Hotels zahlen für jede Portal-Buchung Provision, während direkte Anrufe zur Mittagszeit oder nach 19 Uhr in der Voicemail landen. Dein Agent geht dran, beantwortet Standard-Fragen aus deinen Unterlagen und nimmt Reservierungsanfragen vollständig auf, damit deine Rezeption sie bestätigen kann.
von Sven Pflüger · Gründer, rinqo·Zuletzt aktualisiert:
Hinweis nach EU AI Act Artikel 50:Beim ersten Klingeln sagt der Agent klar: Du sprichst mit einer KI. Auf Wunsch verbindet er dich sofort mit einem Menschen.So gehen wir mit KI um
Was macht der KI-Telefonassistent für Hotels?
Der KI-Telefonassistent für Hotels nimmt Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet Gäste-Fragen zu Frühstück, Parkplatz und Check-in aus deinen Unterlagen und nimmt Reservierungsanfragen mit Reisezeitraum, Zimmerkategorie und Personenzahl auf. Die Buchung bestätigt deine Rezeption; Kartendaten nimmt der Agent bewusst nicht am Telefon entgegen.
Deutschland-Hosting · ohne US-Konzerne · DSGVO
Deine Daten bleiben in Deutschland. Auch die KI-Verarbeitung bleibt in der EU, ohne US-Anbieter.
In Deutschland gehostet, in der EU verarbeitet
Viele hosten in der EU, schicken die Daten aber an US-Konzerne wie OpenAI. Wir nicht. Anrufe, Transkripte und Wissensdaten liegen verschlüsselt bei Hetzner in Deutschland (Falkenstein, Nürnberg), die KI-Verarbeitung läuft ausschließlich bei europäischen Anbietern in der EU. AVV nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland, ISO 27001:2022 zertifiziert (Falkenstein, Nürnberg)
Die KI-Verarbeitung läuft bei europäischen Anbietern in der EU, nicht bei US-Konzernen wie OpenAI, Google oder Amazon. Kein Training auf deinen Daten.
Spracherkennung und Sprachsynthese von europäischen Anbietern, die namentliche Anbieter-Liste erhält die Kundschaft im Dashboard.
Lösch-Automatik: 30 Tage Standard, je nach Paket bis zu 365 Tage einstellbar
AI Act Art. 50, standardmäßig erfüllt
Ab dem 02. August 2026 müssen KI-Systeme jedem Endnutzer am Gesprächsbeginn offenlegen, dass sie KI-basiert sind. rinqo macht das in jedem Kanal zur Standardeinstellung, vom ersten Kontakt an.
Voice: Pflicht-Ansage als ersten Audio-Frame, vor jeder Antwort
Chat/E-Mail: KI-Kennzeichnung in Footer und Subject
Synthetisches Audio wird nach Code-of-Practice (Juni 2026) maschinenlesbar markiert
Bußgeld bei Verstoß: bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz, bei KMU der niedrigere Betrag
Quellen: DSGVO Art. 28 + 32 (Auftragsverarbeitung + Sicherheit) · EU AI Act Verordnung 2024/1689 · DSK-Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (2024). Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung.
Warum Hotels einen KI-Agenten brauchen.
DEHOGA zählt 40.158 Beherbergungsbetriebe in Deutschland. Die Anrufspitzen liegen am Vormittag und am frühen Abend, also genau im Schichtwechsel an der Rezeption. HOTREC misst für Europa 50,9 Prozent direkt gebuchte Übernachtungen; der Marktanteil der Portale ist von 19,7 Prozent im Jahr 2013 auf 29,6 Prozent gestiegen. Wer nicht durchkommt, bucht über ein Portal. Ein KI-Agent fängt genau diese Anrufe ab und macht aus ihnen Anfragen, die deine Rezeption direkt bestätigen kann.
Mittag- und Abend-Anrufe landen häufig in der Voicemail
OTA-Provisionen schmälern den Zimmerpreis bei jeder Portal-Buchung
Frühstück, Parkplatz, Haustiere, jeden Tag dieselben Fragen
Internationale Gäste rufen in 5 Sprachen an, das Frontdesk spricht 2
So funktioniert der Telefon-Agent für Hotels.
Dein Agent nimmt Anrufe ohne Tastenmenü an, in den Sprachen, die du freigibst. Bei einer Reservierungsanfrage erfasst er Anreise, Abreise, Zimmerkategorie, Personenzahl und Kontaktdaten, liest sie zur Bestätigung vor und gibt die Anfrage mit Zusammenfassung an deine Rezeption. Hat dein Buchungssystem eine offene Schnittstelle, lässt sich das Nachschlagen von Verfügbarkeiten als Verbindung einrichten. Standard-Fragen zu Frühstück, Parkplatz, Haustieren oder Check-in beantwortet er aus deiner Hausordnung. Beschwerden, Stornowünsche oder Gruppenanfragen gibt er an die Rezeption weiter.
40.158
Beherbergungsbetriebe in Deutschland, Umsatzsteuerstatistik 2024
Mehrsprachiger Service in den Sprachen, die du freigibst
Das kann der Telefon-Agent
Beantwortet häufige Fragen automatisch
Bucht Termine direkt in deinen Kalender
Qualifiziert Anfragen und erfasst Kontaktdaten
Leitet komplexe Fälle an dein Team weiter
Spricht 17+ Sprachen
Lernt aus deiner Website und deinen Dokumenten
Ehrliche Antworten auf echte Bedenken.
Die vier Fragen, die uns jede Praxis vor dem Start stellt.
Nimmt der Agent Kreditkarten-Daten entgegen?
Nein, bewusst nicht. Kartennummern gehören nicht in Aufzeichnung und Transkript eines KI-Gesprächs, und für Kartenzahlungen gelten strenge Sicherheitsregeln. Zahlung und Garantie laufen über deine Buchungsstrecke oder die Rezeption.
Wie geht der Agent mit Stornierungen und Refunds um?
Der Agent erklärt deine Stornobedingungen aus deinen Unterlagen und gibt Stornowünsche und Erstattungsfragen mit Zusammenfassung an die Rezeption weiter. Im Buchungssystem ändert er nichts.
Was, wenn das Frontdesk-Team einen Anruf übernehmen will?
Ja. Richtest du eine Weiterleitung ein, stellt der Agent Anrufe an die Rezeption durch. Alle Gespräche mit Transkript siehst du im Dashboard.
Häufige Fragen für Hotels.
Eine fertige Anbindung an ein Hotel-Buchungssystem gibt es heute nicht. Apaleo und Mews haben offene Schnittstellen; darüber lässt sich das Nachschlagen von Verfügbarkeiten als Verbindung einrichten, selbst über die REST-API von rinqo oder auf Wunsch durch uns. Verbindliche Buchungen legt der Agent im Buchungssystem nicht an.
Der Agent spricht 17 europäische Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Niederländisch. Du legst fest, welche er am Telefon verwendet; er antwortet in der Sprache des Anrufers.
Beschwerden gibt der Agent an die Rezeptionsleitung weiter, per Durchstellen oder als E-Mail mit Zusammenfassung. Du legst fest, wann: etwa bei Reklamationen, Erstattungen, Hochzeits- oder Gruppenanfragen.
Multi-Channel für deine Branche
rinqo für Hotels, alle Kanäle
Telefon, Chat und E-Mail aus einer Plattform: Business-Case, ROI, DSGVO und Integrationen.
Gründer von rinqo. Baut ein Unternehmensgedächtnis, in dem das Wissen einer Organisation zusammenläuft und verfügbar bleibt, und die KI-Agenten, die damit arbeiten: am Telefon, im Postfach, im Chat, im Marketing und in weiteren Rollen. Schreibt hier über die Einführung von KI in Unternehmen, über Datenschutz und darüber, was im Betrieb trägt. Entwickelt in Deutschland, verarbeitet in der EU, ohne US-Anbieter.
