AI u zapošljavanju.

Što recepcijski agent radi za tvoje zapošljavanje

Kada kandidati kod tebe zovu, recepcijski agent primi poziv, i izvan uredskog vremena, vikendom, na praznike. Pozdravi pozivatelja, pita za radno mjesto, odgovori na najčešća pitanja iz tvog natječaja (zahtjevi, raspon plaće, lokacija, smjene, rok prijave). Grubo kvalificira prema minimalnim kriterijima koje pohraniš (npr. minimalno iskustvo, boravak unutar 50 km) i kod ispunjenja rezervira termin u HR kalendaru. Kod e-pošte preuzima trijažni agent: sortira pristigle e-mailove s prijavama prema radnom mjestu, označava kvalificirane prijave i preusmjeruje složene slučajeve na tvoj tim. Ono što nijedan ne radi: ne donosi odluke o odabiru, ne ocjenjuje razgovore, ne pregovara plaće. Te odluke podliježu čl. 22 GDPR-a (automatizirano odlučivanje) i mora ih donijeti čovjek. Nad svakom kadrovskom odlukom zadržavaš kontrolu, recepcijski agent i trijažni agent ti samo oduzimaju rutinu.

Gdje ti AI u zapošljavanju konkretno pomaže

Najčešći izazov: pozivi kandidata izvan uredskog vremena. Kandidati često zovu navečer ili vikendom, kada tvoj HR tim nije dostupan. S recepcijskim agentom ti se pozivi ne gube: prijem 24/7, kvalifikacija, e-mail sažetak za HR. Drugo: odgovaranje na standardna pitanja u sezoni. Kada vodiš kampanju zapošljavanja (naučnici, praksa, sezonske snage), stiže 50 do 100 poziva tjedno. Najčešćih 5 pitanja iz tvog natječaja recepcijski agent odgovori automatski, samo posebna pitanja završe kod tebe. Treće: rezervacija termina za prve razgovore. Recepcijski agent vidi HR kalendar (Google Kalendar, Outlook ili CalDAV, npr. iCloud) i rezervira izravno za kvalificirane kandidate. Kandidati dobivaju potvrdni e-mail s kalendarskim unosom.

• Pozivi kandidata 24/7 s odgovaranjem na standardna pitanja (recepcijski agent)
• Rezervacija termina u HR kalendaru preko Google Kalendar / Outlook / CalDAV kalendara
• U skladu s čl. 22 GDPR-a: bez odluke o odabiru od strane AI-ja

GDPR i AI Act u zapošljavanju, što moraš znati kao tvrtka

Zapošljavanje je s aspekta GDPR-a posebno osjetljivo, podaci kandidata su vrlo osjetljivi, a automatizirane odluke o odabiru prema čl. 22 GDPR-a strogo su regulirane. Praktički to znači: AI agent za zapošljavanje NE smije donositi odluke o odabiru („Ova prijava je odbijena“), ali smije provoditi strukturiranu predtrijažu („Ova prijava ispunjava minimalne kriterije iskustva i dostupnosti, stoga se predlažu 3 termina u HR kalendaru“). Konačnu odluku mora donijeti čovjek, dokumentirano i sljedivo. Uz to: čl. 50 AI Acta od 02.08.2026. zahtijeva transparentnost kod primjene AI-ja, kandidati na početku poziva ili e-maila moraju jasno saznati da razgovaraju s AI-jem. Uz to: prilog III AI Acta pod određenim okolnostima razvrstava AI sustave u zapošljavanju kao visokorizične (ako se koriste za odluke o zapošljavanju, ne samo za trijažu). rinqo se dosljedno pozicionira kao alat za trijažu, ne alat za odlučivanje, time spadamo pod niže obveze transparentnosti čl. 50, ne pod stroge obveze za visoki rizik iz priloga III. Uz to: hosting kod Hetznera u Njemačkoj znači da podaci kandidata ostaju u EU-u, obrađeni u EU-u s ugovorom o obradi prema čl. 28 GDPR-a.

Kako se rinqo uklapa u tvoj HR paket

Ako već koristiš Personio, SAP SuccessFactors ili Workday, rinqo od toga ništa ne zamjenjuje. Tvoj HR paket i dalje upravlja vlastitim tijekom rada zapošljavanja: natječaj, status cijevi kandidata, upravljanje zahtjevima, tijekove uvođenja. rinqo radi prije cijevi, pri prvom kontaktu s kandidatima. Kada netko nazove s „Kakvo iskustvo se točno očekuje?“, recepcijski agent odgovori iz natječaja, grubo kvalificira i kod ispunjenja minimalnih kriterija rezervira termin prvog razgovora u tvom HR kalendaru. Strukturirane podatke kandidata (ime, kontakt, radno mjesto, ispunjeni kriteriji, rezerviran termin) rinqo predaje preko webhooka ili CSV izvoza u tvoj HR paket. Time znatno smanjuješ napor HR-a prije cijevi, a da ne mijenjaš postojeće alate. Izravne integracije s HR paketima regije DACH su u pripremi, do tada veza teče preko webhooka i CSV izvoza, što podržavaju svi uobičajeni HR paketi.

Kako rinqo postavljaš za zapošljavanje

Postavljanje preuzimamo mi. Korak jedan: uvezeš svoje otvorene natječaje kao bazu znanja (PDF, Word, URL web stranice). Recepcijski agent razumije radno mjesto, zahtjeve, raspon plaće i lokaciju. Korak dva: pohraniš minimalne kriterije za svako radno mjesto (npr. „najmanje 3 godine iskustva u području X“ ili „boravak unutar 50 km od lokacije“). Agent te kriterije koristi za grubu predtrijažu. Korak tri: povežeš svoj HR kalendar (Google Kalendar, Outlook ili CalDAV, npr. iCloud) i definiraš termine. Korak četiri: u svojim natječajima objavi vlastiti telefonski broj za pozive kandidata koji ide izravno na recepcijskog agenta. Od prvog dana agent prima pozive, odgovara na standardna pitanja, grubo kvalificira, rezervira termine. Opcionalno: chat widget na tvojoj karijernoj stranici (recepcijski agent / chat) i/ili trijažni agent za e-mailove s prijavama. Svi kanali dijele istu bazu znanja, kandidati dobivaju na telefonu, u chatu ili e-mailom isti odgovor. Obavještavanje prema AI Actu je zadano aktivno, ugovor o obradi je na raspolaganju pri sklapanju ugovora.