Zapytania klientów o terminy, dokumenty, spotkania. Państwa agent udziela informacji.
Klienci pytają o terminy, potrzebne dokumenty czy terminy spotkań. Państwa agent odpowiada na standardowe pytania, umawia terminy i przyjmuje prośby o oddzwonienie. Państwa zespół skupia się na sprawach.
przez Sven Pflüger · Założyciel, rinqo·Ostatnia aktualizacja:
Informacja zgodnie z EU AI Act, artykuł 50:Już przy pierwszym sygnale agent wyraźnie informuje: rozmawiają Państwo z AI. Na życzenie natychmiast łączy z człowiekiem.Jak podchodzimy do AI
Kancelarie podatkowe: co robi asystent telefoniczny AI?
Asystent telefoniczny AI dla kancelarii podatkowych odpowiada na ogólne pytania klientów o terminy złożenia, potrzebne dokumenty i spotkania, rezerwuje spotkania w narzędziach kalendarzowych, takich jak Kalendarz Google czy Outlook, i zapisuje prośby o oddzwonienie w uporządkowany sposób, indywidualne doradztwo podatkowe pozostaje wyłącznie w gestii doradców z uprawnieniami. Dla tajemnicy zawodowej według § 57 StBerG rinqo zapewnia podstawę techniczną: szyfrowaną transmisję i przetwarzanie w UE.
Suwerenność UE · RODO · AI Act
Made in Germany. Na europejskich serwerach. Przetwarzanie przez AI również pozostaje w UE, bez dostawców z USA.
Zgodność z RODO na serwerach w UE
Wszystkie połączenia, transkrypcje i dane wiedzy przetwarzamy w formie zaszyfrowanej na Hetzner Cloud w Falkenstein i Nürnberg, przetwarzanie danych odbywa się w UE, umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO jest zawarta.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Niemcy, certyfikat ISO 27001:2022 (Falkenstein, Nürnberg)
Przetwarzanie przez AI odbywa się u europejskich dostawców w UE, a nie w amerykańskich koncernach takich jak OpenAI, Google czy Amazon. Bez trenowania na Państwa danych.
Rozpoznawanie mowy z przetwarzaniem w UE i synteza mowy od niemieckiego dostawcy, imienną listę dostawców klienci otrzymują w panelu.
Automatyczne usuwanie: domyślnie 30 dni, w zależności od pakietu do 365 dni
AI Act art. 50, spełniony domyślnie
Od 2 sierpnia 2026 systemy AI muszą na początku rozmowy ujawniać każdemu użytkownikowi końcowemu, że są oparte na AI. rinqo czyni to ustawieniem domyślnym w każdym kanale, od pierwszego kontaktu.
Głos: obowiązkowy komunikat jako pierwsza klatka audio, przed każdą odpowiedzią
Czat/e-mail: oznaczenie AI w stopce i temacie
Syntetyczne audio jest oznaczane maszynowo zgodnie z kodeksem postępowania (czerwiec 2026)
Kara za naruszenie: do 15 mln € lub 3% światowego rocznego obrotu, w przypadku MŚP niższa z tych kwot
Źródła: RODO art. 28 + 32 (powierzenie przetwarzania + bezpieczeństwo) · rozporządzenie EU AI Act 2024/1689 · wytyczne DSK (Datenschutzkonferenz) dotyczące sztucznej inteligencji i ochrony danych (2024). Ten przegląd nie zastępuje porady prawnej.
Kancelarie podatkowe: dlaczego potrzebny jest agent AI.
Kancelarie podatkowe mają szczyty sezonowe: przed terminami złożenia telefon dzwoni bez przerwy. Klienci chcą wiedzieć, jakich dokumentów potrzebują, kiedy upływa termin albo kiedy będzie gotowa ich decyzja. Dział obsługi siedzi nad złożonymi zeznaniami i nie może stale odbierać telefonu.
Przed terminami złożenia zeznań w podatku dochodowym wolumen połączeń mocno rośnie
Klienci wielokrotnie zadają te same pytania o terminy i dokumenty
Dział obsługi traci koncentrację przez ciągłe przerwy
Usługodawców można angażować tylko na warunkach § 62a StBerG
“
W dwóch tygodniach przed przedłużeniem terminu nie załatwiamy już nic, tylko odbieramy telefony. A i tak każdy trzeci nam ucieka.
Kancelarie podatkowe: tak działa agent telefoniczny.
Państwa agent odpowiada na pytania o aktualne terminy, potrzebne dokumenty i status zeznań podatkowych. Umawia spotkania i przyjmuje prośby o oddzwonienie. Złożone pytania podatkowe są przekazywane właściwemu działowi obsługi.
53 803
kancelarii podatkowych w Niemczech, stan na 1 stycznia 2025
Proszę przesunąć suwaki. Wartości początkowe to punkt odniesienia, nie pomiar: można wpisać własne liczby.
100
25%
€250
30%
~108Nieodebrane połączenia miesięcznie
€8063Utracony przychód miesięcznie
€96 756Utracony przychód rocznie
rinqo odbiera wszystkie połączenia. Także nocą, także w weekend.
Dlaczego rinqo dla kancelarii podatkowych, trzy twarde fakty o StBerG, RODO i szczytach terminowych.
Kancelaria podatkowa wybiera system telefoniczny nie według UX, lecz według trzech linii: zawodowa tajemnica wraz z zasadami dla usługodawców według § 62a StBerG, powierzenie przetwarzania według art. 28 RODO oraz to, czy system w ogóle wytrzyma szczyty przed terminami złożenia zeznań. Kto w DACH wdraża telefoniczną asystencję AI dla kancelarii, musi spełnić wszystkie trzy wymagania w całości, inaczej ryzykuje zastrzeżenia zawodowe ze strony izby doradców podatkowych i kary RODO do 4 procent światowego rocznego obrotu.
§ 62a StBerG + art. 28 RODO
Tajemnica według ustawy o doradztwie podatkowym zachowana, umownie i technicznie.
rinqo działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO na serwerach Hetzner w Falkenstein i Norymberdze. Umowa powierzenia jest domyślnie częścią każdego pakietu i można ją podpisać elektronicznie, dzięki czemu kancelaria prawidłowo dokumentuje outsourcing. Rozmowy z klientami są przesyłane szyfrowane, a ich dane przetwarzane wyłącznie w UE. Obowiązek zachowania tajemnicy wg § 203 StGB i § 57 StBerG pozostaje sprawą kancelarii; rinqo dostarcza do tego warunki techniczne: przetwarzanie tylko w UE, umowę z art. 28 i konfigurowalne terminy usuwania.
Hetzner Falkenstein/Norymberga · umowa powierzenia z art. 28 w cenie · przetwarzanie tylko w UE
Szczyt terminowy skaluje się bez personelu
Przed terminami złożenia zeznań wolumen połączeń mocno rośnie, agent skaluje się razem z nim.
Kancelarie podatkowe mają powracające szczyty: tygodnie przed terminami złożenia zeznań w podatku dochodowym (bez doradcy koniec lipca, z kancelarią koniec lutego drugiego roku po roku podatkowym) oraz początek roku, gdy do końca lutego przekazywane są zaświadczenia o podatku od wynagrodzeń. W tych tygodniach telefon nie milknie. Przy ludzkim sekretariacie oznacza to albo tygodnie nadgodzin, albo pytania klientów lądujące na poczcie głosowej. rinqo skaluje się równolegle, czy wpływa 50, czy 500 połączeń dziennie, każde zostaje odebrane. Większość pytań przed terminem to rutyna: jakich dokumentów potrzebuję, kiedy mija przedłużenie, kiedy przyjdzie decyzja. Agent odpowiada na nie sam, a obsługa widzi tylko eskalacje dotyczące konkretnego klienta.
53 803 kancelarie podatkowe w Niemczech · BStBK · skaluje też w tygodniu terminów
AI Act art. 50 (obowiązuje od 02.08.2026)
Obowiązek przejrzystości spełniony, zanim klient zapyta.
Od 2 sierpnia 2026 artykuł 50 unijnego rozporządzenia o AI wymaga, aby klient przez telefon jasno dowiedział się, że rozmawia z AI. W kancelariach podatkowych podwójnie delikatne: klienci oczekują staranności osób z uprawnieniami, a niezadeklarowane użycie AI jest odbierane jako nadużycie zaufania. Standardowe powitanie rinqo mówi o tym na początku każdego połączenia („Tu cyfrowa asystentka kancelarii podatkowej Müller, jestem sztuczną inteligencją”). Treść kancelaria dostosowuje sama, ale informacja, że rozmówcą jest AI, powinna w niej pozostać. Naruszenia art. 50 mogą być karane grzywną do 15 mln euro lub 3 procent światowego rocznego obrotu, a w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw obowiązuje niższa z tych kwot. Przejrzystość buduje zaufanie, klienci wiedzą, z czym mają do czynienia, i z doświadczenia dobrze akceptują asystencję AI, gdy jest komunikowana otwarcie.
Informacja o AI w standardowym powitaniu · treść edytowalna
rinqo vs klasyczne rozwiązania dla kancelarii podatkowych.
Kancelarie podatkowe porównują trzy opcje: sekretariat na pełny etat, zewnętrzną usługę telefoniczną z rozliczeniem za połączenie albo automatyczną sekretarkę. Oto uczciwe zestawienie.
Cecha
rinqo
Wszystkie kanały, jeden abonament
Sekretariat na pełny etat
wewnętrzny
Zewnętrzna usługa telefoniczna
rozliczenie za połączenie
Automatyczna sekretarka
klasyczna
Wyłapanie szczytu terminowego
Skaluje równolegle do 500+/dzień
Wąskie gardło personelu
Koszt za połączenie eksploduje
Zgodne z § 57 StBerG (tajemnica)
Umowa powierzenia w cenie, przetwarzanie tylko w UE
Nadzór osób z uprawnieniami
Umowa powierzenia w umowie sekretarskiej
Lokalnie
Koszt miesięczny przy 65 połączeniach/tydz.
Jeden abonament dla wszystkich kanałów
3500–4500 € brutto
400–800 € za połączenie
0 €
Obowiązek informacyjny AI Act art. 50
Automatycznie, edytowalne
Brak systemu AI
Brak systemu AI
Brak systemu AI
Uporządkowana triaż klientów
Sprawa + pilność
Ręcznie
Ogólny skrypt
Pełnoetatowy sekretariat zapewnia nadzór osoby uprawnionej, ale kapituluje przy szczytach terminowych. Zewnętrzne usługi telefoniczne przyjmują szczyty, lecz rozliczają się od połączenia. Automatyczna sekretarka kończy rozmowę, zamiast ją prowadzić. rinqo jest odpowiedzią dla kancelarii o sezonowo zmiennym wolumenie, które chcą mieć zachowaną tajemnicę zawodową.
Kancelarie podatkowe: tym zajmuje się agent
Informacje o terminach
Komunikowanie potrzebnych dokumentów
Umawianie spotkań
Przyjmowanie próśb o oddzwonienie
Komunikowanie dostępności
Agent telefoniczny: funkcje
Automatycznie odpowiada na częste pytania
Umawia terminy bezpośrednio w Państwa kalendarzu
Kwalifikuje zapytania i zbiera dane kontaktowe
Przekazuje złożone sprawy Państwa zespołowi
Mówi w 17+ językach
Uczy się z Państwa strony i dokumentów
Uczciwe odpowiedzi na prawdziwe wątpliwości.
Cztery pytania, które przed startem zadaje nam każdy gabinet.
Czy agent w ogóle może rozmawiać z klientami? A obowiązek zachowania tajemnicy?
Tak, jeśli spełnione są warunki § 62a StBerG: staranny wybór usługodawcy i umowa w formie tekstowej zobowiązująca do zachowania tajemnicy. rinqo działa na serwerach w UE, przetwarza dane na zlecenie zgodnie z art. 28 RODO i nie przekazuje treści dotyczących klientów osobom trzecim.
Co, jeśli agent udzieli błędnej informacji podatkowej?
Agent nie prowadzi doradztwa podatkowego, jedynie udziela ogólnych informacji, które sami Państwo oznaczyli jako „możliwe do udzielenia”. Każde pytanie indywidualne jest przekazywane kancelarii.
Czy możemy przenosić protokoły rozmów do akt sprawy?
Tak. Każda rozmowa jest eksportowana jako transkrypcja i podsumowanie. Zapis w Państwa oprogramowaniu kancelaryjnym (DATEV, Addison itd.) następuje ręcznie lub przez webhook.
Agent odpowiada na ogólne pytania o terminy, dokumenty i procesy. Indywidualne doradztwo podatkowe jest przekazywane właściwemu działowi obsługi. Nie jest to doradztwo podatkowe.
Terminy utrzymują Państwo w bazie wiedzy. Przy zmianach aktualizują Państwo raz, a agent od razu odpowiada poprawnie.
Tak. Logika jest ta sama: odpowiadanie na pytania o terminy, dokumenty i spotkania. Bazę wiedzy dostosowują Państwo do swojej oferty.
Wielokanałowość dla Państwa branży
rinqo dla branży Kancelarie podatkowe, wszystkie kanały
Telefon, czat i e-mail z jednej platformy: uzasadnienie biznesowe, ROI, RODO i integracje.
Założyciel rinqo. Buduje pamięć firmy, w której wiedza organizacji zbiega się i pozostaje dostępna, oraz agentów AI, którzy z niej pracują: przy telefonie, w skrzynce, na czacie, w marketingu i w kolejnych rolach. Pisze tu o wdrażaniu AI w firmach, o ochronie danych i o tym, co sprawdza się w praktyce. Opracowane w Niemczech, przetwarzane w UE, bez dostawców z USA.
