Ένα μήνυμα απουσίας έχει έναν σκοπό: να πει στην άλλη πλευρά ότι αυτή τη στιγμή κανείς δεν διαβάζει, και πού αλλού μπορεί να απευθυνθεί. Γράφεται γρήγορα. Παρ’ όλα αυτά, τα περισσότερα μηνύματα είναι είτε πολύ μακροσκελή, είτε πολύ αόριστα, είτε χωρίς πραγματική εναλλακτική.
Τρία πρότυπα που αρκούν
Τα καλά μηνύματα απουσίας έχουν τον ίδιο σκελετό: διάστημα, αναπληρωτής, επιστροφή. Χωρίς πάθος, χωρίς απολογία.
„Έως τις 4 Αυγούστου δεν είμαι διαθέσιμος. Σε επείγουσες περιπτώσεις θα σε βοηθήσει η Anna Berger, anna.berger@firma.de. Από τις 5 Αυγούστου είμαι πίσω και επικοινωνώ.“
„Αυτή τη στιγμή απουσιάζω. Το μήνυμά σου δεν προωθείται. Απευθύσου στην ομάδα μας στο team@firma.de, όπου θα σε βοηθήσουν γρήγορα.“
„Το email σου έφτασε. Επεξεργάζομαι τα μηνύματα μία φορά την ημέρα και επικοινωνώ εντός 24 ωρών. Αν είναι επείγον, κάλεσε ελεύθερα: 0761 1234567.“
Γιατί το μήνυμα δεν λύνει το πρόβλημα
Ένα μήνυμα απουσίας αναβάλλει. Λέει: όχι τώρα. Για το άτομο στην άλλη πλευρά αυτό σημαίνει να περιμένει ή να ρωτήσει αλλού. Σε ένα εσωτερικό ερώτημα μεταξύ συναδέλφων είναι ανεκτό. Σε ένα αίτημα από κάποιον που θέλει να αγοράσει ή να κλείσει ραντεβού, βγαίνει ακριβό. Όποιος ζητά προσφορά και λαμβάνει τρεις μέρες ένα αυτόματο μήνυμα, ως τότε έχει την προσφορά του αλλού.
Ο αναπληρωτής στο κείμενο είναι μισή λύση, αν το άτομο που αναφέρεται έχει πράγματι χρόνο και γνωρίζει την υπόθεση. Συχνά δεν ισχύει ένα από τα δύο. Τότε το μήνυμα προωθεί το αίτημα στο επόμενο υπερφορτωμένο άτομο, το οποίο στο τέλος γράφει το δικό του μήνυμα.
Το μήνυμα που διεκπεραιώνει το ζήτημα
Πιο ενδιαφέρον από ένα μήνυμα που αναβάλλει είναι ένα που απαντά. Ακριβώς αυτό κάνει ο πράκτορας email του rinqo. Βρίσκεται στα εισερχόμενά σου και απαντά στα εισερχόμενα αιτήματα από την αποθηκευμένη γνώση της εταιρείας σου, όσο λείπεις. Όχι με μια τυποποιημένη φράση, αλλά με την πραγματική απάντηση στην ερώτηση: ωράριο, όροι, διαθεσιμότητα, το επόμενο ελεύθερο ραντεβού.
Ό,τι δεν μπορεί να απαντήσει το ίδιο, το ταξινομεί και το επισημαίνει, ώστε μετά την επιστροφή σου να μη βρεθείς μπροστά σε 200 αδιάβαστα email, αλλά σε μια τακτοποιημένη λίστα. Και επειδή χρησιμοποιεί την ίδια βάση γνώσης με τον τηλεφωνικό και τον πράκτορα συνομιλίας σου, η απάντησή του είναι η ίδια όπως παντού αλλού. Μία αλήθεια, όχι τρεις εκδοχές.
Για μια δεκαπενθήμερη άδεια με αναπλήρωση στην ομάδα αρκεί ένα από τα πρότυπα παραπάνω. Αν τα εισερχόμενά σου είναι το σημείο συμφόρησης όλο τον χρόνο, το καλύτερο ερώτημα δεν είναι πώς ακούγεται το μήνυμα, αλλά αν χρειάζεται καν.
