Yapay zekâ e-posta asistanı.

Bir yapay zekâ e-posta asistanı KOBİ'niz için ne yapar

Yalnızca 'Size döneceğiz' gönderen klasik otomatik yanıtlayıcıların aksine, bir yapay zekâ e-posta asistanı somut talebi yanıtlar. Örnek rutin: bir müvekkil vergi beyannamesi için hangi belgelerin gerektiğini sorar; asistan talebi tanır, bilgi tabanınıza bakar, somut bir yanıt oluşturur, bir sonraki son tarihe ilişkin standart uyarıyı ekler ve onayınıza sunmak üzere taslak olarak size sunar. Otomatik gönderim açıkken müdahalesiz gider. Hassas taleplerde (şikayet, hukuki soru, bireysel özel durum) posta bir özetle birlikte size iletilir; yalnızca gerçekten sizi gerektiren postaları alırsınız.

• Rutin yanıtlar günün her saati, gece ve hafta sonu dahil
• Hassas veya karmaşık vakalarda iletme mantığı
• Bilgi tabanı güncellemeleri gelecekteki tüm yanıtlara anında yansır
• Gönderilen her yapay zekâ yanıtına ilişkin denetim kaydı
• Dil: DACH varsayılanıyla 17+ dil

IMAP/SMTP bağlantısı böyle çalışır

E-posta ajanı standart IMAP/SMTP protokolünü kullanır ve bu standartları destekleyen her gelen kutusuyla, yani DACH'taki neredeyse her iş gelen kutusuyla çalışır. Tescilli API'ler üzerinden sağlayıcı kilidi yok. Kurulumu siz kendiniz yaparsınız ya da biz üstleniriz: IMAP sunucu adresi, port, kullanıcı adı ve parolayı girin, Google'da bir uygulama parolası, test bağlantısını kontrol edin. Ajan yeni postaları IMAP üzerinden okur, Hetzner Almanya'da AB'de barındırılarak işler, yanıtı SMTP üzerinden geri gönderir. Özgün posta gelen kutusunda 'okundu' olarak işaretlenir, yapay zekâ yanıtı otomatik gönderimi açana kadar kontrol panelinde onaya hazır taslak olarak durur.

Bilgi tabanı + iletme mantığı

Bilgi tabanı bir kez web sitenizden, sık sorulan sorularınızdan ve belgelerinizden (PDF, DOCX, Markdown) doldurulur. Güncellemeler gelecekteki tüm yanıtlara anında yansır, yeniden eğitim gerekmez. Yönlendirme kurallarıyla hangi postaların yanıtlanmayacağını siz belirlersiniz, örneğin şikayet, hukuki, acil, avukat gibi anahtar sözcüklerde veya 'bizzat konuşmak' isteğinde. Bir kural geçerliyse posta yanıtlanmaz, size iletilir.

AB AI Act Madde 50, e-posta yanıtlarında şeffaflık

02.08.2026'dan itibaren AB Yapay Zekâ Yönetmeliği'nin 50. maddesi, son müşteriye yapay zekâ yanıtları gönderen her sağlayıcıyı açık bildirime zorunlu kılar. E-posta için bu somut olarak şu anlama gelir: yapay zekâyla gönderilen her yanıt, yanıtın bir yapay zekâ tarafından yazıldığına dair altbilgide bir uyarı içermelidir. rinqo bunu varsayılan yapar: gönderilen her posta, küçük ve göze batmayan bir altbilgi uyarısı taşır; ifade ve konum bakımından uyarlanabilir. İletme postalarında (sizin bizzat yanıtladığınız) uyarı otomatik olarak kalkar. Böylece uyum bir yapılandırma çabası değil, varsayılandır.

Kredi ile faturalandırma

Faturalandırma kredi üzerinden yapılır: 1 kredi 2 e-postaya karşılık gelir. Bunun e-posta hacminiz için ne anlama geldiğini ilk görüşmede gerçek sayılarınızla hesaplarız.

50 şablonu elle bakmak yerine yapay zekâyla e-posta şablonları

Statik e-posta şablonları, e-posta yanıtlarını ölçeklemenin klasik denemesidir: talep başına bir metin bloğu, elle kopyala, elle uyarla. Üç talep için çalışır, otuzdan sonra çöker. rinqo'nun e-posta asistanı şablon kavramının yerini alır: sabit bloklar yerine yapay zekâ posta başına bilgi tabanınızdan özel bir yanıt üretir. Şablon bakımı yok, kopyala-yapıştır yok, güncelliğini yitirmiş yanıt yok. Yine de sabit bloklara ihtiyacı olan (fatura onayı, randevu hatırlatması, standart gönderim uyarısı) şablonları “tercih edilen yanıt” olarak kaydedebilir; yapay zekâ bunları temel alır ve yalnızca bağlama özgü ayrıntıları uyarlar.

• 50 statik şablon yerine dinamik yanıtlar
• Hibrit mod: şablonlar yanıt temeli, yapay zekâ bağlamı ekler
• Bilgi tabanı güncellemesi tüm yanıtlara anında yansır
• Şablon varyantı başına bakım yükü yok

Genel otomatik yanıtlayıcı olmadan e-postayı otomatik yanıtlama

“Tatildeyim” ya da “24 saat içinde döneceğiz”: klasik otomatik yanıtlayıcılar bir talebi çözmez, yalnızca erteler. Asistan gerçek yanıtı otomatikleştirir: talebi tanı, bilgi tabanını sorgula, somut yanıtı oluştur, işlemi tamamla. Örnek vergi bürosu: müvekkil KDV ön beyannamesi için belgelerini ne zamana kadar göndermesi gerektiğini sorar. Klasik otomatik yanıtlayıcı “Size döneceğiz” yazar; müvekkil beklemeye devam eder. Asistan bilgi tabanınızdan somut yanıtlar: “Lütfen belgelerinizi bir sonraki ayın 5'ine kadar bize gönderin, beyanname 10'unda son bulur.” Talep tamamlandı, müvekkil rahat, siz yalnızca onaylarsınız ya da otomatik gönderimi açık bırakırsınız. Şikayetler, hukuki konular veya yeni yetkiler için bir insana iletme varsayılan kalır; yapay zekâ yalnızca güvenle yaptığını yürütür.

Outlook ve benzeri için gelen kutusu yapay zekâsı, taslak yerine özerk

Ofis paketi asistanları e-posta yanıtlarını önceden hazırlar. Gönderim yine elle, gelen kutusu başına, kişi başına lisanslı olarak yapılır. rinqo aynı kullanım senaryosunu farklı çözer: mevcut gelen kutunuza (Office365, Exchange veya başka herhangi bir sağlayıcı) IMAP/SMTP bağlantısı, Hetzner Almanya'da işleme, verileri sözleşmeyle garanti edilmiş şekilde AB içinde işlenen yapay zekâ modelleri. Standart talepleri, siz bu modu etkinleştirdiğinizde ajan özerk yanıtlar; karmaşık vakaları bağlamla size iletir. Gelen kutusu başına değil, tüm ekip için bir lisans. Paketin kendi asistan özellikleri (takvim taslakları, toplantı notları) söz konusuysa ofis paketinizin asistanı daha doğrudan çözümdür; otomatik e-posta yanıtları söz konusuysa uygun yol rinqo'dur.

Sektör ne diyor

DACH KOBİ forumlarından gerçek sorun anlatımları. Ana kalıp: e-posta yığılması müvekkil öfkesine ve kaçırılan son tarihlere yol açar; tam da bir yapay zekâ e-posta asistanının çözdüğü kullanım senaryosu.

• "ama 2 hafta boyunca hiç haber vermiyor ve hiçbir zaman görüşülemiyor", müvekkil Rotzeplom vergi danışmanı hakkında, sellerforum.de, 28.07.2022
• "2022 için şimdiye dek bir tane bile KDV ön beyannamesi verilmedi", müvekkil xMerchant vergi danışmanının gecikmesi hakkında, sellerforum.de, 29.07.2022
• "tam da çok fazla şantiye açıldı", müvekkil Wollomo vergi danışmanının aşırı yükü hakkında, sellerforum.de, 31.07.2022