Ένας βοηθός AI που γνωρίζει την επιχείρησή σας.

Τι είναι ένας βοηθός AI;

Ένας βοηθός AI είναι ένα λογισμικό που κατανοεί και απαντά σε ερωτήσεις σε φυσική γλώσσα. Γράφετε τι θέλετε να μάθετε, ο βοηθός απαντά σε δευτερόλεπτα. Από πίσω εργάζεται ένα γλωσσικό μοντέλο που κατανοεί, συνοψίζει και διατυπώνει κείμενα. Καθοριστική είναι η βάση γνώσης. Οι καταναλωτικοί βοηθοί είναι εκπαιδευμένοι σε δημόσια δεδομένα του διαδικτύου. Απαντούν καλά σε γενικές ερωτήσεις, δεν γνωρίζουν όμως ούτε τον τιμοκατάλογό σας ούτε τη ρύθμιση αδειών σας. Ένας εταιρικός βοηθός AI είναι διαφορετικά δομημένος. Είναι συνδεδεμένος με τη γνώση της εταιρείας σας, στη rinqo μέσω ενός κεντρικού δέντρου γνώσης από περιεχόμενο ιστοτόπου και μεταφορτωμένα PDF. Στην ερώτηση «Πώς γίνεται σε εμάς ένα παράπονο;» απαντά με τη δική σας διαδικασία, όχι με έναν ορισμό του διαδικτύου. Κάθε απάντηση φέρει μια αναφορά πηγής, βλέπετε από ποιο έγγραφο προέρχεται η πληροφορία. Η δεύτερη διαφορά είναι νομική. Τα καταναλωτικά εργαλεία τρέχουν συνήθως σε αμερικανική υποδομή, χωρίς σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων για την επιχείρησή σας. Ένας εταιρικός βοηθός χρειάζεται τρία πράγματα: φιλοξενία εντός ΕΕ, μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων κατά το άρθρο 28 του GDPR και τη διαβεβαίωση ότι τα δεδομένα σας δεν καταλήγουν στην εκπαίδευση μοντέλου. Η rinqo εκπληρώνει και τα τρία σημεία, κέντρα δεδομένων Hetzner στη Γερμανία, σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων περιλαμβάνεται, χωρίς εκπαίδευση σε δεδομένα πελατών. Εν συντομία: ένας καταναλωτικός βοηθός γνωρίζει το διαδίκτυο. Ένας εταιρικός βοηθός AI γνωρίζει την επιχείρησή σας, και το τεκμηριώνει.

Τι μπορεί να κάνει ένας βοηθός AI με γνώση της εταιρείας

Ένας βοηθός AI με γνώση της εταιρείας απαντά στις ερωτήσεις που αλλιώς τρέχουν εγκάρσια σε όλη την ομάδα. Οι νέοι εργαζόμενοι δεν ρωτούν πλέον τη συνάδελφο στο διπλανό γραφείο, αλλά τον βοηθό: πώς αιτούμαι άδεια, πού βρίσκεται το υπόδειγμα προσφοράς, ποιος είναι αρμόδιος για την προστασία δεδομένων. Ο βοηθός απαντά σε δευτερόλεπτα και αναφέρει την πηγή, όπως το PDF ενσωμάτωσης ή την εισαγόμενη σελίδα διαδικασίας. Αυτό ανακουφίζει τους έμπειρους εργαζομένους που αλλιώς απαντούν στις ίδιες ερωτήσεις για δέκατη φορά. Η γνώση διαδικασιών είναι η δεύτερη μεγάλη περίπτωση χρήσης. Πώς γίνεται ένα παράπονο, ποια βήματα έχει η λήψη παραγγελίας, τι ισχύει σε ακύρωση: ο βοηθός γνωρίζει τις τεκμηριωμένες διαδικασίες και τις αποδίδει δομημένα. Επειδή όλες οι απαντήσεις προέρχονται από το ίδιο δέντρο γνώσης, κάθε άτομο λαμβάνει την ίδια επίκαιρη πληροφορία, όχι τρεις παραλλαγές από τρία μυαλά. Η αναφορά πηγής κάνει κάθε απάντηση επαληθεύσιμη. Αν κάτι λανθασμένο βρίσκεται στο έγγραφο, το βλέπετε αμέσως και διορθώνετε το έγγραφο, όχι τον βοηθό. Έτσι η βάση γνώσης γίνεται με τον χρόνο καλύτερη αντί για χειρότερη. Ο βοηθός κατανοεί 17 γλώσσες με αυτόματη αναγνώριση. Μια πολωνόφωνη ειδικός ρωτά στα πολωνικά και λαμβάνει την απάντηση από τα ίδια γερμανικά έγγραφα.

• Ενσωμάτωση νέων: αίτηση άδειας, υποδείγματα, αρμοδιότητες, χωρίς να διακόπτετε συναδέλφους
• Γνώση διαδικασιών: παράπονο, λήψη παραγγελίας, ακύρωση, δομημένα και επίκαιρα
• Αναφορά πηγής: κάθε απάντηση με παραπομπή στο έγγραφο προέλευσης
• 17 γλώσσες: αυτόματη αναγνώριση, ένα επίπεδο γνώσης για όλους

Διασφαλίστε τη γνώση, πριν φύγει

Ένας βοηθός AI διασφαλίζει γνώση που αλλιώς εγκαταλείπει την επιχείρηση μαζί με ανθρώπους. Τρεις καταστάσεις αφορούν κάθε ΜμΕ: συνταξιοδότηση, παραίτηση, αναπλήρωση. Στη συνταξιοδότηση η περίπτωση είναι πιο σαφής. Όταν φεύγει η πολύχρονη συνάδελφος, φεύγουν συχνά μαζί της ειδικές περιπτώσεις, ιστορικά πελατών και πρακτικές λεπτομέρειες. Ο δρόμος για την αντιμετώπιση είναι απλός: τεκμηρίωση της γνώσης, φόρτωση ως PDF στο δέντρο γνώσης, δοκιμή. Από τότε ο βοηθός απαντά σε ερωτήσεις που πριν μπορούσε να απαντήσει μόνο ένα άτομο, με αναφορά πηγής στο έγγραφο. Σε μια παραίτηση η χρονική πίεση είναι μεγαλύτερη, η αρχή παραμένει ίδια. Στη φάση της παράδοσης δημιουργούνται έτσι κι αλλιώς έγγραφα, στο δέντρο γνώσης γίνονται αναζητήσιμα αντί για απλώς αρχειοθετημένα. Ένας φάκελος στον δίσκο δεν απαντά σε ερωτήσεις, ένας βοηθός AI ναι. Η τρίτη περίπτωση είναι η συχνότερη: αναπλήρωση σε ασθένεια ή άδεια. Ο αναπληρωτής έχει πρόσβαση στο ίδιο επίπεδο γνώσης με το άτομο που αναπληρώνει, αντί να ψάχνει σε θυρίδες και αρχεία. Ερωτήσεις όπως «Ποιους όρους έχει ο πελάτης X;» ή «Πώς γίνεται η μηνιαία εκκαθάριση;» τις απαντά ο βοηθός από τα τεκμηριωμένα έγγραφα. Η παράπλευρη επίδραση αφορά και τις τρεις περιπτώσεις: η τεκμηρίωση αποκτά ορατό όφελος. Ό,τι βρίσκεται στο δέντρο γνώσης αναζητείται καθημερινά, τα κενά γίνονται αντιληπτά και κλείνουν. Η γνώση που βρίσκεται στο δέντρο γνώσης δεν παραιτείται.

Προστασία δεδομένων στον βοηθό AI

Ένας εταιρικός βοηθός AI πρέπει να εκπληρώνει τρεις απαιτήσεις προστασίας δεδομένων: φιλοξενία εντός ΕΕ, μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων κατά το άρθρο 28 του GDPR και καμία εκπαίδευση στα δεδομένα σας. Η rinqo εκπληρώνει και τις τρεις. Η φιλοξενία τρέχει σε κέντρα δεδομένων της Hetzner στο Φάλκενσταϊν και τη Νυρεμβέργη, πιστοποιημένα κατά ISO 27001:2022. Η επεξεργασία γλωσσικού μοντέλου τρέχει συμβατικά εγγυημένη εντός του EU Data Boundary. Σε δεδομένα πελατών δεν εκπαιδεύεται κανένα μοντέλο, τα έγγραφά σας παραμένουν έγγραφά σας. Ως failover είναι διαθέσιμος ένας αμιγώς ευρωπαϊκός εναλλακτικός πάροχος, ως opt-in, εσείς αποφασίζετε αν είναι ενεργός. Η σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων κατά το άρθρο 28 του GDPR υπάρχει. Προστίθεται ο Κανονισμός AI της ΕΕ 2024/1689. Το άρθρο 4 (επάρκεια στην AI) ισχύει ήδη από τις 02 Φεβρουαρίου 2025, όποιος χρησιμοποιεί AI στην επιχείρηση χρειάζεται μια ελάχιστη τεκμηρίωση της χρήσης. Το άρθρο 50 (υποχρέωση διαφάνειας) ισχύει από τις 02 Αυγούστου 2026: τα άτομα πρέπει να ενημερώνονται κατά την επαφή με μια AI. Πρόστιμα σε περίπτωση παράβασης: έως 15 εκατ. € ή 3 % του παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών. Η rinqo ενεργοποιεί την ενημέρωση από προεπιλογή, τη διατύπωση μπορείτε να την προσαρμόσετε, να την απενεργοποιήσετε δεν γίνεται. Για εσάς αυτό σημαίνει: οι βάσεις της συμμόρφωσης είναι μέρος της πλατφόρμας, όχι δικό σας έργο. Καταχωρίζετε γνώση, όχι νομικά κείμενα.

Στήσιμο βοηθού AI σε 10 λεπτά

Το στήσιμο ενός βοηθού AI διαρκεί στη rinqo περίπου 10 λεπτά, με αυτοεξυπηρέτηση χωρίς ραντεβού συμβουλευτικής. Η ροή: δημιουργία λογαριασμού, εισαγωγή της διεύθυνσης ιστοτόπου, η rinqo διαβάζει αυτόματα το περιεχόμενο και χτίζει από αυτό το δέντρο γνώσης. Στη συνέχεια μεταφορτώνετε PDF, τιμοκαταλόγους, έγγραφα ενσωμάτωσης, έγγραφα διαδικασιών. Έπειτα δοκιμάζετε: κάντε τις δέκα ερωτήσεις που εμφανίζονται συχνότερα στην ομάδα σας, και ελέγξτε τις απαντήσεις μαζί με τις πηγές. Αν λείπει κάτι, συμπληρώνετε το κατάλληλο έγγραφο, η επόμενη απάντηση είναι σωστή. Το δέντρο γνώσης είναι κοινό. Ό,τι καταχωρίζετε για τον προσωπικό πράκτορα, το χρησιμοποιούν και ο πράκτορας τηλεφώνου, ο πράκτορας συνομιλίας στον ιστότοπό σας και ο πράκτορας email στη θυρίδα. Χτίζετε τη βάση γνώσης μία φορά και τροφοδοτείτε με αυτήν τέσσερα κανάλια. Συνδέσεις με ημερολόγιο (Google, Outlook, Cal.com), CRM και λογιστική (HubSpot, sevdesk, lexoffice) ή εργαλεία έργων (Linear, Jira) είναι δυνατές, μαζί με Zapier, Make, n8n, REST API και webhooks. Το στήσιμο το αναλαμβάνουμε εμείς, συνήθως σε λίγες ημέρες. Ως προς την τιμή ξεκινάτε με το τιμολόγιο Starter από 99 € χωρίς ΦΠΑ τον μήνα με 500 credits, προπληρωμένο υπόλοιπο υπάρχει από 20 €. Χωρίς ελάχιστη διάρκεια, χωρίς τηλεφωνική πώληση, χωρίς έργο onboarding.