Hotels betalen commissie over elke boeking via een portaal, terwijl directe oproepen rond het middaguur of na 19 uur op de voicemail belanden. Je agent neemt op, beantwoordt standaardvragen uit je eigen documenten en noteert reserveringsaanvragen volledig, zodat je receptie ze kan bevestigen.
door Sven Pflüger · Oprichter, rinqo·Laatst bijgewerkt:
Melding volgens EU AI Act artikel 50:Bij de eerste keer overgaan zegt de agent duidelijk: je praat met een AI. Op verzoek verbindt hij je meteen met een mens.Zo gaan we met AI om
Wat doet de AI-telefoonassistent voor hotels?
De AI-telefoonassistent voor hotels neemt de klok rond oproepen aan, beantwoordt gastvragen over ontbijt, parkeren en check-in uit je eigen documenten en noteert reserveringsaanvragen met verblijfsperiode, kamercategorie en aantal personen. De boeking bevestigt je receptie; kaartgegevens neemt de agent bewust niet aan de telefoon aan.
EU-soeverein · AVG · AI Act
Made in Germany. Op Europese servers. Ook de AI-verwerking blijft in de EU, zonder Amerikaanse aanbieders.
AVG-conform op EU-servers
Alle oproepen, transcripties en kennisgegevens verwerken we versleuteld op Hetzner Cloud in Falkenstein en Neurenberg, de gegevensverwerking vindt plaats in de EU, er is een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG aanwezig.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Duitsland, ISO 27001:2022-gecertificeerd (Falkenstein, Neurenberg)
De AI-verwerking draait bij Europese aanbieders in de EU, niet bij Amerikaanse concerns zoals OpenAI, Google of Amazon. Geen training op jouw gegevens.
Spraakherkenning met EU-verwerking en spraaksynthese van een Duitse aanbieder, de lijst met namen van aanbieders ontvangen klanten in het dashboard.
Automatische verwijdering: 30 dagen standaard, afhankelijk van het pakket tot 365 dagen instelbaar
AI Act art. 50, standaard geregeld
Vanaf 2 augustus 2026 moeten AI-systemen elke eindgebruiker aan het begin van het gesprek kenbaar maken dat ze op AI gebaseerd zijn. rinqo maakt dat in elk kanaal de standaardinstelling, vanaf het eerste contact.
Voice: verplichte melding als eerste audioframe, vóór elk antwoord
Chat/e-mail: AI-aanduiding in de footer en het onderwerp
Synthetische audio wordt volgens de Code of Practice (juni 2026) machineleesbaar gemarkeerd
Boete bij overtreding: tot € 15 mln of 3% van de wereldwijde jaaromzet, voor het mkb het lagere bedrag
Bronnen: AVG art. 28 + 32 (verwerking + beveiliging) · EU AI Act Verordening 2024/1689 · DSK-handreiking (Datenschutzkonferenz) over kunstmatige intelligentie en gegevensbescherming (2024). Dit overzicht vervangt geen juridisch advies.
Waarom hotels een AI-agent nodig hebben.
De btw-statistiek telt 40.158 accommodatiebedrijven in Duitsland in 2024. De belpieken liggen halverwege de ochtend en aan het begin van de avond, precies tijdens de dienstwissel aan de receptie. HOTREC meet 50,9 % direct geboekte overnachtingen in Europa; het gemiddelde marktaandeel van de portals steeg van 19,7 % in 2013 naar 29,6 %. Wie er niet doorkomt, boekt via een portal. Een AI-agent vangt precies die gesprekken op en maakt er aanvragen van die je receptie direct kan bevestigen.
Oproepen rond het middaguur en 's avonds belanden vaak op de voicemail
OTA-commissies drukken bij elke portaalboeking de kamerprijs
Ontbijt, parkeren, huisdieren, elke dag dezelfde vragen
Internationale gasten bellen in 5 talen, de receptie spreekt er 2
Zo werkt de Telefoonagent voor hotels.
Je agent neemt oproepen aan zonder keuzemenu, in de talen die je vrijgeeft. Bij een reserveringsaanvraag noteert hij aankomst, vertrek, kamercategorie, aantal personen en contactgegevens, leest ze ter bevestiging voor en geeft de aanvraag met een samenvatting door aan je receptie. Heeft je boekingssysteem een open koppelvlak, dan kun je het opvragen van beschikbaarheid als verbinding inrichten. Standaardvragen over ontbijt, parkeren, huisdieren of check-in beantwoordt hij uit je huisregels. Klachten, annuleringsverzoeken of groepsaanvragen geeft hij door aan de receptie.
40.158
accommodatiebedrijven in Duitsland, btw-statistiek 2024
Kwalificeert aanvragen en legt contactgegevens vast
Schakelt complexe gevallen door naar je team
Spreekt 17+ talen
Leert uit je website en je documenten
Eerlijke antwoorden op echte twijfels.
De vier vragen die elke praktijk ons vóór de start stelt.
Neemt de agent creditcardgegevens aan?
Nee, en dat is een bewuste keuze. Kaartnummers horen niet thuis in de opname en het transcript van een AI-gesprek, en voor kaartbetalingen gelden strenge beveiligingsregels. Betaling en garantie lopen via je boekingsmodule of de receptie.
Hoe gaat de agent om met annuleringen en terugbetalingen?
De agent legt je annuleringsvoorwaarden uit op basis van je eigen documenten en geeft annuleringsverzoeken en vragen over terugbetaling met een samenvatting door aan de receptie. In je boekingssysteem wijzigt hij niets.
En als het receptieteam een oproep wil overnemen?
Ja. Als je een doorschakeling instelt, verbindt de agent gesprekken door met de receptie. Alle gesprekken met transcript zie je in het dashboard.
Veelgestelde vragen voor hotels.
Een kant-en-klare koppeling met een hotelboekingssysteem is er vandaag niet. Apaleo en Mews hebben open koppelvlakken; daarmee kun je het opvragen van beschikbaarheid als verbinding inrichten, zelf via de REST-API van rinqo of op verzoek door ons. Bindende boekingen maakt de agent niet aan in het boekingssysteem.
De agent spreekt 17 Europese talen, waaronder Duits, Engels, Frans, Italiaans, Spaans en Nederlands. Jij bepaalt welke hij aan de telefoon gebruikt; hij antwoordt in de taal van de beller.
Klachten geeft de agent door aan de receptieleiding, via doorverbinden of als e-mail met samenvatting. Jij bepaalt wanneer: bijvoorbeeld bij reclamaties, terugbetalingen, bruiloften of groepsaanvragen.
Multichannel voor jouw branche
rinqo voor Hotels, alle kanalen
Telefoon, chat en e-mail vanuit één platform: business case, ROI, AVG en integraties.
Oprichter van rinqo. Bouwt een bedrijfsgeheugen waarin de kennis van een organisatie samenkomt en beschikbaar blijft, en de AI-agenten die daaruit werken: aan de telefoon, in de inbox, in de chat, in marketing en in verdere rollen. Schrijft hier over het invoeren van AI in bedrijven, over gegevensbescherming en over wat standhoudt in de praktijk. Ontwikkeld in Duitsland, verwerkt in de EU, zonder Amerikaanse aanbieders.
