AI στην πρόσληψη.

Τι κάνει ο πράκτορας υποδοχής για την πρόσληψή σας

Όταν οι υποψήφιοι σάς καλούν, ο πράκτορας υποδοχής δέχεται τη συνομιλία, ακόμη και εκτός ωρών γραφείου, το σαββατοκύριακο, τις αργίες. Χαιρετά το άτομο που καλεί, ρωτά για τη θέση, απαντά στις πιο συχνές ερωτήσεις από την αγγελία θέσης σας (απαιτήσεις, μισθολογικό εύρος, τοποθεσία, βάρδιες, προθεσμία αίτησης). Αξιολογεί χονδρικά βάσει των ελάχιστων κριτηρίων που καταχωρίζετε (π.χ. ελάχιστη εμπειρία, τόπος κατοικίας εντός 50 km) και, εφόσον πληρούνται, κλείνει ένα ραντεβού στο ημερολόγιο του HR. Στα email αναλαμβάνει ο πράκτορας διαλογής: ταξινομεί τα εισερχόμενα email αιτήσεων ανά θέση, επισημαίνει τις αξιολογημένες αιτήσεις και προωθεί τις σύνθετες περιπτώσεις στην ομάδα σας. Αυτό που κανένας από τους δύο δεν κάνει: να λαμβάνει αποφάσεις επιλογής, να αξιολογεί συνεντεύξεις, να διαπραγματεύεται μισθούς. Αυτές οι αποφάσεις υπόκεινται στο άρθρο 22 του GDPR (αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων) και πρέπει να λαμβάνονται από άνθρωπο. Διατηρείτε την κυριαρχία σε κάθε απόφαση προσωπικού, ο πράκτορας υποδοχής και ο πράκτορας διαλογής σάς απαλλάσσουν μόνο από τη ρουτίνα.

Πού σας βοηθά συγκεκριμένα η AI στην πρόσληψη

Ο συχνότερος πόνος: κλήσεις υποψηφίων εκτός ωρών γραφείου. Οι υποψήφιοι καλούν συχνά το βράδυ ή το σαββατοκύριακο, όταν η ομάδα HR σας δεν είναι διαθέσιμη. Με τον πράκτορα υποδοχής αυτές οι κλήσεις δεν χάνονται: απάντηση 24/7, αξιολόγηση, σύνοψη με email προς το HR. Δεύτερον: απάντηση τυπικών ερωτήσεων στην εποχή αιχμής. Όταν τρέχετε μια καμπάνια πρόσληψης (μαθητεία, πρακτική άσκηση, εποχικό προσωπικό), φτάνουν 50-100 κλήσεις την εβδομάδα. Τις πιο συχνές 5 ερωτήσεις από την αγγελία θέσης σας τις απαντά αυτόματα ο πράκτορας υποδοχής, μόνο οι ειδικές ερωτήσεις καταλήγουν σε εσάς. Τρίτον: διαλογή σε υψηλό όγκο αιτήσεων. Σε 200+ αιτήσεις ανά θέση, ο πράκτορας διαλογής φιλτράρει χονδρικά σύμφωνα με τα ελάχιστα κριτήριά σας, η ομάδα HR σας βλέπει μόνο τις αξιολογημένες αιτήσεις. Τέταρτον: κλείσιμο ραντεβού για τις πρώτες συνεντεύξεις. Ο πράκτορας υποδοχής βλέπει το ημερολόγιο του HR (Cal.com, Google Calendar, Outlook) και κλείνει απευθείας για τους αξιολογημένους υποψηφίους. Οι υποψήφιοι λαμβάνουν email επιβεβαίωσης με καταχώριση στο ημερολόγιο. Πέμπτον: επανενεργοποίηση υποψηφίων από τη δεξαμενή ταλέντων. Όταν μια νέα θέση ταιριάζει σε ένα προηγούμενο κορυφαίο προφίλ, ο πράκτορας προσέλκυσης μπορεί να επικοινωνήσει προληπτικά με το άτομο.

• Κλήσεις υποψηφίων 24/7 με απάντηση τυπικών ερωτήσεων (πράκτορας υποδοχής)
• Διαλογή σε υψηλό όγκο αιτήσεων (πράκτορας διαλογής)
• Κλείσιμο ραντεβού στο ημερολόγιο του HR μέσω Cal.com / Google Calendar / Outlook
• Επανενεργοποίηση υποψηφίων από δεξαμενή ταλέντων (πράκτορας προσέλκυσης, προληπτικά εξερχόμενα)
• Σε συμμόρφωση με το άρθρο 22 του GDPR: καμία απόφαση επιλογής από AI

GDPR και AI Act στην πρόσληψη, τι πρέπει να γνωρίζετε ως επιχείρηση

Η πρόσληψη είναι από πλευράς GDPR ιδιαίτερα ευαίσθητη, τα δεδομένα υποψηφίων είναι εξαιρετικά ευαίσθητα, και οι αυτοματοποιημένες αποφάσεις επιλογής υπόκεινται σε αυστηρή ρύθμιση κατά το άρθρο 22 του GDPR. Πρακτικά αυτό σημαίνει: ένας πράκτορας AI πρόσληψης ΔΕΝ επιτρέπεται να λαμβάνει αποφάσεις επιλογής («Αυτή η αίτηση απορρίπτεται»), αλλά επιτρέπεται να διενεργεί δομημένη προδιαλογή («Αυτή η αίτηση πληροί τα ελάχιστα κριτήρια εμπειρίας και διαθεσιμότητας, γι’ αυτό προτείνονται 3 ραντεβού στο ημερολόγιο του HR»). Η τελική απόφαση πρέπει να λαμβάνεται από άνθρωπο, τεκμηριωμένα και με δυνατότητα ελέγχου. Επιπλέον: το άρθρο 50 του AI Act απαιτεί από τις 02.08.2026 διαφάνεια κατά τη χρήση AI, οι υποψήφιοι πρέπει στην αρχή της κλήσης ή του email να ενημερώνονται με σαφήνεια ότι μιλούν με μια AI. Επιπλέον: το Παράρτημα III του AI Act κατατάσσει τα συστήματα AI στην πρόσληψη υπό ορισμένες προϋποθέσεις ως υψηλού κινδύνου (όταν χρησιμοποιούνται για αποφάσεις πρόσληψης, όχι μόνο για διαλογή). Η rinqo τοποθετείται με συνέπεια ως εργαλείο διαλογής, όχι ως εργαλείο απόφασης, έτσι εμπίπτουμε στις χαμηλότερες υποχρεώσεις διαφάνειας του άρθρου 50, όχι στις αυστηρές υποχρεώσεις υψηλού κινδύνου του Παραρτήματος III. Επιπλέον: η φιλοξενία στη Hetzner Γερμανία σημαίνει ότι τα δεδομένα υποψηφίων παραμένουν εντός ΕΕ, με επεξεργασία εντός του EU Data Boundary με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων κατά το άρθρο 28 του GDPR.

Πώς η rinqo εντάσσεται στη σουίτα HR σας

Αν χρησιμοποιείτε ήδη Personio, SAP SuccessFactors ή Workday, η rinqo δεν αντικαθιστά τίποτα από αυτά. Η σουίτα HR σας συνεχίζει να διαχειρίζεται την καθαυτό ροή εργασιών πρόσληψης: αγγελία θέσης, κατάσταση pipeline υποψηφίων, διαχείριση απαιτήσεων, ροές εργασιών ενσωμάτωσης. Η rinqo εργάζεται πριν από το pipeline, στην πρώτη επαφή με τους υποψηφίους. Αν κάποιος καλέσει με «Ποια εμπειρία αναμένεται ακριβώς;», ο πράκτορας υποδοχής απαντά από την αγγελία θέσης, αξιολογεί χονδρικά, κλείνει ραντεβού πρώτης συνέντευξης στο ημερολόγιο του HR σας εφόσον πληρούνται τα ελάχιστα κριτήρια. Τα δομημένα δεδομένα υποψηφίων (όνομα, επαφή, θέση υποψηφιότητας, αξιολογημένα κριτήρια, κλεισμένο ραντεβού) τα παραδίδει η rinqo μέσω webhook ή εξαγωγής CSV στη σουίτα HR σας. Έτσι μειώνετε σημαντικά τον φόρτο του HR πριν από το pipeline, χωρίς να αλλάξετε τα υφιστάμενα εργαλεία σας. Απευθείας ενσωματώσεις με σουίτες HR της περιοχής DACH βρίσκονται υπό προετοιμασία, έως τότε η σύνδεση γίνεται μέσω webhook και εξαγωγής CSV, κάτι που υποστηρίζεται από όλες τις συνηθισμένες σουίτες HR.

Έτσι στήνετε τη rinqo για πρόσληψη

Ρύθμιση κάτω από 10 λεπτά. Βήμα ένα: εισάγετε τις ανοιχτές αγγελίες θέσεών σας ως βάση γνώσης (PDF, Word, URL ιστοσελίδας). Ο πράκτορας υποδοχής κατανοεί τη θέση, τις απαιτήσεις, το μισθολογικό εύρος και την τοποθεσία. Βήμα δύο: καταχωρίζετε ελάχιστα κριτήρια για κάθε θέση (π.χ. «Τουλάχιστον 3 χρόνια εμπειρίας στον τομέα X» ή «Τόπος κατοικίας εντός 50 km από την τοποθεσία»). Ο πράκτορας χρησιμοποιεί αυτά τα κριτήρια για τη χονδρική προδιαλογή. Βήμα τρία: συνδέετε το ημερολόγιο του HR σας (Cal.com, Google Calendar, Outlook) και ορίζετε διαστήματα ραντεβού. Βήμα τέσσερα: δημοσιεύετε έναν δικό σας αριθμό τηλεφώνου για κλήσεις υποψηφίων στις αγγελίες θέσεών σας, που πηγαίνει απευθείας στον πράκτορα υποδοχής. Από την πρώτη μέρα ο πράκτορας απαντά σε κλήσεις, απαντά σε τυπικές ερωτήσεις, αξιολογεί χονδρικά, κλείνει ραντεβού. Προαιρετικά: ένα widget συνομιλίας στη σελίδα καριέρας σας (πράκτορας υποδοχής / συνομιλία) και/ή ένας πράκτορας διαλογής για email αιτήσεων. Όλα τα κανάλια μοιράζονται την ίδια βάση γνώσης, οι υποψήφιοι λαμβάνουν στο τηλέφωνο, στη συνομιλία ή μέσω email την ίδια απάντηση. Η ενημέρωση κατά τον AI Act είναι ενεργή από προεπιλογή, η σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων υπάρχει κατά τη σύναψη.