naar 29,6 procent. Wie er niet doorkomt, boekt via een portal. Een AI-agent vangt precies die gesprekken op en maakt er aanvragen van die je receptie direct kan bevestigen.
Oproepen rond het middaguur en 's avonds belanden vaak op de voicemail
OTA-commissies drukken bij elke portaalboeking de kamerprijs
Ontbijt, parkeren, huisdieren, elke dag dezelfde vragen
Internationale gasten bellen in 5 talen, de receptie spreekt er 2
Zo werkt de Telefoonagent voor hotels.
Je agent neemt oproepen aan zonder keuzemenu, in de talen die je vrijgeeft. Bij een reserveringsaanvraag noteert hij aankomst, vertrek, kamercategorie, aantal personen en contactgegevens, leest ze ter bevestiging voor en geeft de aanvraag met een samenvatting door aan je receptie. Heeft je boekingssysteem een open koppelvlak, dan kun je het opvragen van beschikbaarheid als verbinding inrichten. Standaardvragen over ontbijt, parkeren, huisdieren of check-in beantwoordt hij uit je huisregels. Klachten, annuleringsverzoeken of groepsaanvragen geeft hij door aan de receptie.
40.158
accommodatiebedrijven in Duitsland, btw-statistiek 2024
Kwalificeert aanvragen en legt contactgegevens vast
Schakelt complexe gevallen door naar je team
Hoofdtaal uit 17+ talen
Antwoordt vanuit je website en je documenten
Eerlijke antwoorden op echte twijfels.
De vragen die vóór de start opkomen.
Neemt de agent creditcardgegevens aan?
Nee, en dat is een bewuste keuze. Kaartnummers horen niet thuis in de opname en het transcript van een AI-gesprek, en voor kaartbetalingen gelden strenge beveiligingsregels. Betaling en garantie lopen via je boekingsmodule of de receptie.
Hoe gaat de agent om met annuleringen en terugbetalingen?
De agent legt je annuleringsvoorwaarden uit op basis van je eigen documenten en geeft annuleringsverzoeken en vragen over terugbetaling met een samenvatting door aan de receptie. In je boekingssysteem wijzigt hij niets.
En als het receptieteam een oproep wil overnemen?
Ja. Als je een doorschakeling instelt, verbindt de agent gesprekken door met de receptie. Alle gesprekken met transcript zie je in het dashboard.
Veelgestelde vragen voor hotels.
Apaleo en Mews zijn via hun open koppelvlakken te koppelen, dan zoekt de agent de beschikbaarheid direct op. Bindende boekingen maakt de agent niet aan in het boekingssysteem.
Aan de telefoon kies je de hoofdtaal uit 17+ talen, waaronder Duits, Engels, Frans, Italiaans, Spaans en Nederlands; Engels herkent de agent daarnaast automatisch. In de chat en per e-mail antwoordt hij in de taal van de aanvraag.
Klachten geeft de agent door aan de receptieleiding, via doorverbinden of als e-mail met samenvatting. Jij bepaalt wanneer: bijvoorbeeld bij reclamaties, terugbetalingen, bruiloften of groepsaanvragen.
Multichannel voor jouw branche
rinqo voor Hotels, alle kanalen
Telefoon, chat en e-mail vanuit één platform: business case, ROI, AVG en integraties.
Oprichter van rinqo. Bouwt een bedrijfsgeheugen waarin de kennis van een organisatie samenkomt en beschikbaar blijft, en de AI-agenten die daaruit werken: aan de telefoon, in de inbox, in de chat, in marketing en in verdere rollen. Schrijft hier over het invoeren van AI in bedrijven, over gegevensbescherming en over wat standhoudt in de praktijk. Ontwikkeld in Duitsland, verwerkt in de EU, zonder Amerikaanse aanbieders.
