Το γραφείο μένει συγκεντρωμένο.

Ναι. Ο πράκτορας είναι ένα εργαλείο, συγκρίσιμο με ένα τηλεφωνικό κέντρο ή τη γραμματεία ενός γραφείου. Νομικά τακτοποιείται μέσω του § 62a StBerG (χρήση παρόχων υπηρεσιών) σε συνδυασμό με το § 203 StGB: η rinqo είναι εκτελών την επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 28 του ΓΚΠΔ, και η σύμβαση επεξεργασίας κατ’ εντολή περιέχει την επίσημη δέσμευση εχεμύθειας της rinqo και όλων των συμμετεχόντων προσώπων σύμφωνα με το § 203 παρ. 4 StGB, ακριβώς το έγγραφο που απαιτεί ο κώδικας δεοντολογίας σου για εξωτερικούς παρόχους. Το υπόδειγμα της σύμβασης το λαμβάνεις για έλεγχο πριν από τη σύναψη.

Όχι απευθείας μέσω API (οι πάροχοι το ανοίγουν μόνο περιορισμένα). Ωστόσο, ο πράκτορας δουλεύει με τη δική σου γνώση: ημερολόγιο προθεσμιών, λίστα εντολέων, κατάσταση παραστατικών ως εξαγωγή. Για το κλείσιμο ραντεβού χρησιμοποιούμε Google, Outlook ή ημερολόγιο με πρόσβαση CalDAV.

Συντηρητικά: λεπτομέρειες που αφορούν συγκεκριμένη εντολή, υπόλοιπα, πράξεις προσδιορισμού φόρου, εξατομικευμένη κατάσταση παραστατικών, ο πράκτορας κατ’ αρχήν δεν τις δίνει στο τηλέφωνο, καθώς ένας αριθμός εντολέα από μόνος του δεν αποτελεί ασφαλή ταυτοποίηση. Απαντά σε γενικά θέματα (προθεσμίες, λίστες εγγράφων, ώρες λειτουργίας), κλείνει ραντεβού και καταγράφει τα αιτήματα με δομή· τις εξατομικευμένες πληροφορίες τις δίνει το γραφείο σου με επιστροφή κλήσης στον καταχωρημένο αριθμό. Το γραφείο διατηρεί τον έλεγχο.

Ειλικρινής υπολογισμός: εκτός σεζόν ένας μέσος όγκος συνήθως αρκεί. Στη σεζόν των προθεσμιών, με 80–120 κλήσεις την ημέρα, τον ξεπερνάς και για αυτούς τους μήνες συμπληρώνεις. Ακόμη και η αιχμή της σεζόν μένει πολύ κάτω από το κόστος ενός επιπλέον ατόμου στο τηλέφωνο.

Ναι. Διατυπώνεις ο ίδιος τις φράσεις που αφορούν το γραφείο σου (χαιρετισμό, κλείσιμο, τυπικές απαντήσεις) και ανεβάζεις τις συχνές ερωτήσεις για προθεσμίες ως PDF. Οι αλλαγές είναι ενεργές μέσα σε δευτερόλεπτα.

Η rinqo είναι σχεδιασμένη ως ένα επίπεδο επικοινωνίας μπροστά από το λογισμικό του γραφείου σου, δεν αντικαθιστούμε το DATEV, το addison ή το CASA-XL, αλλά παραδίδουμε αξιολογημένα δεδομένα ραντεβού και αιτημάτων στο υπάρχον σύστημά σου. Η απευθείας πρόσβαση μέσω API στο DATEV ή στο addison είναι περιορισμένη (οι πάροχοι το ανοίγουν μόνο σε συνεργάτες), ο συνηθισμένος τρόπος παράδοσης είναι Google, Outlook ή ημερολόγιο με πρόσβαση CalDAV για τα ραντεβού, συν ένα δομημένο email με τη σύνοψη του αιτήματος στον αρμόδιο σύμβουλο. Οι πύλες εντολέων CASA-XL και Telis μπορούν να συμπληρωθούν μέσω webhook, ώστε οι εντολείς που ρωτούν στο τηλέφωνο για την κατάσταση ενός παραστατικού ή για μια προθεσμία να λαμβάνουν αμέσως τις σωστές πληροφορίες, χωρίς να χρειάζεται κάποιος από την υπηρεσία να απαντήσει στην κλήση.