AI στην πρόσληψη.

Τι κάνει ο πράκτορας υποδοχής για την πρόσληψή σου

Όταν οι υποψήφιοι σάς καλούν, ο πράκτορας υποδοχής δέχεται τη συνομιλία, ακόμη και εκτός ωρών γραφείου, το σαββατοκύριακο, τις αργίες. Χαιρετά το άτομο που καλεί, ρωτά για τη θέση, απαντά στις πιο συχνές ερωτήσεις από την αγγελία θέσης σου (απαιτήσεις, μισθολογικό εύρος, τοποθεσία, βάρδιες, προθεσμία αίτησης). Αξιολογεί χονδρικά βάσει των ελάχιστων κριτηρίων που καταχωρίζεις (π.χ. ελάχιστη εμπειρία, τόπος κατοικίας εντός 50 km) και, εφόσον πληρούνται, κλείνει ένα ραντεβού στο ημερολόγιο του HR. Στα email αναλαμβάνει ο πράκτορας διαλογής: ταξινομεί τα εισερχόμενα email αιτήσεων ανά θέση, επισημαίνει τις αξιολογημένες αιτήσεις και προωθεί τις σύνθετες περιπτώσεις στην ομάδα σου. Αυτό που κανένας από τους δύο δεν κάνει: να λαμβάνει αποφάσεις επιλογής, να αξιολογεί συνεντεύξεις, να διαπραγματεύεται μισθούς. Αυτές οι αποφάσεις υπόκεινται στο άρθρο 22 του GDPR (αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων) και πρέπει να λαμβάνονται από άνθρωπο. Διατηρείς την κυριαρχία σε κάθε απόφαση προσωπικού, ο πράκτορας υποδοχής και ο πράκτορας διαλογής σάς απαλλάσσουν μόνο από τη ρουτίνα.

Πού σε βοηθά συγκεκριμένα η AI στην πρόσληψη

Η συχνότερη πρόκληση: κλήσεις υποψηφίων εκτός ωρών γραφείου. Οι υποψήφιοι καλούν συχνά το βράδυ ή το σαββατοκύριακο, όταν η ομάδα HR σου δεν είναι διαθέσιμη. Με τον πράκτορα υποδοχής αυτές οι κλήσεις δεν χάνονται: απάντηση 24/7, αξιολόγηση, σύνοψη με email προς το HR. Δεύτερον: απάντηση τυπικών ερωτήσεων στην εποχή αιχμής. Όταν τρέχεις μια καμπάνια πρόσληψης (μαθητεία, πρακτική άσκηση, εποχικό προσωπικό), φτάνουν 50-100 κλήσεις την εβδομάδα. Τις πιο συχνές 5 ερωτήσεις από την αγγελία θέσης σου τις απαντά αυτόματα ο πράκτορας υποδοχής, μόνο οι ειδικές ερωτήσεις καταλήγουν σε εσένα. Τρίτον: κλείσιμο ραντεβού για τις πρώτες συνεντεύξεις. Ο πράκτορας υποδοχής βλέπει το ημερολόγιο του HR (Google Calendar, Outlook ή CalDAV, π.χ. iCloud) και κλείνει απευθείας για τους αξιολογημένους υποψηφίους. Οι υποψήφιοι λαμβάνουν email επιβεβαίωσης με καταχώριση στο ημερολόγιο.

• Κλήσεις υποψηφίων 24/7 με απάντηση τυπικών ερωτήσεων (πράκτορας υποδοχής)
• Κλείσιμο ραντεβού στο ημερολόγιο του HR μέσω Google Calendar / Outlook / ημερολόγιο CalDAV
• Σε συμμόρφωση με το άρθρο 22 του GDPR: καμία απόφαση επιλογής από AI

GDPR και AI Act στην πρόσληψη, τι πρέπει να γνωρίζεις ως επιχείρηση

Η πρόσληψη είναι από πλευράς GDPR ιδιαίτερα ευαίσθητη, τα δεδομένα υποψηφίων είναι εξαιρετικά ευαίσθητα, και οι αυτοματοποιημένες αποφάσεις επιλογής υπόκεινται σε αυστηρή ρύθμιση κατά το άρθρο 22 του GDPR. Πρακτικά αυτό σημαίνει: ένας πράκτορας AI πρόσληψης ΔΕΝ επιτρέπεται να λαμβάνει αποφάσεις επιλογής («Αυτή η αίτηση απορρίπτεται»), αλλά επιτρέπεται να διενεργεί δομημένη προδιαλογή («Αυτή η αίτηση πληροί τα ελάχιστα κριτήρια εμπειρίας και διαθεσιμότητας, γι’ αυτό προτείνονται 3 ραντεβού στο ημερολόγιο του HR»). Η τελική απόφαση πρέπει να λαμβάνεται από άνθρωπο, τεκμηριωμένα και με δυνατότητα ελέγχου. Επιπλέον: το άρθρο 50 του AI Act απαιτεί από τις 02.08.2026 διαφάνεια κατά τη χρήση AI, οι υποψήφιοι πρέπει στην αρχή της κλήσης ή του email να ενημερώνονται με σαφήνεια ότι μιλούν με μια AI. Επιπλέον: το Παράρτημα III του AI Act κατατάσσει τα συστήματα AI στην πρόσληψη υπό ορισμένες προϋποθέσεις ως υψηλού κινδύνου (όταν χρησιμοποιούνται για αποφάσεις πρόσληψης, όχι μόνο για διαλογή). Η rinqo τοποθετείται με συνέπεια ως εργαλείο διαλογής, όχι ως εργαλείο απόφασης, έτσι εμπίπτουμε στις χαμηλότερες υποχρεώσεις διαφάνειας του άρθρου 50, όχι στις αυστηρές υποχρεώσεις υψηλού κινδύνου του Παραρτήματος III. Επιπλέον: η φιλοξενία στη Hetzner Γερμανία σημαίνει ότι τα δεδομένα υποψηφίων παραμένουν εντός ΕΕ, με επεξεργασία εντός της ΕΕ με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων κατά το άρθρο 28 του GDPR.

Πώς η rinqo εντάσσεται στη σουίτα HR σου

Αν χρησιμοποιείς ήδη Personio, SAP SuccessFactors ή Workday, η rinqo δεν αντικαθιστά τίποτα από αυτά. Η σουίτα HR σου συνεχίζει να διαχειρίζεται την καθαυτό ροή εργασιών πρόσληψης: αγγελία θέσης, κατάσταση pipeline υποψηφίων, διαχείριση απαιτήσεων, ροές εργασιών ενσωμάτωσης. Η rinqo εργάζεται πριν από το pipeline, στην πρώτη επαφή με τους υποψηφίους. Αν κάποιος καλέσει με «Ποια εμπειρία αναμένεται ακριβώς;», ο πράκτορας υποδοχής απαντά από την αγγελία θέσης, αξιολογεί χονδρικά, κλείνει ραντεβού πρώτης συνέντευξης στο ημερολόγιο του HR σου εφόσον πληρούνται τα ελάχιστα κριτήρια. Τα δομημένα δεδομένα υποψηφίων (όνομα, επαφή, θέση υποψηφιότητας, αξιολογημένα κριτήρια, κλεισμένο ραντεβού) τα παραδίδει η rinqo μέσω webhook ή εξαγωγής CSV στη σουίτα HR σου. Έτσι μειώνεις σημαντικά τον φόρτο του HR πριν από το pipeline, χωρίς να αλλάξεις τα υφιστάμενα εργαλεία σου. Απευθείας ενσωματώσεις με σουίτες HR της περιοχής DACH βρίσκονται υπό προετοιμασία, έως τότε η σύνδεση γίνεται μέσω webhook και εξαγωγής CSV, κάτι που υποστηρίζεται από όλες τις συνηθισμένες σουίτες HR.

Έτσι στήνεις τη rinqo για πρόσληψη

Τη ρύθμιση την αναλαμβάνουμε εμείς. Βήμα ένα: εισάγεις τις ανοιχτές αγγελίες θέσεών σου ως βάση γνώσης (PDF, Word, URL ιστοσελίδας). Ο πράκτορας υποδοχής κατανοεί τη θέση, τις απαιτήσεις, το μισθολογικό εύρος και την τοποθεσία. Βήμα δύο: καταχωρίζεις ελάχιστα κριτήρια για κάθε θέση (π.χ. «Τουλάχιστον 3 χρόνια εμπειρίας στον τομέα X» ή «Τόπος κατοικίας εντός 50 km από την τοποθεσία»). Ο πράκτορας χρησιμοποιεί αυτά τα κριτήρια για τη χονδρική προδιαλογή. Βήμα τρία: συνδέεις το ημερολόγιο του HR σου (Google Ημερολόγιο, Outlook ή CalDAV, π.χ. iCloud) και ορίζεις διαστήματα ραντεβού. Βήμα τέσσερα: δημοσιεύεις έναν δικό σου αριθμό τηλεφώνου για κλήσεις υποψηφίων στις αγγελίες θέσεών σου, που πηγαίνει απευθείας στον πράκτορα υποδοχής. Από την πρώτη μέρα ο πράκτορας απαντά σε κλήσεις, απαντά σε τυπικές ερωτήσεις, αξιολογεί χονδρικά, κλείνει ραντεβού. Προαιρετικά: ένα widget συνομιλίας στη σελίδα καριέρας σου (πράκτορας υποδοχής / συνομιλία) και/ή ένας πράκτορας διαλογής για email αιτήσεων. Όλα τα κανάλια μοιράζονται την ίδια βάση γνώσης, οι υποψήφιοι λαμβάνουν στο τηλέφωνο, στη συνομιλία ή μέσω email την ίδια απάντηση. Η ενημέρωση κατά τον AI Act είναι ενεργή από προεπιλογή, η σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων υπάρχει κατά τη σύναψη.