AI u zapošljavanju.

Što recepcijski agent radi za vaše zapošljavanje

Kada kandidati kod vas zovu, recepcijski agent primi poziv, i izvan uredskog vremena, vikendom, na praznike. Pozdravi pozivatelja, pita za radno mjesto, odgovori na najčešća pitanja iz vašeg natječaja (zahtjevi, raspon plaće, lokacija, smjene, rok prijave). Grubo kvalificira prema minimalnim kriterijima koje pohranite (npr. minimalno iskustvo, boravak unutar 50 km) i kod ispunjenja rezervira termin u HR kalendaru. Kod e-pošte preuzima trijažni agent: sortira pristigle e-mailove s prijavama prema radnom mjestu, označava kvalificirane prijave i preusmjeruje složene slučajeve na vaš tim. Ono što nijedan ne radi: ne donosi odluke o odabiru, ne ocjenjuje razgovore, ne pregovara plaće. Te odluke podliježu čl. 22 GDPR-a (automatizirano odlučivanje) i mora ih donijeti čovjek. Nad svakom kadrovskom odlukom zadržavate kontrolu, recepcijski agent i trijažni agent vam samo oduzimaju rutinu.

Gdje vam AI u zapošljavanju konkretno pomaže

Najčešća bol: pozivi kandidata izvan uredskog vremena. Kandidati često zovu navečer ili vikendom, kada vaš HR tim nije dostupan. S recepcijskim agentom ti se pozivi ne gube: prijem 24/7, kvalifikacija, e-mail sažetak za HR. Drugo: odgovaranje na standardna pitanja u sezoni. Kada vodite kampanju zapošljavanja (naučnici, praksa, sezonske snage), stiže 50 do 100 poziva tjedno. Najčešćih 5 pitanja iz vašeg natječaja recepcijski agent odgovori automatski, samo posebna pitanja završe kod vas. Treće: trijaža kod visokog opsega prijava. Kod 200+ prijava po radnom mjestu trijažni agent grubo filtrira prema vašim minimalnim kriterijima, vaš HR tim vidi samo kvalificirane prijave. Četvrto: rezervacija termina za prve razgovore. Recepcijski agent vidi HR kalendar (Cal.com, Google Kalendar, Outlook) i rezervira izravno za kvalificirane kandidate. Kandidati dobivaju potvrdni e-mail s kalendarskim unosom. Peto: reaktivacija kandidata iz baze talenata. Kada novo radno mjesto odgovara ranijem vrhunskom profilu, agent za akviziciju može osobu proaktivno kontaktirati.

• Pozivi kandidata 24/7 s odgovaranjem na standardna pitanja (recepcijski agent)
• Trijaža kod visokog opsega prijava (trijažni agent)
• Rezervacija termina u HR kalendaru preko Cal.com / Google Kalendar / Outlook
• Reaktivacija kandidata iz baze talenata (agent za akviziciju, proaktivno odlazno)
• U skladu s čl. 22 GDPR-a: bez odluke o odabiru od strane AI-ja

GDPR i AI Act u zapošljavanju, što morate znati kao tvrtka

Zapošljavanje je s aspekta GDPR-a posebno osjetljivo, podaci kandidata su vrlo osjetljivi, a automatizirane odluke o odabiru prema čl. 22 GDPR-a strogo su regulirane. Praktički to znači: AI agent za zapošljavanje NE smije donositi odluke o odabiru („Ova prijava je odbijena“), ali smije provoditi strukturiranu predtrijažu („Ova prijava ispunjava minimalne kriterije iskustva i dostupnosti, stoga se predlažu 3 termina u HR kalendaru“). Konačnu odluku mora donijeti čovjek, dokumentirano i sljedivo. Uz to: čl. 50 AI Acta od 02.08.2026. zahtijeva transparentnost kod primjene AI-ja, kandidati na početku poziva ili e-maila moraju jasno saznati da razgovaraju s AI-jem. Uz to: prilog III AI Acta pod određenim okolnostima razvrstava AI sustave u zapošljavanju kao visokorizične (ako se koriste za odluke o zapošljavanju, ne samo za trijažu). rinqo se dosljedno pozicionira kao alat za trijažu, ne alat za odlučivanje, time spadamo pod niže obveze transparentnosti čl. 50, ne pod stroge obveze za visoki rizik iz priloga III. Uz to: hosting kod Hetznera u Njemačkoj znači da podaci kandidata ostaju u EU-u, obrađeni u EU Data Boundary s ugovorom o obradi prema čl. 28 GDPR-a.

Kako se rinqo uklapa u vaš HR paket

Ako već koristite Personio, SAP SuccessFactors ili Workday, rinqo od toga ništa ne zamjenjuje. Vaš HR paket i dalje upravlja vlastitim tijekom rada zapošljavanja: natječaj, status cijevi kandidata, upravljanje zahtjevima, tijekove uvođenja. rinqo radi prije cijevi, pri prvom kontaktu s kandidatima. Kada netko nazove s „Kakvo iskustvo se točno očekuje?“, recepcijski agent odgovori iz natječaja, grubo kvalificira i kod ispunjenja minimalnih kriterija rezervira termin prvog razgovora u vašem HR kalendaru. Strukturirane podatke kandidata (ime, kontakt, radno mjesto, ispunjeni kriteriji, rezerviran termin) rinqo predaje preko webhooka ili CSV izvoza u vaš HR paket. Time znatno smanjujete napor HR-a prije cijevi, a da ne mijenjate postojeće alate. Izravne integracije s HR paketima regije DACH su u pripremi, do tada veza teče preko webhooka i CSV izvoza, što podržavaju svi uobičajeni HR paketi.

Kako rinqo postavljate za zapošljavanje

Postavljanje ispod 10 minuta. Korak jedan: uvezete svoje otvorene natječaje kao bazu znanja (PDF, Word, URL web stranice). Recepcijski agent razumije radno mjesto, zahtjeve, raspon plaće i lokaciju. Korak dva: pohranite minimalne kriterije za svako radno mjesto (npr. „najmanje 3 godine iskustva u području X“ ili „boravak unutar 50 km od lokacije“). Agent te kriterije koristi za grubu predtrijažu. Korak tri: povežete svoj HR kalendar (Cal.com, Google Kalendar, Outlook) i definirate termine. Korak četiri: u svojim natječajima objavite vlastiti telefonski broj za pozive kandidata koji ide izravno na recepcijskog agenta. Od prvog dana agent prima pozive, odgovara na standardna pitanja, grubo kvalificira, rezervira termine. Opcionalno: chat widget na vašoj karijernoj stranici (recepcijski agent / chat) i/ili trijažni agent za e-mailove s prijavama. Svi kanali dijele istu bazu znanja, kandidati dobivaju na telefonu, u chatu ili e-mailom isti odgovor. Obavještavanje prema AI Actu je zadano aktivno, ugovor o obradi je na raspolaganju pri sklapanju ugovora.