Telefon-Agentprimär
Erstanfragen von Angehörigen ruhig aufnehmen, Warteliste führen und Beratungstermine buchen, rund um die Uhr, während die Pflegekräfte auf Tour sind.
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FürAmbulante Pflegedienste
Dein Dienst ist erreichbar.
Auch wenn alle auf Tour sind.
Während die Pflegekräfte auf Tour sind, rufen Angehörige an, oft in einer Ausnahmesituation: Die Mutter kommt aus dem Krankenhaus, der Vater braucht plötzlich Hilfe. Wer dann nur die Mailbox erreicht, ist doppelt allein gelassen. Der Pflege-Agent nimmt an, nimmt die Anfrage ruhig und strukturiert auf, führt die Warteliste und legt einen Beratungstermin, während dein Team bei den Menschen ist.
Jetzt startenKurz gesagt
Der rinqo-Agent für ambulante Pflegedienste nimmt Anrufe rund um die Uhr an, nimmt Erstanfragen von Angehörigen strukturiert auf (wer, Pflegegrad, Bedarf, Region, ab wann), führt die Warteliste, bucht Pflegeberatungs-Termine und beantwortet Standard-Fragen zu Kosten, Leistungen und Pflegegrad. Die pflegefachliche Beratung und Begutachtung bleibt bei der Pflegefachkraft, bei einem medizinischen Notfall verweist der Agent an die 112. Aus demselben hinterlegten Firmenwissen beantwortet rinqo Anfragen im Chat, über das Web-Formular und im Postfach und gibt dem Team im Betrieb Auskunft.
Die Lage
Im Dezember 2023 waren in Deutschland knapp 5,7 Millionen Menschen pflegebedürftig, 730.000 mehr als zwei Jahre zuvor; rund 1,1 Millionen davon werden durch ambulante Pflege- und Betreuungsdienste versorgt. Die Pflegekräfte sind fast durchgehend auf Tour, und genau dann klingelt das Bürotelefon. Anrufende sind häufig Angehörige in einer akuten Belastungssituation, eine Krankenhausentlassung steht an, ein Elternteil braucht plötzlich Hilfe, und sie müssen schnell jemanden erreichen. Wer nur die Mailbox hört, ruft den nächsten Dienst an, und für die Familie zählt jede Stunde. Anders als eine reine Termin-Branche braucht der Pflegedienst eine ruhige, strukturierte Aufnahme der Erstanfrage und eine saubere Warteliste, ohne dass eine Maschine pflegefachlich berät. Dasselbe hinterlegte Wissen trägt dabei jeden Kanal, den du einschaltest, und beantwortet auch die Fragen, die dein Team sonst weiterreicht.
1,1 Mio.
davon versorgt durch ambulante Pflege- und Betreuungsdienste
Quelle: Statistisches Bundesamt 2024Wo es drückt
- Die Pflegekräfte sind auf Tour, das Bürotelefon läuft parallel weiter.
- Anrufende Angehörige sind oft in einer Ausnahmesituation und brauchen schnell eine Antwort.
- Neue Anfragen bei voller Auslastung müssen sauber auf eine Warteliste, nicht verloren gehen.
- Fragen zu Pflegegrad, Kosten und Leistungen wiederholen sich, kosten aber jedes Mal Zeit.
- Pflegefachliche Beratung und Begutachtung darf nicht von einer Maschine kommen.
Ein Wissen, alle Kanäle
Wo rinqo für Ambulante Pflegedienste arbeitet
Chat-Agent
Auf der Website des Dienstes: Leistungen, Einzugsgebiet, Grundlagen zu Kosten und Pflegegrad, Erstanfrage, ohne dass jemand anrufen muss.
Chat-Agent ansehenE-Mail-Agent
Erstanfragen strukturiert aufnehmen, Terminbestätigungen für die Pflegeberatung, Standard-Antworten zu Leistungen und Kosten.
E-Mail-Lösung ansehenPersönlicher Agent
Internes Dienst-Wissen fürs Team: Tourenpläne, Leistungs- und Abrechnungsgrundlagen, Vertretungsregeln, in Alltagssprache abrufbar.
Persönlichen Agenten ansehenMarketing-Agent
Stellenanzeigen für Pflegekräfte, die Vorstellung deines Leistungsspektrums und vertrauensbildende Beiträge für Social Media und deine Website, im Ton deines Dienstes. Gerade beim Fachkräftemangel zählt seriöse, sichtbare Präsenz.
Marketing-Agent ansehenSo löst rinqo das
Jede Erstanfrage wird ruhig aufgenommen
Der Telefon-Agent geht rund um die Uhr dran. Er nimmt die Anfrage in ruhigem, freundlichem Ton auf, statt die anrufende Person auf eine Mailbox zu schicken. So erreicht auch der Angehörige jemanden, der am Freitagabend nach einer Krankenhausentlassung Hilfe organisieren muss.
Ein Wissen, aus dem alle antworten
Einzugsgebiet, Leistungsspektrum (Grundpflege, Behandlungspflege, Betreuung, Verhinderungspflege), Grundlagen zu Kosten und Pflegegrad, aktueller Aufnahme- und Warteliste-Status. Der Agent gibt am Telefon dieselbe organisatorische Auskunft, die sonst das Büro geben müsste, ohne selbst pflegefachlich zu beraten oder einen Pflegegrad einzuschätzen. Dasselbe gilt für jeden Kanal, den du einschaltest, und für dein Team, das darin nachschlägt statt nachzufragen.
Aufnehmen, Warteliste, Beratungstermin
Erstanfragen nimmt der Agent strukturiert auf (wer, Pflegegrad, Bedarf, Region, ab wann) und legt sie priorisiert vor. Bei voller Auslastung führt er die Warteliste und informiert, sobald Kapazität frei wird. Pflegeberatungs-Termine bucht er in den Kalender. Meldet jemand einen medizinischen Notfall, verweist er sofort an die 112, statt eine Aufnahme zu starten.
Was der Agent erledigt
- Erstanfrage von Angehörigen strukturiert aufnehmen (wer, Pflegegrad, Bedarf, ab wann)
- Warteliste führen und bei frei werdender Kapazität informieren
- Pflegeberatungs-Termine in den Kalender buchen
- Standard-Fragen zu Kosten, Leistungen und Pflegegrad beantworten
- Rückfragen bestehender Angehöriger aufnehmen und weiterleiten
- Medizinischer Notfall: sofortiger Verweis an die 112
- Internes Wissen im Betrieb nachschlagen, statt nachzufragen
- Referenzen und Stellenanzeigen als markentreue Beiträge
Unsere Empfehlung
Ambulante Pflegedienste leben von Erreichbarkeit für Angehörige in Not, aber die Pflegekräfte sind auf Tour. Der Telefon-Agent nimmt jede Erstanfrage ruhig und strukturiert auf und führt die Warteliste, damit keine Familie an der Mailbox scheitert, ohne dass eine Maschine pflegefachlich berät. Das Wissen dahinter trägt danach auch die anderen Kanäle und die Fragen im Betrieb.
DSGVO in der ambulanten Pflege
Rund um Pflegeanfragen entstehen Gesundheitsdaten nach DSGVO Art. 9. rinqo hostet alle Anrufe und Transkripte ausschließlich in EU-Rechenzentren (Hetzner Falkenstein und Nürnberg), nutzt KI-Modelle mit vertraglich garantierter EU-Datenverarbeitung und stellt den AVV nach Art. 28 DSGVO automatisiert bereit. Die pflegefachliche Beratung und Begutachtung bleibt bei der Pflegefachkraft, der Agent ist ausdrücklich kein Beratungs- oder Einschätzungswerkzeug.
- Hosting ausschließlich auf EU-Servern (Hetzner Deutschland)
- AVV inklusive aller offengelegten Unterauftragsverarbeiter
- Einwilligungs-Ansage vor Aufzeichnung (§ 201 StGB + DSGVO Art. 13)
- Konfigurierbare Lösch-Frist auf Transkripte (Standard 90 Tage, mindestens 7 Tage)
- AI-Act Art. 50: Kennzeichnung als KI-Stimme Pflicht ab 02.08.2026, bei rinqo Standard
- Keine pflegefachliche Beratung oder Pflegegrad-Einschätzung durch den Agenten, medizinische Notfälle an die 112
Häufige Fragen
Gründer, rinqo
Gründer von rinqo. Baut ein Unternehmensgedächtnis, in dem das Wissen einer Organisation zusammenläuft und verfügbar bleibt, und die KI-Agenten, die damit arbeiten: am Telefon, im Postfach, im Chat, im Marketing und in weiteren Rollen. Schreibt hier über die Einführung von KI in Unternehmen, über Datenschutz und darüber, was im Betrieb trägt. Entwickelt in Deutschland, verarbeitet in der EU, ohne US-Anbieter.
Zuletzt aktualisiert:
Quellen
Keine Familie wartet mehr auf eine Antwort.
Probier den Pflege-Agenten mit deinem Einzugsgebiet, deinen Leistungen und deiner Warteliste-Logik. Dasselbe Wissen beantwortet den Chat, die Anfragen aus Web und Postfach und die Fragen deines Teams.
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