Ambulante Pflegedienste haben ständig Anfragen, von Angehörigen, Pflegekassen, Hausarztpraxen. Dein Agent nimmt sie alle an, qualifiziert nach Pflegegrad und Versorgungs-Wunsch und bucht das Erstgespräch.
von Sven Pflüger · Gründer, rinqo·Zuletzt aktualisiert:
Hinweis nach EU AI Act Artikel 50:Die vorbelegte Begrüßung sagt gleich zu Beginn, dass hier eine KI spricht. Ist eine Durchstellnummer hinterlegt, verbindet der Agent auf Wunsch mit einem Menschen.So gehen wir mit KI um
Was macht der KI-Telefonassistent für Pflegedienste?
Der KI-Telefonassistent für ambulante Pflegedienste nimmt Anfragen von Angehörigen, Pflegekassen und Hausarztpraxen an, klärt Pflegegrad und Versorgungs-Umfang und bucht das Erstgespräch oder den Beratungs-Termin nach SGB XI § 37.3.
Server in Deutschland · ohne US-Konzerne
Gespeichert in Deutschland. Verarbeitet in der EU, ohne US-Anbieter.
In Deutschland gehostet, in der EU verarbeitet
Viele hosten in der EU und schicken die Daten trotzdem an US-Konzerne wie OpenAI. Wir nicht. Anrufe, Abschriften und Wissensdaten liegen auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft bei europäischen Anbietern in der EU. AVV nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
Hosting in Deutschland, in Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifikat
Die KI-Verarbeitung läuft bei europäischen Anbietern in der EU, nicht bei US-Konzernen wie OpenAI, Google oder Amazon. Kein Training auf deinen Daten.
Spracherkennung und Sprachsynthese von europäischen Anbietern, die namentliche Anbieter-Liste erhält die Kundschaft im Dashboard.
Automatische Löschung: 90 Tage Standard, einstellbar ab 7 Tagen
AI Act Art. 50: KI-Hinweis ab Werk
Seit dem 2. August 2026 müssen Menschen spätestens beim ersten Kontakt erfahren, dass sie mit einer KI sprechen oder schreiben. Bei rinqo ist dieser Hinweis in jedem Kanal ab Werk eingestellt.
Telefon: Die vorbelegte Begrüßung nennt die KI; Anrufe, die der Agent selbst startet, beginnen immer damit
Chat: Hinweis dauerhaft im Fenster. E-Mail: Hinweis unter jeder Antwort des Agenten
Erzeugte Bilder: KI-Angabe in den Metadaten, dazu ein sichtbares Label, das ab Werk an ist
Bußgeld bei Verstoß: bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz, bei KMU der niedrigere Betrag
Quellen: DSGVO Art. 28 + 32 (Auftragsverarbeitung + Sicherheit) · EU AI Act Verordnung 2024/1689 · DSK-Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (2024). Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung.
Warum Pflegedienste einen KI-Agenten brauchen.
Ambulante Pflegedienste haben drei Gruppen von Anrufenden mit unterschiedlichen Anforderungen: Angehörige (oft im Stress, brauchen schnelle Auskunft zur Versorgungs-Möglichkeit), Pflegekassen (formelle Klärung von Leistungen nach SGB XI), Hausarztpraxen (Verordnungen, Notfälle). Anrufe kommen über den ganzen Tag verteilt, oft auch abends nach Krankenhaus-Entlassungen. Der Erstkontakt entscheidet, ob die Familie sich für deinen Pflegedienst entscheidet, viele Anrufende probieren mehrere Pflegedienste durch.
Anrufende (Angehörige vs. Pflegekassen vs. Hausarztpraxen) brauchen unterschiedliche Antworten
Pflegegrad-Klärung am Telefon kostet Zeit, qualifiziert aber den Auftrag
Krankenhaus-Entlassungen kommen oft abends, niemand kann ans Telefon
Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI müssen halbjährlich, bei Pflegegrad 4 und 5 auf Wunsch vierteljährlich koordiniert werden
Wenn ein Sohn um neun Uhr abends anruft, weil seine Mutter aus dem Krankenhaus kommt und Pflege braucht, dann hilft kein 'Bitte morgen wieder anrufen'. Bis dahin hat er die Konkurrenz gefunden.
So funktioniert der Telefon-Agent für Pflegedienste.
Dein Agent klassifiziert die Anrufenden (Angehörige / Pflegekasse / Arztpraxis), klärt bei Angehörigen den Pflegegrad und Versorgungs-Umfang (Grundpflege, Behandlungspflege, Hauswirtschaft) und bucht das Erstgespräch. Bei Pflegekassen-Anfragen erfasst er die Versicherten-Daten und leitet an die zuständige Pflegedienst-Leitung weiter. Bei Arzt-Anrufen (Verordnungen, akute Versorgung) stellt er an die hinterlegte Nummer der Pflege-Bereitschaft durch, nach dem Gespräch geht zusätzlich eine E-Mail mit allen Angaben an dein Team.
5,7 Mio.
pflegebedürftige Menschen in Deutschland, Dezember 2023
Verschiebe die Regler. Die Ausgangswerte sind Anhaltspunkte, keine Messung. Stell deine eigenen Zahlen ein.
100
25%
€250
30%
~108Verpasste Anrufe pro Monat
€8.063Verlorener Umsatz pro Monat
€96.756Verlorener Umsatz pro Jahr
rinqo nimmt Anrufe rund um die Uhr an. Auch nachts, auch am Wochenende.
Das übernimmt dein Agent für Pflegedienste
Klassifizierung der Anrufenden (Angehörige / Pflegekasse / Arztpraxis)
Pflegegrad und Versorgungs-Umfang erfassen
Erstgespräch oder Beratungs-Termin nach SGB XI § 37.3 buchen
Hausarzt-Verordnungen sofort an Bereitschaft eskalieren
MDK-Begutachtungs-Prozess erklären
Das kann der Telefon-Agent
Beantwortet häufige Fragen automatisch
Bucht Termine direkt in deinen Kalender
Qualifiziert Anfragen und erfasst Kontaktdaten
Leitet komplexe Fälle an dein Team weiter
Hauptsprache aus 17+ Sprachen
Antwortet aus deiner Website und deinen Dokumenten
Ehrliche Antworten auf echte Bedenken.
Die Fragen, die vor dem Start aufkommen.
Pflegegrad-Klärung am Telefon, geht das wirklich?
Ja, durch strukturierte Abfrage: hat die pflegebedürftige Person schon einen Pflegegrad? Welcher? Liegt eine MDK-Begutachtung vor? Bei unklaren Fällen erklärt der Agent den Antrags-Prozess (MDK-Begutachtung, ärztliches Attest) und bucht das Beratungs-Gespräch.
Was, wenn Angehörige sehr emotional sind?
Begriffe wie „gerade entlassen“ oder „kann nicht alleine sein“ hinterlegst du als Weiterleitung. Fällt einer davon, stellt der Agent sofort zur Pflegedienstleitung durch, ohne vorher Eckdaten abzufragen.
DSGVO bei Pflege-Daten, wie ist das geregelt?
Pflege-Daten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. rinqo läuft auf Hetzner DE, LLM-Verarbeitung in der EU, AVV automatisch. Der Agent erfasst minimale Daten (Pflegegrad, Versorgungs-Wunsch) und eskaliert für Detail-Daten an dich.
Häufige Fragen für Pflegedienste.
Nein. Tour-Planung ist Pflegedienst-Leitungs-Aufgabe (Skill-Mix, Routen-Optimierung). Der Agent koordiniert nur Erstgespräche und Beratungs-Besuche.
Bei Notfällen (Sturz, akute Verschlechterung) stellt der Agent zur Bereitschafts-Pflegedienst-Leitung durch. Nach dem Gespräch bekommt dein Team zusätzlich eine E-Mail. Bei akuter Lebensgefahr werden Anrufende gebeten, selbst die 112 zu rufen.
Möchte die anrufende Person einen Menschen sprechen oder fällt ein Begriff, den du als Weiterleitung hinterlegt hast, stellt der Agent zum hinterlegten Kontakt durch. Eine Einschätzung der Person nimmt er nicht vor.
Multi-Channel für deine Branche
rinqo für Pflegedienste, alle Kanäle
Telefon, Chat und E-Mail aus einer Plattform: Business-Case, ROI, DSGVO und Integrationen.
Gründer von rinqo. Baut ein Unternehmensgedächtnis, in dem das Wissen einer Organisation zusammenläuft und verfügbar bleibt, und die KI-Agenten, die damit arbeiten: am Telefon, im Postfach, im Chat, im Marketing und in weiteren Rollen. Schreibt hier über die Einführung von KI in Unternehmen, über Datenschutz und darüber, was im Betrieb trägt. Entwickelt in Deutschland, verarbeitet in der EU, ohne US-Anbieter.
