Ambulante Pflegedienste haben ständig Anfragen, von Angehörigen, Pflegekassen, Hausarztpraxen. Dein Agent nimmt sie alle an, qualifiziert nach Pflegegrad und Versorgungs-Wunsch und bucht das Erstgespräch.
von Sven Pflüger · Gründer, rinqo·Zuletzt aktualisiert:
Hinweis nach EU AI Act Artikel 50:Beim ersten Klingeln sagt der Agent klar: Du sprichst mit einer KI. Auf Wunsch verbindet er dich sofort mit einem Menschen.So gehen wir mit KI um
Was macht der KI-Telefonassistent für Pflegedienste?
Der KI-Telefonassistent für ambulante Pflegedienste nimmt Anfragen von Angehörigen, Pflegekassen und Hausarztpraxen an, klärt Pflegegrad und Versorgungs-Umfang und bucht das Erstgespräch oder den Beratungs-Termin nach SGB XI § 37.3.
Deutschland-Hosting · ohne US-Konzerne · DSGVO
Deine Daten bleiben in Deutschland. Auch die KI-Verarbeitung bleibt in der EU, ohne US-Anbieter.
In Deutschland gehostet, in der EU verarbeitet
Viele hosten in der EU, schicken die Daten aber an US-Konzerne wie OpenAI. Wir nicht. Anrufe, Transkripte und Wissensdaten liegen verschlüsselt bei Hetzner in Deutschland (Falkenstein, Nürnberg), die KI-Verarbeitung läuft ausschließlich bei europäischen Anbietern in der EU. AVV nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland, ISO 27001:2022 zertifiziert (Falkenstein, Nürnberg)
Die KI-Verarbeitung läuft bei europäischen Anbietern in der EU, nicht bei US-Konzernen wie OpenAI, Google oder Amazon. Kein Training auf deinen Daten.
Spracherkennung und Sprachsynthese von europäischen Anbietern, die namentliche Anbieter-Liste erhält die Kundschaft im Dashboard.
Lösch-Automatik: 30 Tage Standard, je nach Paket bis zu 365 Tage einstellbar
AI Act Art. 50, standardmäßig erfüllt
Ab dem 02. August 2026 müssen KI-Systeme jedem Endnutzer am Gesprächsbeginn offenlegen, dass sie KI-basiert sind. rinqo macht das in jedem Kanal zur Standardeinstellung, vom ersten Kontakt an.
Voice: Pflicht-Ansage als ersten Audio-Frame, vor jeder Antwort
Chat/E-Mail: KI-Kennzeichnung in Footer und Subject
Synthetisches Audio wird nach Code-of-Practice (Juni 2026) maschinenlesbar markiert
Bußgeld bei Verstoß: bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz, bei KMU der niedrigere Betrag
Quellen: DSGVO Art. 28 + 32 (Auftragsverarbeitung + Sicherheit) · EU AI Act Verordnung 2024/1689 · DSK-Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (2024). Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung.
Warum Pflegedienste einen KI-Agenten brauchen.
Ambulante Pflegedienste haben drei Gruppen von Anrufenden mit unterschiedlichen Anforderungen: Angehörige (oft im Stress, brauchen schnelle Auskunft zur Versorgungs-Möglichkeit), Pflegekassen (formelle Klärung von Leistungen nach SGB XI), Hausarztpraxen (Verordnungen, Notfälle). Anrufe kommen über den ganzen Tag verteilt, oft auch abends nach Krankenhaus-Entlassungen. Der Erstkontakt entscheidet, ob die Familie sich für deinen Pflegedienst entscheidet, viele Anrufende probieren mehrere Pflegedienste durch.
Anrufende (Angehörige vs. Pflegekassen vs. Hausarztpraxen) brauchen unterschiedliche Antworten
Pflegegrad-Klärung am Telefon kostet Zeit, qualifiziert aber den Auftrag
Krankenhaus-Entlassungen kommen oft abends, niemand kann ans Telefon
Beratungs-Besuche nach SGB XI § 37.3 müssen quartalsweise koordiniert werden
“
Wenn ein Sohn um neun Uhr abends anruft, weil seine Mutter aus dem Krankenhaus kommt und Pflege braucht, dann hilft kein 'Bitte morgen wieder anrufen'. Bis dahin hat er die Konkurrenz gefunden.
So funktioniert der Telefon-Agent für Pflegedienste.
Dein Agent klassifiziert die Anrufenden (Angehörige / Pflegekasse / Arztpraxis), klärt bei Angehörigen den Pflegegrad und Versorgungs-Umfang (Grundpflege, Behandlungspflege, Hauswirtschaft) und bucht das Erstgespräch. Bei Pflegekassen-Anfragen erfasst er die Versicherten-Daten und leitet an die zuständige Pflegedienst-Leitung weiter. Bei Arzt-Anrufen (Verordnungen, akute Versorgung) stellt er zur Pflege-Bereitschaft durch, außerhalb der Öffnungszeiten geht nach dem Gespräch zusätzlich eine SMS an die Bereitschaft.
5,7 Mio.
pflegebedürftige Menschen in Deutschland, Dezember 2023
Verschiebe die Regler. Die Ausgangswerte sind Anhaltspunkte, keine Messung. Stell deine eigenen Zahlen ein.
100
25%
€250
30%
~108Verpasste Anrufe pro Monat
€8.063Verlorener Umsatz pro Monat
€96.756Verlorener Umsatz pro Jahr
rinqo nimmt alle Anrufe an. Auch nachts, auch am Wochenende.
Das übernimmt dein Agent für Pflegedienste
Klassifizierung der Anrufenden (Angehörige / Pflegekasse / Arztpraxis)
Pflegegrad und Versorgungs-Umfang erfassen
Erstgespräch oder Beratungs-Termin nach SGB XI § 37.3 buchen
Hausarzt-Verordnungen sofort an Bereitschaft eskalieren
MDK-Begutachtungs-Prozess erklären
Das kann der Telefon-Agent
Beantwortet häufige Fragen automatisch
Bucht Termine direkt in deinen Kalender
Qualifiziert Anfragen und erfasst Kontaktdaten
Leitet komplexe Fälle an dein Team weiter
Spricht 17+ Sprachen
Lernt aus deiner Website und deinen Dokumenten
Ehrliche Antworten auf echte Bedenken.
Die vier Fragen, die uns jede Praxis vor dem Start stellt.
Pflegegrad-Klärung am Telefon, geht das wirklich?
Ja, durch strukturierte Abfrage: hat die pflegebedürftige Person schon einen Pflegegrad? Welcher? Liegt eine MDK-Begutachtung vor? Bei unklaren Fällen erklärt der Agent den Antrags-Prozess (MDK-Begutachtung, ärztliches Attest) und bucht das Beratungs-Gespräch.
Was, wenn Angehörige sehr emotional sind?
Der Agent erkennt Schlüsselwörter (Mutter, gerade entlassen, kann nicht alleine sein) und eskaliert sofort an die Pflegedienst-Leitung. Strukturierte Eckdaten-Abfrage erst nach Erst-Beruhigung.
DSGVO bei Pflege-Daten, wie ist das geregelt?
Pflege-Daten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. rinqo läuft auf Hetzner DE, LLM-Verarbeitung in der EU, AVV automatisch. Der Agent erfasst minimale Daten (Pflegegrad, Versorgungs-Wunsch) und eskaliert für Detail-Daten an dich.
Häufige Fragen für Pflegedienste.
Nein. Tour-Planung ist Pflegedienst-Leitungs-Aufgabe (Skill-Mix, Routen-Optimierung). Der Agent koordiniert nur Erstgespräche und Beratungs-Besuche.
Bei Notfällen (Sturz, akute Verschlechterung) stellt der Agent zur Bereitschafts-Pflegedienst-Leitung durch. Außerhalb der Öffnungszeiten bekommt die Bereitschaft nach dem Gespräch zusätzlich eine SMS. Standard-Routine: Anrufende werden gebeten, bei akuter Lebensgefahr 112 zu rufen.
Erkennt Verwirrtheit oder Wiederholungen und eskaliert sanft, bittet darum, Angehörige ans Telefon zu holen, oder stellt zum hinterlegten Notfall-Kontakt durch. Würdevoll, ohne Diagnose.
Telefon-Agent für Pflegedienste. Eingerichtet von uns.
Gründer von rinqo. Baut ein Unternehmensgedächtnis, in dem das Wissen einer Organisation zusammenläuft und verfügbar bleibt, und die KI-Agenten, die damit arbeiten: am Telefon, im Postfach, im Chat, im Marketing und in weiteren Rollen. Schreibt hier über die Einführung von KI in Unternehmen, über Datenschutz und darüber, was im Betrieb trägt. Entwickelt in Deutschland, verarbeitet in der EU, ohne US-Anbieter.
