AI u zapošljavanju.

Što recepcijski agent radi za tvoje zapošljavanje

Kada te kandidati nazovu, recepcijski agent preuzima razgovor, i izvan uredskog vremena, vikendom i praznicima. Pozdravlja pozivatelja, pita za radno mjesto i odgovara na najčešća pitanja iz tvog natječaja (zahtjevi, raspon plaće, lokacija, smjene, rok za prijavu). Bilježi ime, kontakt i radno mjesto za koje se osoba prijavljuje te na želju rezervira termin u HR kalendaru. Kod e-mailova agent za e-poštu odgovara na dodatna pitanja i svaku prijavu s njezinim dokumentima prosljeđuje tvom timu. Što ni jedan od njih ne radi: ocjenjivati, razvrstavati ili odbacivati prijave, procjenjivati razgovore za posao, pregovarati o plaćama. To ostaje na tvom timu. Zadržavaš nadležnost nad svakom kadrovskom odlukom, a agenti ti samo skidaju rutinu.

Gdje ti AI u zapošljavanju konkretno pomaže

Najčešći izazov: pozivi kandidata izvan uredskog vremena. Kandidati često zovu navečer ili vikendom, kada tvoj HR tim nije dostupan. Uz recepcijskog agenta ti se pozivi ne gube: prijem 24 sata dnevno, odgovori na pitanja, sažetak e-poštom za HR. Drugo: standardna pitanja u sezoni. Kad vodiš kampanju zapošljavanja (naukovanje, praksa, sezonski radnici), u kratkom vremenu stiže mnogo poziva. Na najčešća pitanja iz tvog oglasa odgovara recepcijski agent, a do tebe stižu samo posebna pitanja. Treće: prijave e-poštom. Agent za e-poštu potvrđuje primitak, odgovara na dodatna pitanja i svaku prijavu u cijelosti predaje tvom timu, bez ocjenjivanja. Četvrto: rezervacija termina za prve razgovore. Recepcijski agent vidi HR kalendar (Google Kalendar, Outlook ili CalDAV, primjerice iCloud) i rezervira izravno. Kandidati dobivaju e-mail potvrde s unosom u kalendar. Peto: podsjetnik prije termina. Dan ranije agent podsjeća na rezervirani razgovor, uz mogućnost potvrde, pomicanja ili otkazivanja.

• Pozivi kandidata 24 sata dnevno s odgovorima na standardna pitanja (recepcijski agent)
• Rezervacija termina u HR kalendaru putem Google Kalendara / Outlooka / CalDAV kalendara
• AI ne ocjenjuje i ne radi predodabir, svaku prijavu vidi tvoj tim

GDPR i AI Act u zapošljavanju, što moraš znati kao poduzeće

Zapošljavanje je pravno posebno osjetljivo. Podaci kandidata su osjetljivi, a automatizirane odluke prema čl. 22 GDPR-a strogo su ograničene. Uredba o AI-ju u Prilogu III. t. 4. podt. (a) kao visokorizične razvrstava AI sustave koji se koriste za zapošljavanje ili odabir, izričito i za analizu i filtriranje prijava te ocjenjivanje kandidata. Zato rinqo povlači jasnu crtu: agenti odgovaraju na pitanja, primaju dokumente i rezerviraju termine. Ne ocjenjuju, ne filtriraju i ne razvrstavaju prijave, a to isključuju i naši opći uvjeti poslovanja. Uz to dolazi čl. 50 uredbe o AI-ju: kandidati najkasnije pri prvom kontaktu moraju saznati da razgovaraju s AI-jem. Kod rinqo je ta obavijest postavljena već u zadanim postavkama. Podaci se nalaze na poslužiteljima u Njemačkoj i obrađuju se u EU-u, uz ugovor o obradi podataka prema čl. 28 GDPR-a.

Kako se rinqo uklapa u tvoj HR paket

Ako već koristiš Personio, SAP SuccessFactors ili Workday, rinqo ništa od toga ne zamjenjuje. Tvoj HR paket i dalje vodi stvarni tijek zapošljavanja: natječaj, pipeline kandidata, uvođenje. rinqo radi prije pipelinea, pri prvom kontaktu s kandidatima. Nazove li netko s pitanjem „Koje se iskustvo točno očekuje?“, recepcijski agent odgovara iz natječaja i na želju rezervira termin u tvom HR kalendaru. Podaci iz razgovora (ime, kontakt, radno mjesto, rezervirani termin) putem webhooka idu u sustav po tvom izboru. Tako smanjuješ HR posao prije pipelinea, bez mijenjanja postojećih alata. Izravnu vezu s tvojim HR paketom postavljamo zajedno s tobom.

Kako postaviti rinqo za zapošljavanje

Pri postavljanju smo uz tebe. Prvi korak: tvoji otvoreni oglasi za posao ulaze kao znanje (PDF, Word, URL web stranice). Recepcijski agent nakon toga poznaje radno mjesto, zahtjeve, raspon plaće i lokaciju. Drugi korak: određuješ što ide tvom timu, primjerice svako pitanje kojeg nema u oglasu. Treći korak: povezuješ svoj HR kalendar (Google Kalendar, Outlook ili CalDAV, primjerice iCloud) i definiraš termine. Četvrti korak: u svojim natječajima objavljuješ zaseban telefonski broj za pozive kandidata koji vodi izravno do recepcijskog agenta. Od tada agent prima pozive, odgovara na standardna pitanja i rezervira termine. Po želji: chat widget na tvojoj stranici za karijere i agent za e-poštu za e-mailove s prijavama. Svi kanali mogu koristiti isto znanje, pa kandidati na telefonu, u chatu ili e-poštom dobivaju isti odgovor. AI obavijest postavljena je već u zadanim postavkama, a ugovor o obradi podataka sklapaš uz registraciju.