Zapytania klientów o terminy, dokumenty, spotkania. Państwa agent udziela informacji.
Klienci pytają o terminy, potrzebne dokumenty czy terminy spotkań. Państwa agent odpowiada na standardowe pytania, umawia terminy i przyjmuje prośby o oddzwonienie. Państwa zespół skupia się na sprawach.
przez Sven Pflüger · Założyciel i CEO, Rinqo·Ostatnia aktualizacja:
Informacja zgodnie z EU AI Act, artykuł 50:Już przy pierwszym sygnale agent wyraźnie informuje: rozmawiają Państwo z AI. Na życzenie natychmiast łączy z człowiekiem.Jak podchodzimy do AI
Was macht der KI-Telefonassistent für Kancelarie podatkowe?
Asystent telefoniczny AI dla kancelarii podatkowych odpowiada na ogólne pytania klientów o terminy złożenia, potrzebne dokumenty i spotkania, rezerwuje spotkania w narzędziach kalendarzowych, takich jak Cal.com, i zapisuje prośby o oddzwonienie w uporządkowany sposób – indywidualne doradztwo podatkowe pozostaje wyłącznie w gestii doradców z uprawnieniami. Obowiązek zachowania tajemnicy według § 57 StBerG jest zachowany, wszystkie dane szyfrowane na serwerach w UE.
Suwerenność UE · RODO · AI Act
Made in Germany. Na europejskich serwerach. Zabezpieczone przed AI Act.
Zgodność z RODO na serwerach w UE
Wszystkie połączenia, transkrypcje i dane wiedzy przetwarzamy w formie zaszyfrowanej na Hetzner Cloud w Falkenstein i Nürnberg, bez ekspozycji na amerykański CLOUD Act, bez transferu do państw trzecich. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest zawarta.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Niemcy – certyfikat ISO 27001:2022 (Falkenstein, Nürnberg)
Inferencja modeli językowych: Microsoft Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland, Sweden Central, EU Data Boundary) jako jedyny fundament AI – OVHcloud jako opcjonalny zapas w pełni w UE
Przetwarzanie mowy: Deepgram w konfiguracji UE + KugelAudio (niemiecka firma, hosting w UE)
Automatyczne usuwanie po 30/90 dniach, konfigurowalne dla organizacji
AI Act art. 50, wdrożony przed 02.08.2026
Od 2 sierpnia 2026 systemy AI muszą na początku rozmowy ujawniać każdemu użytkownikowi końcowemu, że są oparte na AI. Rinqo czyni to wszędzie ustawieniem domyślnym, zanim termin wejdzie w życie, a nie dopiero po nim.
Głos: obowiązkowy komunikat jako pierwsza klatka audio, przed każdą odpowiedzią
Czat/e-mail: oznaczenie AI w stopce i temacie
Syntetyczne audio jest oznaczane maszynowo zgodnie z kodeksem postępowania (czerwiec 2026)
Kara za naruszenie: do 15 mln € lub 3% światowego rocznego obrotu (wartość wyższa)
Źródła: RODO art. 28 + 32 (powierzenie przetwarzania + bezpieczeństwo) · rozporządzenie EU AI Act 2024/1689 · wytyczne BfDI dot. ochrony danych.
Kancelarie podatkowe mają szczyty sezonowe: przed terminami złożenia telefon dzwoni bez przerwy. Klienci chcą wiedzieć, jakich dokumentów potrzebują, kiedy upływa termin albo kiedy będzie gotowa ich decyzja. Dział obsługi siedzi nad złożonymi zeznaniami i nie może stale odbierać telefonu.
Przed terminami złożenia (31 lipca, 28 lutego) wolumen połączeń eksploduje
Klienci wielokrotnie zadają te same pytania o terminy i dokumenty
Dział obsługi traci koncentrację przez ciągłe przerwy
Obowiązek zachowania tajemnicy według § 57 StBerG nie pozwala na outsourcing za granicę
“
W dwóch tygodniach przed przedłużeniem terminu nie załatwiamy już nic – tylko odbieramy telefony. A i tak każdy trzeci nam ucieka.
Jak działa Agent telefoniczny dla branży Kancelarie podatkowe.
Państwa agent odpowiada na pytania o aktualne terminy, potrzebne dokumenty i status zeznań podatkowych. Umawia spotkania i przyjmuje prośby o oddzwonienie. Złożone pytania podatkowe są przekazywane właściwemu działowi obsługi.
Rinqo odbiera wszystkie połączenia. Także nocą, także w weekend.
Dlaczego Rinqo dla kancelarii podatkowych – trzy twarde fakty o StBerG, RODO i szczytach terminowych.
Kancelaria podatkowa wybiera system telefoniczny nie według UX, lecz według trzech linii: zawodowa tajemnica według § 57 StBerG, powierzenie przetwarzania według art. 28 RODO oraz to, czy system w ogóle wytrzyma sezonowe szczyty przed 31 lipca i 28 lutego. Kto w DACH wdraża telefoniczną asystencję AI dla kancelarii, musi spełnić wszystkie trzy wymagania w całości – inaczej ryzykuje zastrzeżenia zawodowe ze strony izby doradców podatkowych i kary RODO do 4 procent światowego rocznego obrotu.
§ 57 StBerG + art. 28 RODO
Tajemnica według ustawy o doradztwie podatkowym zachowana – umownie i technicznie.
Rinqo działa jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO na serwerach Hetzner w Falkenstein i Nürnberg. Umowa powierzenia jest standardowo częścią każdego pakietu i możliwa do podpisania elektronicznie automatycznie – kancelaria dokumentuje outsourcing zgodnie ze StBerG. Połączenia klientów są szyfrowane od końca do końca, dane klientów nie opuszczają sieci VLAN Hetzner w UE. Bez chmury z USA, bez ekspozycji na CLOUD Act. Federalna izba doradców podatkowych opublikowała w 2024 wyjaśnienie: outsourcing zadań sekretarskich do podmiotów przetwarzających w UE z umową powierzenia jest zgodny z § 57 StBerG – Rinqo spełnia te wymagania od razu.
Hetzner Falkenstein/Nürnberg · umowa powierzenia (art. 28) w cenie · zgodne z BStBK 2024
Szczyt terminowy skaluje się bez personelu
Przed 31 lipca wolumen połączeń eksploduje 3x – agent skaluje się razem.
Kancelarie podatkowe mają dwa twarde szczyty w roku: dwa tygodnie przed 31 lipca (podatek dochodowy) i 28 lutego (deklaracja podatku od wynagrodzeń) przynoszą według statystyki BStBK 2024 trzykrotnie wyższy wolumen połączeń. Z ludzkim sekretariatem oznacza to: albo tygodnie nadgodzin, albo zapytania klientów lądują na poczcie głosowej. Rinqo skaluje się równolegle – niezależnie od tego, czy wpływa 50 czy 500 połączeń dziennie, na każde odpowiada. 80 procent zapytań przed terminami to rutyna: Jakich dokumentów potrzebuję? Kiedy mija termin przedłużenia? Kiedy będzie moja decyzja? Na te agent odpowiada samodzielnie, dział obsługi widzi tylko eskalacje dotyczące konkretnych klientów.
Obowiązek przejrzystości spełniony, zanim klient zapyta.
Od 2 sierpnia 2026 artykuł 50 unijnego rozporządzenia o AI wymaga, aby klient przez telefon jasno dowiedział się, że rozmawia z AI. W kancelariach podatkowych podwójnie delikatne: klienci oczekują staranności osób z uprawnieniami, a niezadeklarowane użycie AI jest odbierane jako nadużycie zaufania. Rinqo standardowo umieszcza obowiązek informacyjny na początku każdego połączenia („Tu cyfrowa asystentka kancelarii podatkowej Müller, jestem sztuczną inteligencją”). Treść komunikatu można edytować, samego obowiązku nie da się wyłączyć. Kary za naruszenie: do 15 mln euro lub 3 procent światowego rocznego obrotu (wyższa z wartości). Przejrzystość buduje zaufanie – klienci wiedzą, z czym mają do czynienia, i z doświadczenia dobrze akceptują asystencję AI, gdy jest komunikowana otwarcie.
Audioinformacja na każde połączenie · treść edytowalna · ochrona przed karą do 15 mln €
Rinqo vs klasyczne rozwiązania dla kancelarii podatkowych.
Kancelarie podatkowe porównują trzy opcje: sekretariat na pełny etat, zewnętrzną usługę telefoniczną z rozliczeniem za połączenie albo automatyczną sekretarkę. Oto uczciwe zestawienie.
Cecha
Rinqo
od 99 € netto/mies.
Sekretariat na pełny etat
wewnętrzny
Zewnętrzna usługa telefoniczna
rozliczenie za połączenie
Automatyczna sekretarka
klasyczna
Wyłapanie szczytu terminowego (3x wolumen)
Skaluje równolegle do 500+/dzień
Wąskie gardło personelu
Koszt za połączenie eksploduje
Zgodne z § 57 StBerG (tajemnica)
Umowa powierzenia w cenie, zgodne z BStBK
Nadzór osób z uprawnieniami
Umowa powierzenia w umowie sekretarskiej
Lokalnie
Koszt miesięczny przy 65 połączeniach/tydz.
99–349 € ryczałt
3500–4500 € brutto
400–800 € za połączenie
0 €
Obowiązek informacyjny AI Act art. 50
Automatycznie, edytowalne
,
,
,
Uporządkowana triaż klientów
Sprawa + pilność
Ręcznie
Ogólny skrypt
Sekretariat na pełny etat daje nadzór osób z uprawnieniami, ale kosztuje 30 razy więcej i kapituluje przed szczytami terminowymi. Zewnętrzne usługi telefoniczne wchłaniają szczyty, ale koszt za połączenie eksploduje wraz z wolumenem. Automatyczna sekretarka zabija konwersję. Rinqo to rozwiązanie dla kancelarii z sezonowo zmiennym wolumenem, obowiązkiem zgodności z BStBK i chęcią przewidywalnego ryczałtu.
Tym zajmuje się agent dla Kancelarie podatkowe.
Informacje o terminach
Komunikowanie potrzebnych dokumentów
Umawianie spotkań
Przyjmowanie próśb o oddzwonienie
Komunikowanie dostępności
Co potrafi Agent telefoniczny
Automatycznie odpowiada na częste pytania
Umawia terminy bezpośrednio w Państwa kalendarzu
Kwalifikuje zapytania i zbiera dane kontaktowe
Przekazuje złożone sprawy Państwa zespołowi
Mówi w ponad 20 językach
Uczy się z Państwa strony i dokumentów
Uczciwe odpowiedzi na prawdziwe wątpliwości.
Cztery pytania, które przed startem zadaje nam każdy gabinet.
Czy agent w ogóle może rozmawiać z klientami? A obowiązek zachowania tajemnicy?
Tak, o ile przetwarzanie danych odpowiada obowiązkom zawodowym według § 57 StBerG. Rinqo działa na serwerach w UE, przetwarza dane na zlecenie zgodnie z art. 28 RODO i nie przekazuje treści dotyczących klientów osobom trzecim.
Co, jeśli agent udzieli błędnej informacji podatkowej?
Agent nie prowadzi doradztwa podatkowego, jedynie udziela ogólnych informacji, które sami Państwo oznaczyli jako „możliwe do udzielenia”. Każde pytanie indywidualne jest przekazywane kancelarii.
Czy możemy przenosić protokoły rozmów do akt sprawy?
Tak. Każda rozmowa jest eksportowana jako transkrypcja i podsumowanie. Zapis w Państwa oprogramowaniu kancelaryjnym (DATEV, Addison itd.) następuje ręcznie lub przez webhook.
Najczęstsze pytania: Agent telefoniczny dla Państwa branży Kancelarie podatkowe.
Agent odpowiada na ogólne pytania o terminy, dokumenty i procesy. Indywidualne doradztwo podatkowe jest przekazywane właściwemu działowi obsługi. Nie jest to doradztwo podatkowe.
Terminy utrzymują Państwo w bazie wiedzy. Przy zmianach aktualizują Państwo raz, a agent od razu odpowiada poprawnie.
Tak. Logika jest ta sama: odpowiadanie na pytania o terminy, dokumenty i spotkania. Bazę wiedzy dostosowują Państwo do swojej oferty.
Wielokanałowość dla Państwa branży
Rinqo dla branży Kancelarie podatkowe – wszystkie kanały
Telefon, czat i e-mail z jednej platformy: uzasadnienie biznesowe, ROI, RODO i integracje.
Sven tworzy Rinqo w oparciu o proste spostrzeżenie: większość narzędzi AI projektuje się w San Francisco, a sprzedaje w Berlinie. Warsztat w Schwarzwaldzie, gabinet weterynaryjny w Salzburgu, rodzinny hotel w Tyrolu dostają oprogramowanie, które nie mówi ich językiem. Rinqo to odwraca. Na europejskich serwerach, skonfigurowane w dziesięć minut, w dwudziestu językach. Z szablonami stworzonymi przez same branże.
