Telefon-Agentprimär
Mieter-Anrufe (Schaden, Nebenkosten, Müll-Termine, Hausmeister) 24/7. Notfälle (Rohrbruch, Aufzug) direkt an Bereitschaft. Anbindung an Casavi, Immoware24 oder PowerHaus.
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FürHausverwaltungen
Routine-Anfragen routen sich.
Deine Sachbearbeitung kommt endlich zum Arbeiten.
Eigentümerinnen und Mietende melden Wasserschäden, fragen nach der Nebenkostenabrechnung, koordinieren Handwerkstermine, am Telefon, per E-Mail, im Chat. KI-Agenten nehmen Schadensmeldungen strukturiert auf, beantworten Routine-Fragen aus der Wissensbasis und stellen nur das Dringende durch. Dein Team bekommt die Stunden zurück, die sonst im Empfang verschwinden.
Jetzt startenKurz gesagt
Der rinqo-KI-Agent für Hausverwaltungen nimmt Anrufe und E-Mails zu Schadensmeldungen, Nebenkosten, Hausordnung und Handwerker-Terminen entgegen, strukturiert die Meldung mit Objekt-Adresse und Schadensbild, beantwortet Routinefragen aus der Wissensdatenbank und eskaliert Notfälle (Wasser, Heizung, Aufzug) sofort an die Bereitschaft. Aus demselben hinterlegten Firmenwissen beantwortet rinqo Anfragen im Chat, über das Web-Formular und im Postfach und gibt dem Team im Betrieb Auskunft.
Die Lage
Im VDIV sind 4.300 Verwaltungen organisiert, die zusammen 8,7 Millionen Einheiten betreuen, davon 7,2 Millionen im Wohnungseigentum. Laut VDIV-Branchenbarometer 2026 kann mehr als die Hälfte der Verwaltungen offene Stellen nicht besetzen. Spitzenlasten entstehen zu Nebenkosten-Saison (Q1/Q2) und bei Unwetter. Ein KI-Agent, der Schadensmeldungen strukturiert aufnimmt, Routinefragen (Hausmeister-Kontakt, Müll-Abfuhrtag, Abrechnungs-Frist) beantwortet und nur Ausnahmen durchstellt, nimmt dem Empfang diese Anrufe ab, ohne dass Personal aufgebaut werden muss. Dasselbe hinterlegte Wissen trägt dabei jeden Kanal, den du einschaltest, und beantwortet auch die Fragen, die dein Team sonst weiterreicht.
8,7 Mio.
von ihnen verwaltete Einheiten, davon 7,2 Mio. Wohnungseigentum
Quelle: VDIV Deutschland (Nachfolger DDIV) 202612,7 Mrd. €
jährliche Aufwendungen für Instandhaltung und Sanierung
Quelle: VDIV Deutschland (Nachfolger DDIV) 2026Wo es drückt
- Drei Anrufe zur selben Heizungs-Störung vom selben Objekt, alle landen einzeln in der Mailbox.
- Nebenkosten-Saison: dieselbe Rückfrage immer wieder („Wie kommt der Wasser-Abschlag zustande?“).
- Handwerker-Absprachen (Termin, Zutritt, Kostenfreigabe) zerfasern über Telefon, WhatsApp und Mail.
- Wasserschaden um 22:00, die Bereitschaft bekommt erst am Morgen Bescheid.
- Eigentümerversammlungs-Einladungen lösen eine Woche lang Rückrufwellen aus.
Ein Wissen, alle Kanäle
Wo rinqo für Hausverwaltungen arbeitet
E-Mail-Agent
Standard-Anfragen zu Nebenkosten-Abschlag, Heizkosten-Abrechnung, Hausmeister-Kontakt. Ticket-Anlage in PowerHaus oder Casavi.
Zum AgentenChat-Agent
Mieter-Portal-Ergänzung auf der Verwaltungs-Website: Häufige Fragen direkt im Browser, ohne Login-Hürde des CASAVI/Immoware24-Portals.
Zum AgentenPersönlicher Agent
WEG-Beschlüsse, Dienstleister-Kontakte und Muster-Schreiben auf Zuruf, statt Aktenordner-Suche fragt das Team einfach den Agenten.
Zum AgentenMarketing-Agent
Die Vorstellung deiner Verwaltungsleistungen, Beiträge für Eigentümer/-innen und WEG sowie Stellenanzeigen als markentreue Posts für Social Media und deine eigene Seite. So gewinnst du neue Objekte und neue Mitarbeitende, ohne Extra-Aufwand.
Zum AgentenRechnungs-Agent
Verwalterhonorar und Sonderleistungen an Eigentümergemeinschaften abrechnen, geprüft vor dem Ausstellen und fortlaufend nummeriert.
Zum AgentenSo löst rinqo das
Telefon und E-Mail parallel bedient
Der Agent nimmt ab, auch während dein Team telefoniert. Schadensmeldungen werden strukturiert aufgenommen (Objekt, Wohneinheit, Problem, Erreichbarkeit), E-Mails mit Standard-Fragen (Abschlag, Müll, Hausordnung) als Entwurf zur Freigabe oder direkt beantwortet.
Ein Wissen, aus dem alle antworten
Hausmeister-Kontakte, Müll-Abfuhrtage, Nebenkosten-Abschläge, Ansprechperson pro Objekt, alles, was du einmal hinterlegst, beantwortet der Agent daraus. Findet er keine Antwort, sagt er „Das weiß ich nicht, ich reiche es weiter“, statt zu raten. Dasselbe gilt für jeden Kanal, den du einschaltest, und für dein Team, das darin nachschlägt statt nachzufragen.
Notfälle gehen sofort raus
Wasser, Gasgeruch, Aufzug-Notfall, Heizung-Ausfall im Winter → sofort an deine Bereitschafts-Nummer. Tropfender Wasserhahn, Klingel defekt → Übergabe per Webhook, Anbindung an CASAVI oder Immoware24. Eigentümer-Anfragen zur EV → Termin-Vorschlag aus dem Kalender.
Was der Agent erledigt
- Schadensmeldungen strukturiert aufnehmen (Objekt, Einheit, Schaden, Erreichbarkeit)
- Nebenkosten-Standardfragen beantworten (Abschlag, Abrechnung, Fristen)
- Handwerker-Termine koordinieren (Zutrittsfenster, Schlüssel-Übergabe)
- Hausmeister-Kontakt und Zuständigkeiten pro Objekt kommunizieren
- Notfälle (Wasser, Heizung, Aufzug) an Bereitschaft durchstellen
- Eigentümerversammlungs-Rückfragen filtern und Termine bestätigen
- Internes Wissen im Betrieb nachschlagen, statt nachzufragen
- Referenzen und Stellenanzeigen als markentreue Beiträge
Unsere Empfehlung
Hausverwaltungs-Anrufe kommen Montag 8:00–10:00 und während Unwettern in Wellen. Der Telefon-Agent deckt die Spitzen ab, ohne dass du einen neuen Sachbearbeitungs-Platz finanzieren musst. Das Wissen dahinter trägt danach auch die anderen Kanäle und die Fragen im Betrieb.
DSGVO in der Hausverwaltung
Hausverwaltungen verarbeiten besonders sensible Daten: Mietkonten, Eigentumsverhältnisse, teilweise Sozialdaten der Mietparteien. rinqo speichert auf Servern in Deutschland, verarbeitet in der EU, verschlüsselt Zugangsdaten verbundener Dienste mit AES-256-GCM und stellt den AVV nach Art. 28 DSGVO mit der Registrierung bereit. Der Agent kennt nur das Wissen, das du ihm gibst. Mieterstammdaten gibst du ihm nicht, und er ist angewiesen, keine Auskunft über Personen zu geben.
- Hosting ausschließlich auf EU-Servern (Server in Deutschland)
- Keine Bestätigung einer Mietpartei/Eigentumsverhältnis gegenüber Dritten
- Unterauftragsverarbeiter in der EU (KI-Modelle mit zugesicherter EU-Datenverarbeitung, Spracherkennung in der EU, Telefonie über einen Anbieter in der EU, deutscher Sprachsynthese-Anbieter, vollständige Liste im Dashboard)
- Einwilligungs-Ansage vor Call-Recording (§ 201 StGB + DSGVO Art. 13)
- Konfigurierbare Löschfrist (Standard 90 Tage, mindestens 7 Tage) auf Transkripte
- AI-Act Art. 50: Kennzeichnung als KI-Stimme ist Pflicht ab 02.08.2026, in der voreingestellten Begrüßung ab Werk
Häufige Fragen
Spezifische Branchenseiten
Gründer, rinqo
Gründer von rinqo. Baut ein Unternehmensgedächtnis, in dem das Wissen einer Organisation zusammenläuft und verfügbar bleibt, und die KI-Agenten, die damit arbeiten: am Telefon, im Postfach, im Chat, im Marketing und in weiteren Rollen. Schreibt hier über die Einführung von KI in Unternehmen, über Datenschutz und darüber, was im Betrieb trägt. Entwickelt in Deutschland, verarbeitet in der EU, ohne US-Anbieter.
Zuletzt aktualisiert:
Quellen
Kanal-Tiefe
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Gesprächsabläufe, Anbindungen und Weiterleitungsregeln, an einem Ort.
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Probier den Agenten mit deinen Objektdaten, ganz ohne Schulung. Dasselbe Wissen beantwortet den Chat, die Anfragen aus Web und Postfach und die Fragen deines Teams.
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