Telefon-Agentprimär
Mandanten-Anrufe zu Fristen, Bescheid-Status, Belegerfassung 24/7 annehmen. Identifikation per Mandantennummer, Anbindung an DATEV/addison/CASA-XL via Cal.com oder Webhook.
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FürSteuerkanzleien
Die Kanzlei bleibt konzentriert.
Anfragen erledigen sich nebenbei.
Mandantinnen und Mandanten fragen nach Belegen, Fristen, Kontoständen – per Telefon, per E-Mail, im Chat. KI-Agenten klären Standard-Rückfragen aus der Wissensbasis, dokumentieren Belege strukturiert und stellen nur das wirklich Wichtige durch. Wie ein zusätzlicher Kanzlei-Empfang, der nie krankfeiert.
Jetzt startenKurz gesagt
Der Rinqo-KI-Agent für Steuerkanzleien beantwortet häufige Mandantenfragen zu Fristen, Belegeinreichung und DATEV-Zugang, bucht Gesprächstermine und leitet Fälle mit Beratungsbedarf an die zuständige Beratungskraft weiter, DSGVO- und StBerG-konform, Hosting in Deutschland.
Die Lage
In Deutschland gibt es laut BStBK rund 55.000 niedergelassene Steuerberatungskanzleien und knapp 100.000 Berufsangehörige inklusive Partnerschaften. Eine typische Kanzlei mit drei Beratungskräften und vier Mitarbeitenden betreut 150 bis 300 laufende Mandate. Das Anrufaufkommen schwankt stark mit dem Steuerzyklus: vor UStVA-Fristen, zur ESt-Saison und kurz vor dem 31. Mai steigt das Volumen auf 80-120 Anrufe pro Tag. Die DIHK-Digitalisierungsumfrage zeigt, dass 71 Prozent der Kanzleien Routine-Kommunikation als größte Zeitfresser-Quelle nennen, Mandantschaft fragt 'Haben Sie meinen Beleg?', 'Wann ist die Frist?', 'Ist mein Jahresabschluss fertig?'. Jede Frage reißt die Kanzlei aus dem Fall. Ein Agent, der die Standard-Drittel abnimmt, schafft Konzentrationszeit zurück.
71 %
Kanzleien nennen Routine-Kommunikation als Zeitfresser
Quelle: Deutscher Industrie- und Handelskammertag 202580-120
Anrufe pro Tag in Peak-Zeiten
Wo es drückt
- Ein Mandat ruft zum vierten Mal wegen desselben Belegs, die Beratung muss kurz unterbrechen.
- Fristfragen ('Bis wann ist die UStVA fällig?') kommen hundertmal im Quartal.
- DATEV-Zugänge vergessen, Mandantinnen und Mandanten rufen an statt über das Portal.
- Neue Anfragen (Potenzial-Mandantinnen und Mandanten) gehen neben laufenden Gesprächen unter.
- Kanzlei-Assistenz ist ausgelastet mit Termin-Koordination statt mit Mandats-Arbeit.
So löst Rinqo das
Der Agent filtert bevor du rangehst
Ein Mandat ruft an. Der Agent identifiziert sich als Kanzlei-Assistent, fragt nach Mandanten-Nummer und Anliegen, und beantwortet alles, was in 'DATEV-Zugang', 'Frist', 'Belegstatus', 'Termin' fällt. Erst wenn es um Beratung oder Individualfall geht, wird in die Kanzlei durchgestellt.
Er kennt deine Prozesse
Mandats-Kommunikations-Richtlinien, Fristen-Kalender, DATEV-Anleitungen, Urlaubsvertretung, der Agent antwortet exakt so, wie es bei dir üblich ist. Keine Standard-Antworten von der Stange, sondern die Sätze deiner Kanzlei.
Termine direkt in den Kanzlei-Kalender
Der Agent kennt den Kalender jedes Beratenden (Cal.com, Outlook, Google), reserviert Erstgespräche, Steuer-Check-Termine oder Bilanz-Reviews, und versendet Bestätigungen mit Vorbereitungs-Checkliste automatisch.
Was der Agent erledigt
- Fristfragen (UStVA, ESt, LSt, Bilanz) beantworten
- Belegstatus prüfen und Rückmeldung geben
- DATEV-Zugang zurücksetzen (Einladung anstoßen)
- Beratungstermine buchen (Erstgespräch, Jahresgespräch, Steuer-Check)
- Fristverlängerungs-Anfragen dokumentieren
- Potenzial-Mandantinnen und Mandanten qualifizieren (Umsatz, Branche, Bedarf)
Unsere Empfehlung
In der Steuerberatung ist Zeit der knappste Rohstoff. Der Agent deckt die Routinefragen ab, sodass sich die Beratung auf komplexe Fälle konzentriert. Das ist ein klassischer Support-Entlastungs-Use-Case.
Alle Channels für diese Branche
Was Rinqo für Steuerkanzleien bietet
E-Mail-Agent
Standard-Anfragen zu USt-Voranmeldungen, Fristen-Reminder, Belegerfassungs-Hinweise. Komplexe Mandate (Beschwerde, juristisch) an die Sachbearbeitung eskalieren.
E-Mail-Lösung ansehenDSGVO + StBerG in der Kanzlei
Steuerkanzleien unterliegen DSGVO, Berufsordnung und dem Steuerberatungsgesetz (StBerG §62 Verschwiegenheit). Rinqo verarbeitet Mandantendaten ausschließlich in Deutschland, schließt einen AVV nach Art. 28 DSGVO ab und stellt die Unterauftragsverarbeiter (alle EU) transparent auf /security dar. Keine Daten verlassen die EU.
- Hosting Hetzner Deutschland, keine US-Cloud im Datenpfad
- AVV inklusive, alle Subunternehmer EU-basiert
- Löschfristen gemäß §147 AO einstellbar (6/10 Jahre)
- Verschwiegenheit §62 StBerG: Transkripte verschlüsselt, Zugriff nur für Kanzlei
- AI-Act Art. 50: KI-Offenlegung im Gespräch ist eingebaut (Pflicht ab 02.08.2026)
Häufige Fragen
Spezifische Branchenseiten
Geschrieben von
Sven Pflüger
Gründer & CEO, Rinqo
Sven baut Rinqo aus einer einfachen Beobachtung: Die meisten KI-Tools werden in San Francisco entwickelt und in Berlin verkauft. Die Werkstatt im Schwarzwald, die Tierarztpraxis in Salzburg, das Familienhotel in Tirol bekommen Software, die ihre Sprache nicht spricht. Rinqo dreht das um. Auf europäischen Servern, in zehn Minuten eingerichtet, in zwanzig Sprachen. Mit Vorlagen, die aus der Branche kommen.
Zuletzt aktualisiert: 2026-05-05
Quellen
Kanal-Tiefe
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