E-mailový asistent s AI.

Co e-mailový asistent s AI udělá pro tvou firmu

Na rozdíl od klasických automatických odpovědí, které jen odešlou „Ozveme se vám“, e-mailový asistent s AI odpoví na konkrétní záležitost. Ukázková rutina: klientka se ptá, jaké podklady potřebuje k daňovému přiznání; asistent rozpozná záležitost, podívá se do tvé znalostní báze, formuluje konkrétní odpověď, doplní standardní upozornění na nejbližší lhůtu a předloží ti ji jako koncept ke schválení. Se zapnutým automatickým odesíláním jde bez lidského zásahu. U citlivých záležitostí (stížnost, právní dotaz, individuální zvláštní případ) se e-mail se shrnutím eskaluje k tobě; dostaneš jen poštu, která skutečně potřebuje tebe.

• Rutinní odpovědi nepřetržitě, i v noci a o víkendu
• Logika eskalace u citlivých nebo složitých případů
• Aktualizace znalostní báze se ihned projeví ve všech budoucích odpovědích
• Auditní záznam o každé odeslané odpovědi od AI
• Jazyk: 17+ jazyků, s výchozím nastavením pro region DACH

Takto funguje připojení přes IMAP/SMTP

E-mailový agent používá standardní protokol IMAP/SMTP a funguje s libovolnou schránkou, která tyto standardy podporuje, tedy prakticky s každou firemní schránkou v regionu DACH. Bez závislosti na dodavateli přes proprietární API. Nastavení provedeš sám nebo je přebíráme my: zadat adresu IMAP serveru, port, uživatelské jméno a heslo, u Googlu heslo aplikace, ověřit testovací spojení. Agent čte nové e-maily přes IMAP, zpracovává je hostované v EU na Hetzner Německo a odpověď posílá zpět přes SMTP. Původní e-mail je v doručené poště označen jako „přečtený“, odpověď AI zůstává jako koncept ke schválení na nástěnce, dokud nezapneš automatické odesílání.

Znalostní báze + logika eskalace

Znalostní báze se jednorázově naplní z tvého webu, tvých FAQ a tvých dokumentů (PDF, DOCX, Markdown). Aktualizace se ihned projeví ve všech budoucích odpovědích, žádné přetrénování není potřeba. Pomocí pravidel přeposílání určíš, na které e-maily se neodpovídá, například u klíčových slov jako stížnost, právní, urgentní, advokát nebo „osobní rozhovor“. Pokud se pravidlo naplní, e-mail se nezodpoví, ale předá se tobě.

EU AI Act čl. 50, transparentnost u e-mailových odpovědí

Od 02.08.2026 ukládá článek 50 nařízení EU o AI každému poskytovateli, který odesílá odpovědi od AI koncovým zákazníkům, povinnost jednoznačného upozornění. Pro e-mail to konkrétně znamená: každá odpověď odeslaná AI musí v patičce obsahovat informaci, že odpověď napsala AI. rinqo to dělá standardně: každý odeslaný e-mail nese malou, nevtíravou informaci v patičce, přizpůsobitelnou v textu i umístění. U eskalovaných e-mailů (zodpovězených osobně tebou) informace automaticky odpadá. Soulad tak není otázkou konfigurace, ale výchozí stav.

Účtování v kreditech

Účtuje se v kreditech: 1 kredit odpovídá 2 e-mailům. Co to znamená při objemu tvé pošty, spočítáme při prvním hovoru s tvými skutečnými čísly.

E-mailové šablony s AI, místo ručně udržovaných 50 šablon

Statické e-mailové šablony jsou klasický pokus škálovat e-mailové odpovědi: textový blok na každou záležitost, ručně zkopírovat, ručně upravit. Funguje pro tři záležitosti, selhává od třiceti. E-mailový asistent rinqo nahrazuje koncept šablon: místo pevných bloků generuje AI na každý e-mail specifickou odpověď z tvé znalostní báze. Žádná údržba šablon, žádné kopírování, žádná zastaralá odpověď. Kdo přesto potřebuje pevné bloky (potvrzení faktury, připomínka termínu, standardní informace o odeslání), může šablony uložit jako „preferovanou odpověď“, AI je použije jako základ a upraví jen detaily specifické pro daný kontext.

• Dynamické odpovědi místo 50 statických šablon
• Hybridní režim: šablony jako základ odpovědi, AI doplní kontext
• Aktualizace znalostní báze se ihned projeví ve všech odpovědích
• Žádná režie údržby u každé varianty šablony

Odpovídat na e-maily automaticky, bez obecných automatických odpovědí

„Jsem na dovolené“ nebo „Ozveme se do 24 hodin“: klasické automatické odpovědi žádnou záležitost nevyřeší, jen ji odloží. Asistent automatizuje skutečnou odpověď: rozpoznat záležitost, dotázat se znalostní báze, formulovat konkrétní odpověď, případ uzavřít. Příklad daňové kanceláře: klientka se ptá, do kdy musí poslat podklady k přiznání k DPH. Klasická automatická odpověď napíše „Ozveme se“, klientka čeká dál. Asistent odpoví konkrétně z tvé znalostní báze: „Podklady nám prosím pošlete do 5. dne následujícího měsíce, přiznání je splatné 10. dne.“ Záležitost je vyřízena, klientka v klidu a ty jen schválíš nebo necháš na automatickém odesílání. U stížností, právních témat nebo nových mandátů zůstává eskalace na člověka výchozím stavem, AI obsluhuje jen to, co bezpečně zvládá.

AI schránky pro Outlook a spol., autonomní místo konceptu

Asistenti kancelářských balíků e-mailové odpovědi předformulují. Odeslání zůstává ruční, schránka po schránce, s licencí na osobu. rinqo řeší stejný případ užití jinak: připojení IMAP/SMTP k tvé stávající schránce (Office365, Exchange nebo libovolný jiný poskytovatel), zpracování na Hetzner Německo, AI modely se smluvně zaručeným zpracováním dat v EU. Standardní dotazy agent zodpoví autonomně, jakmile tento režim uvolníš; složité případy eskaluje s kontextem k tobě. Jedna licence pro celý tým, ne na schránku. Jde-li o asistenční funkce vlastní danému balíku (koncepty kalendáře, poznámky ze schůzek), zůstává asistent tvého kancelářského balíku přímějším řešením, jde-li o automatické e-mailové odpovědi, je rinqo tou správnou cestou.

Co k tomu říká obor

Skutečné popisy problémů z fór malých a středních firem v regionu DACH. Hlavní vzorec: nahromaděné e-maily vedou ke zlobě klientů a promeškaným lhůtám, přesně ten případ užití, který e-mailový asistent s AI řeší.

• „ale on se prostě 2 týdny vůbec neozývá a nikdy není k zastižení“, klient Rotzeplom o svém daňovém poradci, sellerforum.de, 28.07.2022
• „Za rok 2022 zatím nebylo podáno ani jedno přiznání k DPH“, klient xMerchant o skluzu daňového poradce, sellerforum.de, 29.07.2022
• „zkrátka se otevřelo strašně moc rozdělané práce“, klient Wollomo o přetížení daňového poradce, sellerforum.de, 31.07.2022