Chat-Agentprimär
Zimmeranfragen, Concierge-Fragen (Frühstück, Wi-Fi, Anfahrt), Spät-Check-in rund um die Uhr auf der Hotel-Website. Gäste bekommen ihre Antwort direkt auf deiner Website statt über ein Buchungsportal.
Vorlage ansehen
FürHotels und Pensionen
Keine Anfrage bleibt liegen.
Auf jedem Kanal, jederzeit.
Während die Schicht übergeben wird und der Lieferant in der Lobby steht, klingelt das Telefon, eine E-Mail kommt rein, der Website-Chat blinkt. KI-Agenten nehmen Reservierungsanfragen auf und beantworten Zimmer- und Frühstücksfragen wie ein eingespieltes Frontdesk-Team, die Buchung bestätigt deine Rezeption.
Jetzt startenKurz gesagt
Der rinqo-KI-Agent für Hotels nimmt Reservierungsanrufe rund um die Uhr entgegen, nimmt Reservierungsanfragen mit Reisezeitraum, Zimmerkategorie und Personenzahl auf, gibt sie an die Rezeption weiter und beantwortet Gäste-Fragen zu Frühstück, Parkplatz und Check-in-Zeiten. Aus demselben hinterlegten Firmenwissen beantwortet rinqo Anfragen im Chat, über das Web-Formular und im Postfach und gibt dem Team im Betrieb Auskunft.
Die Lage
Die Umsatzsteuerstatistik zählt für 2024 40.158 Beherbergungsbetriebe in Deutschland. Viele Anrufe kommen genau dann, wenn die Rezeption mit Check-in, Check-out und Schichtwechsel ausgelastet ist. Dasselbe hinterlegte Wissen trägt dabei jeden Kanal, den du einschaltest, und beantwortet auch die Fragen, die dein Team sonst weiterreicht.
40.158
Beherbergungsbetriebe in Deutschland, Umsatzsteuerstatistik 2024
Quelle: DEHOGA Bundesverband nach Statistischem Bundesamt 2025Wo es drückt
- Wer zur Mittagszeit oder nach 19 Uhr anruft, landet häufig in der Voicemail.
- Frühstück, Parkplatz, Haustiere, jeden Tag dieselben Fragen.
- Internationale Gäste rufen in fünf Sprachen an, das Frontdesk-Team nicht.
- Saisonale Peaks (Messen, Events) überlasten die Rezeption planbar.
Ein Wissen, alle Kanäle
Wo rinqo für Hotels und Pensionen arbeitet
Telefon-Agent
Spät-Abend-Anrufe nach 22 Uhr, in deiner Hauptsprache und auf Englisch. Reservierungsanfragen vollständig aufgenommen, direkt bei dir statt über ein Portal.
Vorlage ansehenPersönlicher Agent
Housekeeping-Standards, Event-Abläufe, Lieferanten-Infos, jede Schicht fragt den Agenten statt den Schichtleiter. Neues Wissen steht allen zur Verfügung, sobald es eingelesen ist.
Zum AgentenE-Mail-Agent
Beantwortet Buchungs- und Verfügbarkeitsanfragen im Postfach, entwirft Angebots- und Bestätigungs-Mails im Ton, den du vorgibst, und sortiert OTA-Post vor, das Front Office arbeitet die Ausnahmen, nicht den Posteingang.
Zum AgentenMarketing-Agent
Menü-Ankündigungen, Event-Posts und saisonale Angebote für Social Media, im Ton, den du vorgibst. Auch Entwürfe für Antworten auf Gäste-Bewertungen entstehen im Gespräch.
Zum AgentenSo löst rinqo das
Rezeption, die nicht abgehoben werden muss
Der Telefon-Agent nimmt Anrufe an. Anrufende hören eine natürliche Stimme in deiner Hauptsprache oder auf Englisch, ohne Tastenmenü. Das Frontdesk-Team sieht jedes Gespräch mit Transkript im Dashboard und lässt sich Anrufe durchstellen.
Ein Wissen, aus dem alle antworten
Zimmer-Kategorien, Frühstücks-Optionen, Parkplatz-Verfügbarkeit, Haustiere ja/nein, Spa-Zeiten, alles aus deiner Website und einer einseitigen Hausordnung-PDF. Der Agent antwortet daraus und ist angewiesen, nichts hinzuzufügen. Dasselbe gilt für jeden Kanal, den du einschaltest, und für dein Team, das darin nachschlägt statt nachzufragen.
Die Anfrage kommt vollständig an
Anreise, Abreise, Zimmerkategorie, Personen und Kontaktdaten, vorgelesen und bestätigt, landen als Zusammenfassung bei der Rezeption oder per Webhook in deinem Reservierungstool. Hat dein Buchungssystem eine offene Schnittstelle, lässt sich das Nachschlagen von Verfügbarkeiten einrichten. Kartendaten nimmt der Agent nicht entgegen.
Was der Agent erledigt
- Reservierungsanfragen vollständig aufnehmen und an die Rezeption geben
- Änderungswünsche zu bestehenden Buchungen aufnehmen
- Standard-Fragen (Frühstück, Parkplatz, Check-in/-out, WLAN, Haustiere)
- Wegbeschreibung und Ankunfts-Hinweise (Bahnhof, Flughafen)
- Rückrufe von Direktion / Empfangsleitung organisieren
- Anfragen für Spa und Restaurant aufnehmen
- Mehrsprachig: im Chat 17+ Sprachen, am Telefon Hauptsprache und Englisch
- Internes Wissen im Betrieb nachschlagen, statt nachzufragen
- Referenzen und Stellenanzeigen als markentreue Beiträge
Unsere Empfehlung
Hotelgäste rufen außerhalb deiner Hochlast-Fenster an, abends, am Wochenende, in der Mittagsruhe. Der Telefon-Agent fängt genau diese Anrufe ab und macht aus ihnen direkte Anfragen statt Portal-Buchungen. Das Wissen dahinter trägt danach auch die anderen Kanäle und die Fragen im Betrieb.
DSGVO im Hotel
Hotels verarbeiten Gäste-Daten, Pass-Informationen und Zahlungsmittel. Kartendaten nimmt der Agent nicht entgegen, die Zahlung bleibt bei deiner Buchungsstrecke. Anrufdaten werden in der EU verarbeitet.
- Hosting auf deutschen Servern (Hetzner), AVV automatisch beim ersten Login
- Der Agent fragt keine Kartendaten ab, Zahlungen laufen über dein bestehendes System
- Konfigurierbare Lösch-Frist (30/90/180/365 Tage) auf Audio und Transkripte
- Meldegesetz: Datenerfassung am Check-in bleibt manuell, Agent qualifiziert nur
- AI-Act Art. 50: Stimm-Kennzeichnung als KI ab 02.08.2026 ist Pflicht, in der voreingestellten Begrüßung ab Werk
Häufige Fragen
Gründer, rinqo
Gründer von rinqo. Baut ein Unternehmensgedächtnis, in dem das Wissen einer Organisation zusammenläuft und verfügbar bleibt, und die KI-Agenten, die damit arbeiten: am Telefon, im Postfach, im Chat, im Marketing und in weiteren Rollen. Schreibt hier über die Einführung von KI in Unternehmen, über Datenschutz und darüber, was im Betrieb trägt. Entwickelt in Deutschland, verarbeitet in der EU, ohne US-Anbieter.
Zuletzt aktualisiert:
Quellen
Kanal-Tiefe
Speziell der Telefon-Agent für Hotel?
Gesprächsabläufe, Anbindungen und Weiterleitungsregeln, an einem Ort.
Direkt-Buchung statt Booking.com-Provision.
Probier den Hotel-Agenten mit deinen Zimmer-Kategorien, deiner Hausordnung und deinen häufigsten Gästefragen. Dasselbe Wissen beantwortet den Chat, die Anfragen aus Web und Postfach und die Fragen deines Teams.
Jetzt starten