AI asistent, který zná tvou firmu.

Co je AI asistent?

AI asistent je software, který rozumí otázkám v přirozeném jazyce a odpovídá na ně. Napíšeš, co chceš vědět, asistent odpoví v sekundách. Za tím pracuje jazykový model, který textům rozumí, shrnuje je a formuluje. Rozhodující je znalostní báze. Spotřebitelští asistenti jsou natrénováni na veřejných internetových datech. Na obecné otázky odpovídají dobře, ale neznají ani tvůj ceník, ani tvá pravidla dovolené. Firemní AI asistent je postaven jinak. Je propojen s tvými firemními znalostmi, u rinqo přes centrální znalostní strom z obsahu webu a nahraných PDF. Na otázku „Jak u nás probíhá reklamace?“ odpoví tvým procesem, ne internetovou definicí. Každá odpověď nese uvedení zdroje, vidíš, z kterého dokumentu informace pochází. Druhý rozdíl je právní. Spotřebitelské nástroje běží většinou na infrastruktuře USA, bez smlouvy o zpracování pro tvou firmu. Firemní asistent potřebuje tři věci: hosting v EU, smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR a příslib, že tvá data nejdou do trénování modelu. rinqo splňuje všechny tři body, datová centra Hetzner v Německu, smlouva o zpracování v ceně, žádné trénování na zákaznických datech. Stručně: spotřebitelský asistent zná internet. Firemní AI asistent zná tvou firmu, a doloží to.

Co umí AI asistent s firemními znalostmi

AI asistent s firemními znalostmi odpovídá na otázky, které jinak běhají napříč týmem. Noví zaměstnanci se už neptají kolegyně u vedlejšího stolu, ale asistenta: jak požádám o dovolenou, kde leží šablona nabídky, kdo je zodpovědný za ochranu údajů. Asistent odpoví v sekundách a uvede zdroj, například onboardingové PDF nebo naimportovanou procesní stránku. To odlehčí zkušeným zaměstnancům, kteří jinak odpovídají na stejné otázky podesáté. Procesní znalosti jsou druhý velký případ užití. Jak probíhá reklamace, jaké kroky má příjem zakázky, co platí u storna: asistent zná dokumentované postupy a reprodukuje je strukturovaně. Protože všechny odpovědi pocházejí ze stejného znalostního stromu, dostane každá osoba stejnou aktuální informaci, ne tři varianty ze tří hlav. Uvedení zdroje činí každou odpověď ověřitelnou. Pokud je v dokumentu něco nesprávného, hned to vidíš a opravíš dokument, ne asistenta. Tak se znalostní báze časem zlepšuje, místo aby se zhoršovala. Asistent rozumí 17+ jazykům s automatickým rozpoznáním. Polsky mluvící odborník se zeptá polsky a dostane odpověď ze stejných českých dokumentů.

• Onboarding: žádost o dovolenou, šablony, zodpovědnosti, bez vyrušování kolegů
• Procesní znalosti: reklamace, příjem zakázky, storno, strukturovaně a aktuálně
• Uvedení zdroje: každá odpověď s odkazem na zdrojový dokument
• 17+ jazyků: automatické rozpoznání, jeden stav znalostí pro všechny

Zajistit znalosti dřív, než odejdou

AI asistent zajišťuje znalosti, které jinak s lidmi opouštějí firmu. Tři situace potkají každou malou a střední firmu: odchod do důchodu, výpověď, zástup. Při odchodu do důchodu je případ nejjasnější. Když odejde dlouholetá kolegyně, odcházejí s ní často zvláštní případy, historie zákazníků a fígle. Cesta proti tomu je nenápadná: znalosti zdokumentovat, jako PDF nahrát do znalostního stromu, otestovat. Od té chvíle asistent odpovídá na otázky, na které dřív uměla odpovědět jen jedna osoba, s uvedením zdroje na dokument. Při výpovědi je časový tlak vyšší, princip zůstává stejný. V předávací fázi dokumenty stejně vznikají, ve znalostním stromu jsou dotazovatelné místo odložené. Složka na disku neodpovídá na otázky, AI asistent ano. Třetí případ je nejčastější: zástup při nemoci nebo dovolené. Zástup přistupuje ke stejnému stavu znalostí jako zastupovaná osoba, místo aby se prohledával schránkami a úložišti. Otázky jako „Jaké podmínky má zákazník X?“ nebo „Jak probíhá měsíční vyúčtování?“ zodpoví asistent z dokumentovaných podkladů. Vedlejší efekt se týká všech tří případů: dokumentace dostane viditelný užitek. Co leží ve znalostním stromu, se denně dotazuje, mezery jsou nápadné a zaplní se. Znalosti, které leží ve znalostním stromu, nedají výpověď.

Ochrana údajů u AI asistenta

Firemní AI asistent musí splňovat tři požadavky ochrany údajů: hosting v EU, smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR a žádné trénování na tvých datech. rinqo splňuje všechny tři. Hosting běží v datových centrech Hetzner ve Falkensteinu a Nürnbergu, certifikovaných podle ISO 27001:2022. Zpracování jazykového modelu běží smluvně zaručeně v rámci EU. Na zákaznická data se netrénuje žádný model, tvé dokumenty zůstávají tvými dokumenty. Jako failover je připraven čistě evropský záložní poskytovatel, jako opt-in, vy rozhoduješ, zda je aktivní. Smlouva o zpracování podle čl. 28 GDPR je k dispozici. K tomu se přidává nařízení EU o AI 2024/1689. Čl. 4 (kompetence v oblasti AI) platí již od 02. února 2025, kdo nasazuje AI ve firmě, podporuje kompetence v oblasti AI u zaměstnanců, kteří s ní pracují. Čl. 50 (povinnost transparentnosti) platí od 02. srpna 2026: osoby musí být při kontaktu s AI o tom informovány. Pokuty při porušení: až 15 mil. € nebo 3 % celosvětového ročního obratu, u malých a středních firem nižší z obou částek. rinqo aktivuje informování standardně. V chatu a v e-mailech ho vypnout nejde, u telefonu je součástí uvítání, jehož znění upravuješ ty. Pro tebe to znamená: základy souladu jsou součástí platformy, ne tvůj projekt. Udržuješ znalosti, ne právní texty.

Nastavení AI asistenta: postup

První nastavení AI asistenta probíhá u rinqo z naší strany. Postup: založit účet, zadat adresu webu, rinqo obsah automaticky načte a postaví z něj znalostní strom. Poté nahraješ PDF, ceníky, onboardingové podklady, procesní dokumenty. Pak testuješ: polož deset otázek, které se ve tvém týmu vyskytují nejčastěji, a prověř odpovědi i se zdroji. Pokud něco chybí, doplníš příslušný dokument, další odpověď sedí. Znalostní strom je založen společně. Co udržuješ pro osobního agenta, využívají i telefonní agent, chatovací agent na tvém webu a e-mailový agent ve schránce. Znalostní bázi stavíš jednou a napájíš tím každý kanál. Kalendář (Google, Outlook nebo CalDAV), REST API a webhooky si nastavíš sám. CRM a účetnictví (HubSpot, sevdesk, lexoffice) nebo projektové nástroje (Linear, Jira) propojíme na přání. Žádná minimální doba, žádná licence na uživatele.