Devir teslim tutanağı, bir kişiyle birlikte bilgisinin de gitmesini önlemeyi amaçlar. İstifa, emeklilik, doğum izni, departman değişikliği. Sebep ne olursa olsun özü değişmez: bir kafada duran şey, son iş gününden önce dışarı çıkmalı ve başkaları için kullanılabilir hâle gelmeli.
Devir teslim tutanağına ne yazılır
İyi bir tutanak roman değil, düzenli bir listedir. Altı bölüm neredeyse her rolü kapsar.
- Açık işler: Ne bekliyor, hangi aşamada, sıradaki adım ne ve son tarih ne zaman.
- Sorumluluklar: Kişi neyden sorumluydu, hangi tekrar eden görevler buna bağlı.
- Erişimler ve araçlar: Hangi sistemler, hangi hesaplar, şifreler nerede duruyor (şifre yöneticisinde, tutanakta değil).
- Süreler ve tarihler: Tekrar eden son tarihler, sözleşme süreleri, fesih bildirim süreleri, mevsimsel görevler.
- İletişim kişileri: Hangi müşteride, tedarikçide ya da kurumda doğru kişi kim, ve geçmişi nedir.
- Özel durumlar: Hiçbir el kitabında yazmayan bilgi. Hangi müşterinin özel bir talebi var, hangi makine hangi sesle hangi arızayı haber veriyor.
Son bölüm en değerlisi ve en sık eksik kalanı. Erişimler devredilebilir, süreler takvimde durur. On beş yıllık deneyim bilgisi hiçbir yerde durmaz, biri onu yazmadıkça.
Tutanak yine de neden kaybolur
İşte can sıkıcı kısım. En iyi devir teslim tutanağı, devirden sonra kimse açmıyorsa hiçbir işe yaramaz. Ve normal olan tam da bu. Bir sürücüde dosya olarak, ya da bir klasörde çıktı olarak kalır. Üç hafta sonra devralan kişinin somut bir sorusu olur, bir yerlerde bir şey yazdığını belli belirsiz hatırlar, ve bulamaz. Sorup soruşturmaya başlar. Tutanak doğru yazılmış olsa da görevini yerine getirememiştir.
Neden basit: bir belge soruları yanıtlamaz. Orada durur ve baştan sona, doğru sırayla okunmayı bekler. Ama kimse böyle çalışmaz. Saat dörtte tek bir soru olur ve tek bir cevap istenir, sekiz sayfa değil.
Tutanaktan yanıta
Çözüm, ne yazdığınızı değil, nereye yazdığınızı değiştirir. Çekmece yerine tutanak, sorulara cevap veren bir bilgi tabanına gider. Rinqo'da devir teslim belgelerini PDF olarak bilgi tabanına yüklersiniz. O andan itibaren devralan kişi Kişisel Ajana sohbet üzerinden sorar: Yılmaz müşterisinin koşulları nedir? Tedarikçiyle bakım sözleşmesi ne zaman bitiyor? Yanıt saniyeler içinde gelir, geldiği belgeye kaynak gösterilerek.
Asıl kazanç yan etkide gizli. Ayrılan kişi hâlâ oradayken ekip deneme soruları sorar. İyi cevap alamayan her soru bir boşluğu gösterir, ve bu boşluk şimdi dakikalar içinde kapanır. Son iş gününden sonra aynı boşluk haftalar alır. Bilgi tabanında duran bilgi istifa etmez.
Yukarıdaki şablon iyi bir başlangıç. Ama amacına ulaşıp ulaşmadığı yazıldığı anda değil, üç hafta sonra birinin bir sorusu olduğunda belli olur.
