Otomatik yanıtın tek görevi var: karşı tarafa şu an kimsenin okumadığını, ve nereye başvurabileceğini söylemek. Yazması bir dakika sürer. Buna rağmen çoğu otomatik yanıt ya çok uzun, ya belirsiz, ya da gerçek bir alternatif sunmaz.
Yeterli olan üç şablon
İyi otomatik yanıtlar aynı iskelete sahiptir: süre, vekil, dönüş. Ne dram, ne özür.
„4 Ağustos'a kadar ulaşılamıyorum. Acil durumlarda Elif Yıldız size yardımcı olur, elif.yildiz@firma.com.tr. 5 Ağustos'tan itibaren döndüm, size dönüş yapacağım.“
„Şu anda sağlık sebebiyle ofiste değilim. Mesajınız yönlendirilmeyecek. Lütfen ekip@firma.com.tr adresinden ekibimize ulaşın, size hızlıca yardımcı olurlar.“
„E-postanız ulaştı. Mesajları günde bir kez kontrol ediyorum ve 24 saat içinde dönüş yapıyorum. Aciliyse arayabilirsiniz: 0212 123 45 67.“
Otomatik yanıt sorunu neden çözmez
Otomatik yanıt oyalar. Söylediği şey: şimdi değil. Karşı taraf için bu, beklemek ya da başka yere sormak demek. Meslektaşlar arası iç bir soru için sorun değil. Satın almak ya da randevu almak isteyen biri için pahalıya mal olur. Teklif isteyip üç gün otomatik yanıt alan kişi, o süre zarfında teklifini başka yerden çoktan almıştır.
Metindeki vekil, adı geçen kişinin gerçekten vakti varsa ve konuya hâkimse çözümün yarısıdır. Çoğu zaman ikisinden biri gerçekleşmez. O zaman otomatik yanıt talebi bir sonraki, zaten yoğun kişiye devreder, ve o da sonunda kendi otomatik yanıtını yazar.
Talebi halleden yanıt
Oyalayan bir yanıttan daha ilginç olanı, cevap veren bir yanıt. Rinqo'nun E-posta Ajanı tam olarak bunu yapıyor. Gelen kutunuzda durur ve siz yokken gelen talepleri yüklediğiniz şirket bilgisinden yanıtlar. Hazır bir kalıpla değil, sorunun gerçek cevabıyla: çalışma saatleri, koşullar, uygunluk, bir sonraki boş randevu.
Kendi başına yanıtlayamadığını ayırır ve işaretler; böylece döndüğünüzde karşınızda 200 okunmamış e-posta değil, düzenli bir liste olur. Ve Telefon ve Sohbet Ajanınızla aynı bilgi tabanını kullandığı için verdiği cevap her yerde aynıdır. Tek bir doğru, üç farklı versiyon değil.
Ekipte vekili olan iki haftalık bir izin için yukarıdaki şablonlardan biri yeter. Gelen kutunuz yıl boyunca darboğazsa, doğru soru yanıtın nasıl kulağa geldiği değil, otomatik yanıta hiç ihtiyaç olup olmadığıdır.
