E-mailový asistent s AI.

Co e-mailový asistent s AI udělá pro vaši firmu

Na rozdíl od klasických automatických odpovědí, které jen odešlou „Ozveme se vám“, e-mailový asistent s AI odpoví na konkrétní záležitost. Ukázková rutina: dotaz klienta na stav daňového přiznání; asistent rozpozná záležitost, podívá se do propojeného systému DATEV nebo do systému ordinace, formuluje konkrétní odpověď o stavu, doplní standardní upozornění na nejbližší lhůtu a odpověď odešle během několika minut. Bez lidského zásahu. U citlivých záležitostí (stížnost, právní dotaz, individuální zvláštní případ) se e-mail se shrnutím eskaluje k vám; dostanete jen těch 20 % skutečně relevantní pošty.

• Rutinní odpovědi během několika minut
• Logika eskalace u citlivých nebo složitých případů
• Aktualizace znalostní báze se ihned projeví ve všech budoucích odpovědích
• Auditní záznam o každé odeslané odpovědi od AI
• Jazyk: 17 jazyků, s výchozím nastavením pro region DACH

Takto funguje připojení přes IMAP/SMTP

rinqo používá standardní protokol IMAP/SMTP a funguje s libovolnou schránkou, která tyto standardy podporuje, tedy prakticky s každou firemní schránkou v regionu DACH. Bez závislosti na dodavateli přes proprietární API. Nastavení trvá asi 10 minut: zadat adresu IMAP serveru, port a přihlášení, nastavit OAuth (u Office365/Google) nebo heslo aplikace, ověřit testovací spojení. rinqo čte nové e-maily přes IMAP, zpracovává je hostované v EU na Hetzner Německo a odpověď posílá zpět přes SMTP. Volitelně: původní e-mail zůstane v doručené poště označený jako „přečtený“ a odpověď AI zůstane jako koncept ke schválení, dokud si budujete důvěru.

Znalostní báze + logika eskalace

Znalostní báze se jednorázově naplní z vašeho webu, vašich FAQ a vašich dokumentů (PDF, DOCX, Markdown). Aktualizace se ihned projeví ve všech budoucích odpovědích, žádné přetrénování není potřeba. Logika eskalace u každého příchozího e-mailu kontroluje spouštěcí vzory: klíčová slova (stížnost, právní, urgentní, advokát), skóre sentimentu (velmi negativní), třídu záležitosti (složitá, více témat) nebo výslovnou žádost o osobní kontakt („Chci s vámi mluvit osobně“). Pokud se spouštěč naplní, e-mail se nezodpoví, ale se shrnutím záležitosti a důvodem eskalace se předá vám.

EU AI Act čl. 50, transparentnost u e-mailových odpovědí

Od 02.08.2026 ukládá článek 50 nařízení EU o AI každému poskytovateli, který odesílá odpovědi od AI koncovým zákazníkům, povinnost jednoznačného upozornění. Pro e-mail to konkrétně znamená: každá odpověď odeslaná AI musí v patičce obsahovat informaci, že odpověď napsala AI. rinqo to dělá standardně: každý odeslaný e-mail nese malou, nevtíravou informaci v patičce, přizpůsobitelnou v textu i umístění. U eskalovaných e-mailů (zodpovězených osobně vámi) informace automaticky odpadá. Soulad tak není otázkou konfigurace, ale výchozí stav.

Ceny + příklad ROI

rinqo Starter od 99 € bez DPH/měsíc (500 kreditů, 1 kredit = 2 e-maily). U typické malé firmy se 100 e-maily denně (60 % rutina = 60 zodpovězeno AI) to odpovídá 30 kreditům/den, tedy ~750 kreditům/měsíc, plán Pro za 349 €/měsíc (2.000 kreditů). Úspora času: 60 odpovědí AI × 3 min = 3 hodiny denně. Při hrubé mzdě 60.000 € odpovídají 3 hodiny ~600 € za den, 12.000 € za měsíc. Faktor ROI 34× při standardním nastavení.

E-mailové šablony s AI, místo ručně udržovaných 50 šablon

Statické e-mailové šablony jsou klasický pokus škálovat e-mailové odpovědi: textový blok na každou záležitost, ručně zkopírovat, ručně upravit. Funguje pro tři záležitosti, selhává od třiceti. E-mailový asistent rinqo nahrazuje koncept šablon: místo pevných bloků generuje AI na každý e-mail specifickou odpověď z vaší znalostní báze. Žádná údržba šablon, žádné kopírování, žádná zastaralá odpověď. Kdo přesto potřebuje pevné bloky (potvrzení faktury, připomínka termínu, standardní informace o odeslání), může šablony uložit jako „preferovanou odpověď“ – AI je použije jako základ a upraví jen detaily specifické pro daný kontext.

• Dynamické odpovědi místo 50 statických šablon
• Hybridní režim: šablony jako základ odpovědi, AI doplní kontext
• Aktualizace znalostní báze se ihned projeví ve všech odpovědích
• Žádná režie údržby u každé varianty šablony

Odpovídat na e-maily automaticky, bez obecných automatických odpovědí

„Jsem na dovolené“ nebo „Ozveme se do 24 hodin“: klasické automatické odpovědi žádnou záležitost nevyřeší, jen ji odloží. rinqo automatizuje skutečnou odpověď: rozpoznat záležitost, dotázat se znalostní báze, formulovat konkrétní odpověď, případ uzavřít. Příklad daňové kanceláře: klientka se ptá na stav přiznání k DPH. Klasická automatická odpověď napíše „Ozveme se“ – klientka čeká dál. rinqo odpoví konkrétně: „Přiznání k DPH za Q3 je podáno (15.10.), výměr ještě čeká. Nejbližší lhůta Q4: 10.02.“ Záležitost je vyřízena, klientka v klidu a vy nemusíte dělat nic. U stížností, právních témat nebo nových mandátů zůstává eskalace na člověka výchozím stavem – AI obsluhuje jen to, co bezpečně zvládá.

AI schránky pro Outlook a spol., autonomní místo konceptu

Asistenti kancelářských balíků e-mailové odpovědi předformulují. Odeslání zůstává ruční, schránka po schránce, s licencí na osobu. rinqo řeší stejný případ užití jinak: připojení IMAP/SMTP k vaší stávající schránce (Office365, Exchange nebo libovolný jiný poskytovatel), zpracování na Hetzner Německo, AI modely se smluvně zaručeným zpracováním dat v EU (EU Data Boundary). Standardní dotazy agent zodpoví autonomně, složité případy eskaluje s kontextem k vám. Jedna licence pro celý tým, ne na schránku. Jde-li o asistenční funkce vlastní danému balíku (koncepty kalendáře, poznámky ze schůzek), zůstává asistent vašeho kancelářského balíku přímějším řešením – jde-li o automatické e-mailové odpovědi, je rinqo tou správnou cestou.

Co k tomu říká obor

Skutečné bolestivé věty z fór malých a středních firem v regionu DACH. Hlavní vzorec: nahromaděné e-maily vedou ke zlobě klientů a promeškaným lhůtám, přesně ten případ užití, který e-mailový asistent s AI řeší.

• „ale on se prostě 2 týdny vůbec neozývá a nikdy není k zastižení“, klient Rotzeplom o svém daňovém poradci, sellerforum.de, 28.07.2022
• „Za rok 2022 zatím nebylo podáno ani jedno přiznání k DPH“, klient xMerchant o skluzu daňového poradce, sellerforum.de, 29.07.2022
• „zkrátka se otevřelo strašně moc rozdělané práce“, klient Wollomo o přetížení daňového poradce, sellerforum.de, 31.07.2022