AI στην πρόσληψη.

Τι κάνει ο πράκτορας υποδοχής για την πρόσληψή σου

Όταν σε καλούν υποψήφιοι, ο πράκτορας υποδοχής απαντά στην κλήση, ακόμη και εκτός ωρών γραφείου, το σαββατοκύριακο, τις αργίες. Χαιρετά το άτομο που καλεί, ρωτά για ποια θέση πρόκειται και απαντά στις πιο συχνές ερωτήσεις από την αγγελία θέσης σου (απαιτήσεις, μισθολογικό εύρος, τοποθεσία, βάρδιες, προθεσμία αίτησης). Καταγράφει όνομα, στοιχεία επικοινωνίας και θέση υποψηφιότητας και, αν το θέλει ο υποψήφιος, κλείνει ραντεβού στο ημερολόγιο του HR. Στα email ο πράκτορας email απαντά σε διευκρινιστικές ερωτήσεις και προωθεί κάθε αίτηση με τα συνημμένα της στην ομάδα σου. Αυτό που δεν κάνει κανένας από τους δύο: να αξιολογεί, να ταξινομεί ή να απορρίπτει αιτήσεις, να κρίνει συνεντεύξεις, να διαπραγματεύεται μισθούς. Αυτά μένουν στην ομάδα σου. Κρατάς τον έλεγχο σε κάθε απόφαση προσωπικού, οι πράκτορες σε απαλλάσσουν μόνο από τη ρουτίνα.

Πού σε βοηθά συγκεκριμένα η AI στην πρόσληψη

Η συχνότερη πρόκληση: κλήσεις υποψηφίων εκτός ωρών γραφείου. Οι υποψήφιοι καλούν συχνά το βράδυ ή το σαββατοκύριακο, όταν η ομάδα HR σου δεν είναι διαθέσιμη. Με τον πράκτορα υποδοχής αυτές οι κλήσεις δεν χάνονται: απάντηση όλο το εικοσιτετράωρο, απαντήσεις στις ερωτήσεις, σύνοψη με email προς το HR. Δεύτερον: τυπικές ερωτήσεις στην περίοδο αιχμής. Όταν τρέχεις μια καμπάνια πρόσληψης (μαθητεία, πρακτική άσκηση, εποχικό προσωπικό), έρχονται πολλές κλήσεις σε λίγο χρόνο. Τις πιο συχνές ερωτήσεις από την αγγελία σου τις απαντά ο πράκτορας υποδοχής, μόνο οι ειδικές ερωτήσεις φτάνουν σε σένα. Τρίτον: αιτήσεις μέσω email. Ο πράκτορας email επιβεβαιώνει την παραλαβή, απαντά σε διευκρινιστικές ερωτήσεις και δίνει κάθε αίτηση ολόκληρη στην ομάδα σου, χωρίς να την αξιολογεί. Τέταρτον: κλείσιμο ραντεβού για πρώτες συναντήσεις. Ο πράκτορας υποδοχής βλέπει το ημερολόγιο του HR (Google Calendar, Outlook ή CalDAV, π.χ. iCloud) και κλείνει απευθείας. Οι υποψήφιοι λαμβάνουν email επιβεβαίωσης με καταχώριση ημερολογίου. Πέμπτον: υπενθύμιση πριν από το ραντεβού. Την προηγούμενη μέρα ο πράκτορας υπενθυμίζει τη συνάντηση που έχει κλειστεί, με δυνατότητα επιβεβαίωσης, μετάθεσης ή ακύρωσης.

• Κλήσεις υποψηφίων όλο το εικοσιτετράωρο με απαντήσεις στις τυπικές ερωτήσεις (πράκτορας υποδοχής)
• Κλείσιμο ραντεβού στο ημερολόγιο του HR μέσω Google Calendar / Outlook / ημερολόγιο CalDAV
• Καμία αξιολόγηση και καμία προεπιλογή από AI, κάθε αίτηση τη βλέπει η ομάδα σου

GDPR και AI Act στην πρόσληψη, τι πρέπει να γνωρίζεις ως επιχείρηση

Η πρόσληψη είναι νομικά ιδιαίτερα ευαίσθητη. Τα δεδομένα των υποψηφίων είναι ευαίσθητα, και οι αυτοματοποιημένες αποφάσεις περιορίζονται αυστηρά από το άρθρο 22 του GDPR. Ο Κανονισμός AI κατατάσσει στο Παράρτημα III σημείο 4 στοιχείο α ως υψηλού κινδύνου τα συστήματα AI που χρησιμοποιούνται για την πρόσληψη ή την επιλογή, ρητά και για την ανάλυση και το φιλτράρισμα αιτήσεων και την αξιολόγηση υποψηφίων. Γι’ αυτό η rinqo τραβά μια σαφή γραμμή: οι πράκτορες απαντούν σε ερωτήσεις, παραλαμβάνουν δικαιολογητικά και κλείνουν ραντεβού. Δεν αξιολογούν, δεν φιλτράρουν και δεν ταξινομούν αιτήσεις, κάτι που αποκλείουν και οι Γενικοί Όροι μας. Προστίθεται το άρθρο 50 του Κανονισμού AI: οι υποψήφιοι πρέπει να μαθαίνουν το αργότερο στην πρώτη επαφή ότι μιλούν με μια AI. Στη rinqo αυτή η επισήμανση είναι ρυθμισμένη εξαρχής. Τα δεδομένα βρίσκονται σε διακομιστές στη Γερμανία και υποβάλλονται σε επεξεργασία εντός ΕΕ, με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων κατά το άρθρο 28 του GDPR.

Πώς η rinqo εντάσσεται στη σουίτα HR σου

Αν χρησιμοποιείς ήδη Personio, SAP SuccessFactors ή Workday, η rinqo δεν αντικαθιστά τίποτα από αυτά. Η σουίτα HR σου συνεχίζει να διαχειρίζεται την κανονική ροή εργασιών πρόσληψης: αγγελία θέσης, pipeline υποψηφίων, ενσωμάτωση. Η rinqo δουλεύει πριν από το pipeline, στην πρώτη επαφή με τους υποψηφίους. Αν κάποιος καλέσει με «Ποια εμπειρία αναμένεται ακριβώς;», ο πράκτορας υποδοχής απαντά από την αγγελία θέσης και, αν ζητηθεί, κλείνει ραντεβού στο ημερολόγιο του HR σου. Τα στοιχεία από τη συνομιλία (όνομα, επαφή, θέση υποψηφιότητας, κλεισμένο ραντεβού) πηγαίνουν μέσω webhook σε ένα σύστημα της επιλογής σου. Έτσι μειώνεις τον φόρτο του HR πριν από το pipeline, χωρίς να αλλάξεις τα υπάρχοντα εργαλεία σου. Μια άμεση σύνδεση με τη σουίτα HR σου τη στήνουμε μαζί σου.

Έτσι στήνεις τη rinqo για πρόσληψη

Στη ρύθμιση σε καθοδηγούμε. Βήμα ένα: οι ανοιχτές αγγελίες θέσεών σου μπαίνουν ως γνώση (PDF, Word, URL ιστοσελίδας). Ο πράκτορας υποδοχής γνωρίζει έπειτα τη θέση, τις απαιτήσεις, το μισθολογικό εύρος και την τοποθεσία. Βήμα δύο: ορίζεις τι πηγαίνει στην ομάδα σου, για παράδειγμα κάθε ερώτηση που δεν απαντάται στην αγγελία. Βήμα τρία: συνδέεις το ημερολόγιο του HR (Google Calendar, Outlook ή CalDAV, π.χ. iCloud) και ορίζεις διαστήματα ραντεβού. Βήμα τέσσερα: δημοσιεύεις στις αγγελίες θέσεών σου έναν ξεχωριστό αριθμό τηλεφώνου για κλήσεις υποψηφίων, που πηγαίνει απευθείας στον πράκτορα υποδοχής. Από εκεί και πέρα ο πράκτορας απαντά σε κλήσεις, απαντά σε τυπικές ερωτήσεις και κλείνει ραντεβού. Προαιρετικά: ένα widget συνομιλίας στη σελίδα καριέρας σου και ο πράκτορας email για τα email αιτήσεων. Όλα τα κανάλια μπορούν να χρησιμοποιούν την ίδια γνώση, οι υποψήφιοι παίρνουν την ίδια απάντηση στο τηλέφωνο, στη συνομιλία ή μέσω email. Η επισήμανση AI είναι ρυθμισμένη εξαρχής, τη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων τη συνάπτεις με την εγγραφή.