Zpráva o nepřítomnosti má jediný úkol: říct druhé straně, že právě teď nikdo nečte, a kam se může obrátit jinam. To je napsané rychle. Přesto je většina zpráv buď příliš dlouhá, příliš vágní, nebo bez skutečné alternativy.
Tři šablony, které stačí
Dobré zprávy o nepřítomnosti mají stejnou stavbu: období, zastoupení, návrat. Žádný patos, žádná omluva.
„Do 4. srpna jsem nedostupný. V naléhavých případech vám pomůže Anna Berger, anna.berger@firma.de. Od 5. srpna jsem zpět a ozvu se.“
„Momentálně nejsem k zastižení. Vaše zpráva se nepřeposílá. Obraťte se prosím na náš tým na team@firma.de, tam vám rychle pomůžou.“
„Váš e-mail dorazil. Zprávy vyřizuji jednou denně a ozvu se do 24 hodin. Pokud je to naléhavé, klidně zavolejte: 0761 1234567.“
Proč zpráva problém neřeší
Zpráva o nepřítomnosti odkládá. Říká: ne teď. Pro člověka na druhém konci to znamená čekat, nebo se zeptat jinde. U interního dotazu mezi kolegy se to unese. U poptávky od někoho, kdo chce koupit nebo rezervovat, je to drahé. Kdo si vyžádá nabídku a tři dny dostává automatickou zprávu, má svou nabídku do té doby jinde.
Zastupující osoba v textu je poloviční řešení, pokud uvedený člověk opravdu má čas a zná danou věc. Často neplatí jedno z toho. Pak zpráva přepošle poptávku další přetížené osobě, a ta nakonec napíše vlastní zprávu o nepřítomnosti.
Zpráva, která požadavek vyřídí
Zajímavější než zpráva, která odkládá, je taková, která odpovídá. Přesně to dělá e-mailový agent od rinqo. Sedí ve tvé schránce a odpovídá na příchozí poptávky z tvých uložených firemních znalostí, zatímco jsi pryč. Ne standardní frází, ale skutečnou odpovědí na otázku: otevírací doba, podmínky, dostupnost, nejbližší volný termín.
Co nedokáže zodpovědět sám, roztřídí a označí, abys po návratu neseděl nad 200 nepřečtenými e-maily, ale nad uklizeným seznamem. A protože využívá stejnou znalostní bázi jako tvůj telefonní a chatový agent, jeho odpověď je stejná jako všude jinde. Jedna pravda, ne tři verze.
Na dvoutýdenní dovolenou se zastoupením v týmu stačí jedna ze šablon výše. Pokud je tvá schránka úzkým hrdlem po celý rok, lepší otázka nezní, jak zpráva zní, ale zda je vůbec nějaká potřeba.
