E-mail asistent s umjetnom inteligencijom.

Što e-mail asistent s AI-jem čini za tvoje poduzeće

Za razliku od klasičnih automatskih odgovora, koji šalju samo „Javit ćemo vam se“, e-mail asistent s AI-jem odgovara na konkretan upit. Primjer rutine: klijentica pita koji su dokumenti potrebni za poreznu prijavu; asistent prepoznaje upit, pogleda u tvoju bazu znanja, formulira konkretan odgovor, dodaje standardnu napomenu o sljedećem roku i predaje ti ga kao skicu za odobrenje. Uz uključeno automatsko slanje ide bez ljudske intervencije. Kod osjetljivih upita (pritužba, pravno pitanje, individualni posebni slučaj) e-mail se sa sažetkom eskalira tebi; dobivaš samo poštu koja stvarno treba tebe.

• Rutinski odgovori u svako doba, i noću i vikendom
• Logika eskalacije kod osjetljivih ili složenih slučajeva
• Ažuriranja baze znanja odmah djeluju na sve buduće odgovore
• Revizijski zapis o svakom poslanom odgovoru AI-ja
• Jezik: 17+ jezika, sa zadanom regijom DACH

Ovako radi povezivanje putem IMAP/SMTP-a

E-mail agent koristi standardni protokol IMAP/SMTP i radi sa svakim sandučićem koji podržava te standarde, dakle praktički sa svakim poslovnim sandučićem u regiji DACH. Bez vezanosti uz dobavljača preko vlasničkih API-ja. Postavljanje obavljaš sam ili ga preuzimamo mi: unijeti adresu IMAP poslužitelja, port, korisničko ime i lozinku, kod Googlea lozinku aplikacije, provjeriti testnu vezu. Agent čita nove e-mailove putem IMAP-a, obrađuje ih hostirano u EU na Hetzneru Njemačka i šalje odgovor natrag putem SMTP-a. Izvorni e-mail označen je u pristigloj pošti kao „pročitano“, a odgovor AI-ja ostaje kao skica za odobrenje na nadzornoj ploči dok ne uključiš automatsko slanje.

Baza znanja + logika eskalacije

Baza znanja jednokratno se puni iz tvoje web stranice, tvojih čestih pitanja i tvojih dokumenata (PDF, DOCX, Markdown). Ažuriranja odmah djeluju na sve buduće odgovore, bez potrebe za ponovnim treniranjem. Pravilima prosljeđivanja određuješ koji e-mailovi se ne odgovaraju, primjerice kod ključnih riječi poput pritužba, pravno, hitno, odvjetnik ili „osobno razgovarati“. Ako se pravilo aktivira, na e-mail se ne odgovara, nego se prosljeđuje tebi.

EU AI Act čl. 50, transparentnost kod e-mail odgovora

Od 02.08.2026. članak 50 Uredbe EU-a o umjetnoj inteligenciji obvezuje svakog pružatelja koji krajnjim korisnicima šalje odgovore AI-ja na nedvosmislenu napomenu. Za e-mail to konkretno znači: svaki odgovor koji pošalje AI mora u podnožju sadržavati napomenu da je odgovor napisao AI. rinqo to čini standardno: svaki poslani e-mail nosi malu, nenametljivu napomenu u podnožju, prilagodljivu u tekstu i položaju. Kod eskaliranih e-mailova (na koje osobno odgovaraš ti) napomena automatski otpada. Usklađenost tako nije napor konfiguracije, nego zadano stanje.

Obračun u kreditima

Obračun se vrši u kreditima: 1 kredit odgovara 2 e-maila. Što to znači uz tvoj obujam pošte, izračunamo na prvom razgovoru s tvojim pravim brojevima.

E-mail predlošci s AI-jem, umjesto ručnog održavanja 50 predložaka

Statični e-mail predlošci klasičan su pokušaj skaliranja e-mail odgovora: jedan tekstualni blok po upitu, ručno kopirati, ručno prilagoditi. Radi za tri upita, propada od trideset naviše. E-mail asistent rinqo zamjenjuje koncept predložaka: umjesto fiksnih blokova AI za svaki e-mail generira specifičan odgovor iz tvoje baze znanja. Bez održavanja predložaka, bez kopiranja i lijepljenja, bez zastarjelog odgovora. Tko ipak treba fiksne blokove (potvrda računa, podsjetnik na termin, standardna napomena o slanju), može predloške pohraniti kao „preferirani odgovor“, AI ih koristi kao osnovu i prilagođava samo pojedinosti specifične za kontekst.

• Dinamični odgovori umjesto 50 statičnih predložaka
• Hibridni način rada: predlošci kao osnova odgovora, AI dodaje kontekst
• Ažuriranje baze znanja odmah djeluje na sve odgovore
• Bez režije održavanja po svakoj varijanti predloška

Automatski odgovarati na e-mail, bez općenitih automatskih odgovora

„Na godišnjem sam“ ili „Javit ćemo se u roku od 24 sata“: klasični automatski odgovori ne rješavaju nijedan upit, samo ga odgađaju. Asistent automatizira pravi odgovor: prepoznati upit, upitati bazu znanja, formulirati konkretan odgovor, zaključiti predmet. Primjer porezne kancelarije: klijentica pita dokad mora poslati dokumente za prijavu PDV-a. Klasičan automatski odgovor piše „Javit ćemo se“, klijentica i dalje čeka. Asistent odgovara konkretno iz tvoje baze znanja: „Molimo pošaljite nam dokumente do 5. u sljedećem mjesecu, prijava dospijeva 10.“ Upit je riješen, klijentica mirna, a ti samo odobravaš ili prepuštaš automatsko slanje. Kod pritužbi, pravnih tema ili novih mandata eskalacija prema čovjeku ostaje zadana, AI opslužuje samo ono što sigurno vlada.

AI sandučića za Outlook i slične, autonoman umjesto skice

Asistenti uredskih paketa e-mail odgovore unaprijed formuliraju. Slanje ostaje ručno, sandučić po sandučić, licencirano po osobi. rinqo isti slučaj upotrebe rješava drukčije: povezivanje IMAP/SMTP s tvojim postojećim sandučićem (Office365, Exchange ili bilo koji drugi pružatelj), obrada na Hetzneru Njemačka, AI modeli s ugovorno zajamčenom obradom podataka u EU. Standardne upite agent odgovara autonomno čim odobri taj način rada; složene slučajeve eskalira s kontekstom tebi. Jedna licenca za cijeli tim, ne po sandučiću. Radi li se o asistentskim značajkama samog paketa (skice kalendara, bilješke sa sastanaka), asistent tvog uredskog paketa ostaje izravnije rješenje, radi li se o automatskim e-mail odgovorima, rinqo je pravi put.

Što o tome kaže struka

Stvarni opisi problema s foruma malih i srednjih poduzeća u regiji DACH. Glavni obrazac: zastoj e-pošte dovodi do ljutnje klijenata i propuštenih rokova, upravo slučaj upotrebe koji e-mail asistent s AI-jem rješava.

• „ali on se jednostavno 2 tjedna uopće ne javlja i nikad nije dostupan za razgovor“, klijent Rotzeplom o svom poreznom savjetniku, sellerforum.de, 28.07.2022
• „Za 2022. do sada nije predana ni jedna prijava PDV-a“, klijent xMerchant o zaostatku poreznog savjetnika, sellerforum.de, 29.07.2022
• „jednostavno se otvorilo iznimno mnogo otvorenih gradilišta“, klijent Wollomo o preopterećenosti poreznog savjetnika, sellerforum.de, 31.07.2022