KI im Recruiting.

Was der Empfangs-Agent für dein Recruiting macht

Wenn Bewerbende bei dir anrufen, nimmt der Empfangs-Agent das Gespräch entgegen, auch außerhalb der Bürozeiten, am Wochenende, an Feiertagen. Er begrüßt die anrufende Person, fragt nach der Stelle und beantwortet die häufigsten Fragen aus deiner Stellenausschreibung (Anforderungen, Gehaltsspanne, Standort, Schichten, Bewerbungs-Frist). Er nimmt Name, Kontakt und beworbene Stelle auf und bucht auf Wunsch einen Termin im HR-Kalender. Bei Mails beantwortet der E-Mail-Agent Rückfragen und gibt jede Bewerbung mit ihren Unterlagen an dein Team weiter. Was beide nicht machen: Bewerbungen bewerten, sortieren oder aussortieren, Vorstellungsgespräche beurteilen, Gehälter verhandeln. Das bleibt bei deinem Team. Du behältst die Hoheit über jede Personal-Entscheidung, die Agenten nehmen dir nur die Routine ab.

Wo dir KI im Recruiting konkret hilft

Die häufigste Herausforderung: Bewerber-Anrufe außerhalb der Bürozeiten. Bewerbende rufen oft abends oder am Wochenende, wenn dein HR-Team nicht erreichbar ist. Mit dem Empfangs-Agent gehen diese Anrufe nicht verloren: Annahme rund um die Uhr, Antworten auf die Fragen, E-Mail-Zusammenfassung an HR. Zweitens: Standard-Fragen in der Saison. Wenn du eine Recruiting-Kampagne fährst (Ausbildung, Praktikum, Saisonkräfte), kommen viele Anrufe in kurzer Zeit. Die häufigsten Fragen aus deiner Stellenanzeige beantwortet der Empfangs-Agent, nur Spezialfragen landen bei dir. Drittens: Bewerbungen per Mail. Der E-Mail-Agent bestätigt den Eingang, beantwortet Rückfragen und gibt jede Bewerbung vollständig an dein Team, ohne sie zu bewerten. Viertens: Termin-Buchung für Erstgespräche. Der Empfangs-Agent sieht den HR-Kalender (Google Kalender, Outlook oder CalDAV, etwa iCloud) und bucht direkt. Bewerbende bekommen eine Bestätigungs-Mail mit Kalender-Eintrag. Fünftens: Erinnerung vor dem Termin. Am Vortag erinnert der Agent an das gebuchte Gespräch, mit der Möglichkeit, zu bestätigen, zu verschieben oder abzusagen.

• Bewerber-Anrufe rund um die Uhr mit Antworten auf Standard-Fragen (Empfangs-Agent)
• Termin-Buchung im HR-Kalender via Google Kalender / Outlook / CalDAV-Kalender
• Keine Bewertung und keine Vorauswahl durch KI, jede Bewerbung sieht dein Team

DSGVO und AI Act im Recruiting, was du als Unternehmen wissen musst

Recruiting ist rechtlich besonders heikel. Bewerber-Daten sind sensibel, und automatisierte Entscheidungen sind nach Art. 22 DSGVO streng begrenzt. Die KI-Verordnung stuft in Anhang III Nr. 4 Buchst. a KI-Systeme als Hochrisiko ein, die für die Einstellung oder Auswahl eingesetzt werden, ausdrücklich auch für das Analysieren und Filtern von Bewerbungen und das Bewerten von Bewerbenden. Deshalb zieht rinqo eine klare Linie: Die Agenten beantworten Fragen, nehmen Unterlagen entgegen und buchen Termine. Sie bewerten, filtern und sortieren keine Bewerbungen, das schließen auch unsere AGB aus. Dazu kommt Art. 50 der KI-Verordnung: Bewerbende müssen spätestens beim ersten Kontakt erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Bei rinqo ist dieser Hinweis ab Werk eingestellt. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland und werden in der EU verarbeitet, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Wie sich rinqo in deine HR-Suite einfügt

Wenn du schon Personio, SAP SuccessFactors oder Workday einsetzt, ersetzt rinqo nichts davon. Deine HR-Suite verwaltet weiterhin den eigentlichen Recruiting-Workflow: Stellenausschreibung, Bewerber-Pipeline, Onboarding. rinqo arbeitet vor der Pipeline, am Erstkontakt mit den Bewerbenden. Ruft jemand an mit 'Welche Erfahrung wird genau erwartet?', beantwortet der Empfangs-Agent aus der Stellenausschreibung und bucht auf Wunsch einen Termin in deinem HR-Kalender. Die Angaben aus dem Gespräch (Name, Kontakt, beworbene Stelle, gebuchter Termin) gehen per Webhook an ein System deiner Wahl. Damit reduzierst du den HR-Aufwand vor der Pipeline, ohne deine bestehenden Tools zu wechseln. Eine direkte Anbindung an deine HR-Suite richten wir mit dir ein.

So setzt du rinqo für Recruiting auf

Beim Einrichten begleiten wir dich. Schritt eins: deine offenen Stellenanzeigen kommen als Wissen hinein (PDF, Word, Webseiten-URL). Der Empfangs-Agent kennt danach Stelle, Anforderungen, Gehaltsspanne und Standort. Schritt zwei: du legst fest, was an dein Team geht, zum Beispiel jede Frage, die nicht in der Anzeige steht. Schritt drei: du verbindest deinen HR-Kalender (Google Kalender, Outlook oder CalDAV, etwa iCloud) und definierst Termin-Slots. Schritt vier: du veröffentlichst eine eigene Telefonnummer für Bewerber-Anrufe in deinen Stellenausschreibungen, die direkt an den Empfangs-Agent geht. Ab dann nimmt der Agent Anrufe an, beantwortet Standard-Fragen und bucht Termine. Optional: ein Chat-Widget auf deiner Karriere-Seite und der E-Mail-Agent für Bewerbungs-Mails. Alle Kanäle können dasselbe Wissen nutzen, Bewerbende bekommen am Telefon, im Chat oder per Mail die gleiche Antwort. Der KI-Hinweis ist ab Werk eingestellt, den AVV schließt du mit der Registrierung ab.