KI-Mitarbeiter für dein Unternehmen.

Was ein KI-Mitarbeiter bei rinqo wirklich ist

Ein KI-Mitarbeiter bei rinqo übernimmt Aufgaben, er ersetzt keine Stellen. Konkret: er nimmt Anrufe an, beantwortet Standard-Fragen, bucht Termine, beantwortet Mails, ruft bei Anfragen zurück. Was er nicht macht: komplexe Beratung, emotionale Gespräche, Verkaufsabschluss, Personalentscheidungen. Diese Aufgaben bleiben bei deinem Team. Du wählst eine konkrete Rolle (Empfang, Kundenservice, Postfach, Rückruf, Fragen im Team), beim Einrichten begleiten wir dich. Der Unterschied zu einem klassischen Chatbot: der KI-Mitarbeiter führt mehrstufige Aufgaben aus, nutzt deinen Kalender, übergibt bei Bedarf an Menschen. Wenn dein Bewerber-Anruf reinkommt, beantwortet der KI-Mitarbeiter die Standard-Frage zur Stelle und bucht einen Termin. Wenn im Chat eine Frage reinkommt, erkennt der KI-Mitarbeiter den Intent und antwortet aus deiner Wissensdatenbank. Wenn deine Mail-Inbox voll ist, beantwortet der KI-Mitarbeiter Routine-Mails, als Entwurf zur Freigabe oder direkt, und leitet komplexe Fälle weiter. Was der KI-Mitarbeiter nicht beantworten kann, übergibt er mit dem bisherigen Verlauf an dein Team.

Die 5 KI-Mitarbeiter-Rollen, was rinqo wirklich macht

rinqo bietet fünf KI-Mitarbeiter-Rollen, die sich branchen-unabhängig einsetzen lassen. Erstens Empfang, der Telefon-Agent nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standard-Fragen, bucht Termine und gibt dringende Anliegen an dein Team. Typische Use-Cases: Praxen, Kanzleien, Handwerk, Hausverwaltung. Zweitens Kundenservice, der Chat-Agent beantwortet Fragen auf deiner Website rund um die Uhr und leitet komplexe Fälle weiter. Typische Use-Cases: B2B-Dienstleister, SaaS, E-Commerce. Drittens Postfach, der E-Mail-Agent beantwortet Routine-Mails als Entwurf zur Freigabe oder direkt und leitet komplexe Fälle weiter. Typische Use-Cases: Office-Management, Sekretariate. Viertens Rückruf, der Telefon-Agent ruft zurück, sobald eine Anfrage über dein Formular eingeht, einmal nach einem verpassten Anruf und am Vortag eines gebuchten Termins. Fünftens Fragen im Team, der Persönliche Agent beantwortet Fragen deiner Mitarbeitenden aus dem Firmenwissen, etwa zu Urlaub, Abläufen oder Einarbeitung. Alle fünf Rollen funktionieren branchen-unabhängig. Branchen-Vorlagen (Arztpraxis, Steuerkanzlei etc.) sind vorbereitete Anweisungen und Wissens-Startpunkte, kein eigenes Produkt.

• Empfang (Telefon), Annahme, Standard-Fragen, Termin-Buchung
• Kundenservice (Chat), Fragen auf der Website rund um die Uhr
• Postfach (E-Mail), Routine-Antworten als Entwurf oder direkt
• Rückruf (Telefon), bei Anfragen, verpassten Anrufen und vor Terminen
• Fragen im Team (Persönlicher Agent), Antworten aus dem Firmenwissen

KI-Mitarbeiter vs. klassische Bürokraft, die wirtschaftliche Rechnung

Eine Vollzeit-Bürokraft kostet in Deutschland rund 3.100 bis 4.000 € brutto im Monat, mit Arbeitgeberanteil rund 3.800 bis 4.900 € (unteres Viertel bis Median für Kaufleute für Büromanagement laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit, Datenstand 2025). Plus Krankheits-Ausfälle (2025 im Schnitt 14,6 Arbeitstage je Beschäftigten laut Statistischem Bundesamt), Urlaub (24-30 Tage), Schichtzulagen für Wochenend-Bereitschaft. Effektive verfügbare Stunden pro Vollzeit-Stelle: 1.500-1.700 Stunden/Jahr, also 36-40 Wochen Netto-Verfügbarkeit. Ein KI-Agent ist dagegen rund um die Uhr erreichbar, ohne Krankheits- oder Urlaubs-Ausfall, und führt je nach Paket mehrere Gespräche gleichzeitig.

DSGVO und AI Act, was du als Unternehmen wissen musst

Der Einsatz von KI-Mitarbeitern unterliegt zwei harten Compliance-Regimes in DACH. Erstens DSGVO: KI-Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten (was bei Empfang/Support/Akquise praktisch immer der Fall ist), brauchen einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (Art. 28 DSGVO) mit dem KI-Anbieter, eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und transparente Datenschutz-Hinweise (Art. 13 DSGVO). rinqo liefert dafür Server in Deutschland, KI-Verarbeitung mit vertraglich zugesicherter EU-Datenverarbeitung, den AVV mit der Registrierung und eine voreingestellte Begrüßung, die auf die Verarbeitung hinweist. Die vollständigen Datenschutzhinweise stellst du als Betrieb bereit. Zweitens AI Act Art. 50 (gilt ab 02.08.2026): KI-Systeme müssen Endnutzende beim Erstkontakt klar informieren, dass sie mit einer KI sprechen. Bußgelder bei Verstoß: bis 15 Mio. Euro oder 3 Prozent des Weltjahresumsatzes (bei KMU der niedrigere Betrag). Bei rinqo ist der Hinweis ab Werk eingestellt, den Wortlaut passt du an deine Tonalität an. Plus: Mitarbeitende, die einen KI-Mitarbeiter einsetzen, fallen unter Art. 4 AI Act (AI-Literacy-Pflicht seit 02.02.2025), du förderst die KI-Kompetenz deines Teams, eine kurze Beschreibung von Einsatzgrenzen und Übergaben hilft dabei. rinqo stellt dafür Vorlagen im Dashboard bereit, die du an deine Konfiguration anpasst.

KI-Mitarbeiter im Überblick, welche Kategorie macht was

Der Markt für KI-Mitarbeiter teilt sich 2026 in vier Kategorien. Assistenz-Tools der großen Office-Suiten sind für Konzerne mit bestehender Suite-Lizenz gedacht: tief in die eigene Umgebung integriert, Lizenzierung typisch im 4-5-stelligen Bereich pro Monat, Hosting standardmäßig in US-Clouds. US-Enterprise-Agenten positionieren sich ähnlich wie rinqo (KI für Rollen statt Tools), hosten aber außerhalb der EU, für DACH-Bewerber- und Kundendaten ein Compliance-Thema. Enterprise-Plattformen aus dem DACH-Raum sind auf Konzern-Projekte ausgelegt, mit Enterprise-Sales-Prozess und individueller Implementierung. Entwickler-Frameworks brauchen ein DevOps-Team plus eigenes Hosting, kein Plug-and-Play. rinqo ist die Plattform mit Servern in Deutschland, EU-Datenverarbeitung und allen 5 Rollen (Empfang, Kundenservice, Postfach, Rückruf, Fragen im Team) aus einer Hand, beim Einrichten begleiten wir dich.