Reserveringen in plaats van Booking.com-commissie.
Hotels verliezen 15-18 procent van de kamerprijs aan OTA-commissies, terwijl directe oproepen rond het middaguur of na 19 uur op de voicemail belanden. Je agent neemt meteen op, controleert de beschikbaarheid in Apaleo, protel of Mews, neemt boekingen aan met betaalvrijgave en beantwoordt standaardvragen.
door Sven Pflüger · Oprichter & CEO, Rinqo·Laatst bijgewerkt:
Melding volgens EU AI Act artikel 50:Bij de eerste keer overgaan zegt de agent duidelijk: je praat met een AI. Op verzoek verbindt hij je meteen met een mens.Zo gaan we met AI om
Was macht der KI-Telefonassistent für Hotels?
De AI-telefoonassistent voor hotels neemt reserveringsoproepen de klok rond aan, controleert de beschikbaarheid in Apaleo, protel of Mews, neemt boekingen aan met PCI-DSS-conforme betaaltokenisatie en beantwoordt gastvragen over ontbijt, parkeren en check-in – vanaf € 99 netto per maand.
EU-soeverein · AVG · AI Act
Made in Germany. Op Europese servers. Klaar voor de AI Act.
AVG-conform op EU-servers
Alle oproepen, transcripties en kennisgegevens verwerken we versleuteld op Hetzner Cloud in Falkenstein en Neurenberg, geen blootstelling aan de Amerikaanse CLOUD Act, geen doorgifte naar derde landen. Er is een verwerkersovereenkomst aanwezig.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Duitsland – ISO 27001:2022-gecertificeerd (Falkenstein, Neurenberg)
LLM-inferentie: Microsoft Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland, Sweden Central, EU Data Boundary) als single-AI-backbone – OVHcloud als opt-in Pure-EU-failover
Spraakverwerking: Deepgram in EU-setup + KugelAudio (Duits bedrijf, EU-gehost)
Automatische verwijdering na 30/90 dagen, configureerbaar per organisatie
AI Act art. 50, geïmplementeerd vóór 02-08-2026
Vanaf 2 augustus 2026 moeten AI-systemen elke eindgebruiker aan het begin van het gesprek kenbaar maken dat ze op AI gebaseerd zijn. Rinqo maakt dat overal de standaardinstelling, voordat de deadline ingaat, niet pas daarna.
Voice: verplichte melding als eerste audioframe, vóór elk antwoord
Chat/e-mail: AI-aanduiding in de footer en het onderwerp
Synthetische audio wordt volgens de Code of Practice (juni 2026) machineleesbaar gemarkeerd
Boete bij overtreding: tot € 15 mln of 3% van de wereldwijde jaaromzet (het hoogste bedrag)
Bronnen: AVG art. 28 + 32 (verwerking + beveiliging) · EU AI Act Verordening 2024/1689 · privacyrichtlijnen van de BfDI.
Waarom Hotels een AI-agent nodig hebben.
DEHOGA telt 33.000 accommodatiebedrijven in Duitsland. Een privéhotel met 30-80 kamers krijgt 40-90 oproepen per dag, met pieken van 9-11 uur en 16-19 uur, dus precies tijdens de dienstwissel. HOTREC noemt een aandeel directe boekingen van 24-34 procent in Europa, elke gemiste oproep gaat naar Booking.com (15-18 procent commissie). 35 procent van de oproepen zijn reserveringen, 30 procent servicevragen (ontbijt, parkeren, check-in), 20 procent boekingswijzigingen. Een AI-agent vangt juist die voicemailverliezen op en maakt er directe boekingen van.
Oproepen rond het middaguur en 's avonds belanden vaak op de voicemail
OTA-commissies vreten 15-18 procent van de kamerprijs
Ontbijt, parkeren, huisdieren – dezelfde vragen 30× per dag
Internationale gasten bellen in 5 talen, de receptie spreekt er 2
Zo werkt de Telefoonagent voor Hotels.
Je agent neemt na maximaal één keer overgaan op, in 20+ talen, zonder IVR-menu. Bij een reservering controleert hij de beschikbaarheid in Apaleo, protel of Mews, houdt de kamer 5 minuten vast, neemt creditcardgegevens via tokenisatie (Stripe, Adyen) aan en schrijft de boeking met betaalvrijgave in het PMS. Standaardvragen over ontbijt (buffet/à la carte/tijden), parkeren, huisdieren of check-in beantwoordt hij uit je huisregels-pdf. Klachten, reclamaties of groepen vanaf 8 personen worden geëscaleerd.
Kwalificeert aanvragen en legt contactgegevens vast
Schakelt complexe gevallen door naar je team
Spreekt 20+ talen
Leert uit je website en je documenten
Eerlijke antwoorden op echte twijfels.
De vier vragen die elke praktijk ons vóór de start stelt.
Kan de agent creditcardgegevens aannemen?
Ja, via PCI-DSS-conforme tokenisatie. De agent leidt de kaartinvoer door naar Stripe of Adyen; Rinqo zelf ziet alleen de token, nooit het kaartnummer. De PCI-eisen blijven bij de provider.
Hoe gaat de agent om met annuleringen en terugbetalingen?
Annuleringen worden getoetst aan je vastgelegde annuleringsvoorwaarden (bv. kosteloos tot 18 uur de dag ervoor), bij annulering binnen de termijn gemarkeerd in het PMS. Terugbetalingsverzoeken worden naar de receptieleiding geëscaleerd.
En als het receptieteam een oproep wil overnemen?
Een soft-transfer is op elk moment mogelijk. De agent schakelt live-oproepen door naar de receptie (met overdracht van het transcript). Het team ziet alle lopende gesprekken in het dashboard.
Veelgestelde vragen over de Telefoonagent voor jouw branche Hotels.
Apaleo (officiële marketplace-app), Mews (REST-API met OAuth) en protel (webhook) worden direct ondersteund. Andere PMS'en zoals Sihot of Oracle Opera via webhook plus mappinglaag, setup ca. 30 minuten.
Standaard 20+ talen, met een native taalwissel midden in het gesprek. Sterk gevraagd: DE, EN, FR, IT, ES, NL, RU, AR. De agent herkent de taal automatisch en antwoordt overeenkomstig.
Klachten worden naar de receptieleiding geëscaleerd (direct doorverbinden of e-mail met transcript). Jij bepaalt de escalatietriggers: reclamaties, terugbetalingen, bruiloftaanvragen, groepen vanaf 8 personen.
Multichannel voor jouw branche
Rinqo voor Hotels, alle kanalen
Telefoon, chat en e-mail vanuit één platform: business case, ROI, AVG en integraties.
Sven bouwt Rinqo vanuit een simpele observatie: de meeste AI-tools worden in San Francisco ontworpen en in Berlijn verkocht. De werkplaats in het Zwarte Woud, de dierenartsenpraktijk in Salzburg, het familiehotel in Tirol krijgen software die hun taal niet spreekt. Rinqo draait dat om. Op Europese servers, in tien minuten opgezet, in twintig talen. Met sjablonen die uit de branche zelf komen.
