AI-asszisztens, amely ismeri a vállalatát.

Mi az AI-asszisztens?

Az AI-asszisztens olyan szoftver, amely természetes nyelvű kérdéseket ért és válaszol meg. Leírja, mit akar tudni, az asszisztens másodpercek alatt válaszol. Mögötte egy nyelvi modell dolgozik, amely szövegeket ért, összefoglal és fogalmaz. Döntő a tudásbázis. A fogyasztói asszisztensek nyilvános internetes adatokon tanultak. Az általános kérdésekre jól válaszolnak, de sem az árlistáját, sem a szabadságrendjét nem ismerik. Egy vállalati AI-asszisztens másképp épül fel. Össze van kötve a céges tudásával, a rinqónál egy központi tudásfán át weboldal-tartalmakból és feltöltött PDF-ekből. A „Hogyan zajlik nálunk egy reklamáció?“ kérdésre az Ön folyamatával válaszol, nem internetes definícióval. Minden válasz forrásmegjelölést hordoz, látja, melyik dokumentumból ered az információ. A második különbség jogi. A fogyasztói eszközök többnyire amerikai infrastruktúrán futnak, a vállalatához adatfeldolgozási szerződés nélkül. Egy vállalati asszisztensnek három dologra van szüksége: EU-hosting, adatfeldolgozási szerződés a GDPR 28. cikke szerint és az ígéret, hogy az adatai nem folynak a modelltanításba. A rinqo mind a három pontot teljesíti, Hetzner-adatközpontok Németországban, adatfeldolgozási szerződés benne, nincs tanulás ügyféladatokon. Röviden: a fogyasztói asszisztens ismeri az internetet. A vállalati AI-asszisztens ismeri a vállalatát, és bizonyítja is.

Mit tud egy céges tudással rendelkező AI-asszisztens

Egy céges tudással rendelkező AI-asszisztens megválaszolja azokat a kérdéseket, amelyek egyébként a csapaton át futnak. Az új alkalmazottak már nem a szomszéd asztalnál ülő kolléganőt kérdezik, hanem az asszisztenst: hogyan igényeljek szabadságot, hol van az ajánlatsablon, ki a felelős az adatvédelemért. Az asszisztens másodpercek alatt válaszol és megnevezi a forrást, például a betanítási PDF-et vagy az importált folyamatoldalt. Ez tehermentesíti a tapasztalt alkalmazottakat, akik egyébként tizedszer válaszolják meg ugyanazokat a kérdéseket. A folyamattudás a második nagy felhasználási eset. Hogyan zajlik egy reklamáció, milyen lépései vannak a rendelésfelvételnek, mi érvényes sztornónál: az asszisztens ismeri a dokumentált folyamatokat és strukturáltan adja vissza. Mivel minden válasz ugyanabból a tudásfából ered, minden személy ugyanazt az aktuális információt kapja, nem három változatot három fejből. A forrásmegjelölés minden választ ellenőrizhetővé tesz. Ha valami hibás a dokumentumban, azonnal látja és a dokumentumot javítja, nem az asszisztenst. Így a tudásbázis idővel jobb lesz, ahelyett hogy rosszabb lenne. Az asszisztens 17 nyelvet ért automatikus felismeréssel. Egy lengyelül beszélő szakember lengyelül kérdez és ugyanabból a magyar dokumentumból kap választ.

• Betanítás: szabadságigénylés, sablonok, felelősségek, kollégák megzavarása nélkül
• Folyamattudás: reklamáció, rendelésfelvétel, sztornó, strukturáltan és aktuálisan
• Forrásmegjelölés: minden válasz hivatkozással az eredeti dokumentumra
• 17 nyelv: automatikus felismerés, egy tudásállapot mindenkinek

Tudást biztosítani, mielőtt elmegy

Egy AI-asszisztens biztosítja azt a tudást, amely egyébként személyekkel hagyja el a vállalatot. Három helyzet éri minden kkv-t: nyugdíjba vonulás, felmondás, helyettesítés. A nyugdíjba vonulásnál a legvilágosabb az eset. Amikor a régi kolléganő elmegy, gyakran vele mennek a különleges esetek, ügyféltörténetek és fogások. Az ellene vezető út látványtalan: a tudást dokumentálni, PDF-ként a tudásfába tölteni, tesztelni. Onnantól az asszisztens megválaszolja azokat a kérdéseket, amelyekre korábban csak egy személy tudott válaszolni, a dokumentumra való forrásmegjelöléssel. Felmondásnál az időnyomás magasabb, az elv ugyanaz marad. Az átadási fázisban a dokumentumok amúgy is keletkeznek, a tudásfában lekérdezhetővé válnak ahelyett, hogy elraktározódnának. Egy mappa a meghajtón nem válaszol kérdésekre, egy AI-asszisztens viszont igen. A harmadik eset a leggyakoribb: helyettesítés betegségnél vagy szabadságnál. A helyettesítés ugyanahhoz a tudásállapothoz fér hozzá, mint a helyettesített személy, ahelyett hogy postafiókokon és tárolókon át keresne. A „Milyen feltételei vannak X ügyfélnek?“ vagy „Hogyan zajlik a havi elszámolás?“ kérdéseket az asszisztens a dokumentált anyagokból válaszolja meg. A mellékhatás mind a három esetet érinti: a dokumentáció látható hasznot kap. Ami a tudásfában hever, azt naponta lekérdezik, a hézagok feltűnnek és bezáródnak. A tudás, amely a tudásfában hever, nem mond fel.

Adatvédelem az AI-asszisztensnél

Egy vállalati AI-asszisztensnek három adatvédelmi követelményt kell teljesítenie: EU-hosting, adatfeldolgozási szerződés a GDPR 28. cikke szerint és nincs tanulás az Ön adatain. A rinqo mind a hármat teljesíti. A hosting Hetzner-adatközpontokban fut Falkensteinben és Nürnbergben, ISO 27001:2022 szerint tanúsítva. A nyelvi modell-feldolgozás szerződésben garantáltan az EU Data Boundaryn belül fut. Ügyféladatokon nem tanul modell, a dokumentumai az Ön dokumentumai maradnak. Failoverként egy tisztán európai tartalék szolgáltató áll rendelkezésre, opt-inként, Ön dönt, aktív-e. A GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződés rendelkezésre áll. Ehhez jön az EU AI-rendelete 2024/1689. A 4. cikk (AI-kompetencia) már 2025. február 2-tól érvényes, aki AI-t alkalmaz a vállalatban, minimális dokumentációt igényel az alkalmazásról. Az 50. cikk (átláthatósági kötelezettség) 2026. augusztus 2-tól érvényes: a személyeket az AI-val való kapcsolatnál tájékoztatni kell. Bírságok szabálysértés esetén: 15 millió €-ig vagy a világméretű éves árbevétel 3%-áig. A rinqo a tájékoztatást alapértelmezetten aktiválja, a szöveget testreszabhatja, kikapcsolni nem tudja. Az Ön számára ez azt jelenti: a megfelelés alapjai a platform részei, nem az Ön projektje. Tudást ápol, nem jogi szövegeket.

AI-asszisztenst beállítani 10 perc alatt

Egy AI-asszisztens beállítása a rinqónál körülbelül 10 percig tart, önkiszolgálásban tanácsadási időpont nélkül. A menet: fiókot létrehozni, weboldal-címet megadni, a rinqo a tartalmakat automatikusan beolvassa és belőlük felépíti a tudásfát. Utána PDF-eket tölt fel, árlistákat, betanítási anyagokat, folyamatdokumentumokat. Majd tesztel: tegye fel a tíz kérdést, amely a csapatában a leggyakoribb, és ellenőrizze a válaszokat a forrásokkal együtt. Ha valami hiányzik, kiegészíti a megfelelő dokumentumot, a következő válasz ül. A tudásfa közösen felépített. Amit a személyes ügynökhöz ápol, azt a telefon-ügynök, a chat-ügynök a weboldalán és az e-mail-ügynök a postafiókban is használja. A tudásbázist egyszer építi és ezzel négy csatornát lát el. A naptár- (Google, Outlook, Cal.com), CRM- és könyvelés- (HubSpot, sevdesk, lexoffice) vagy projekteszköz- (Linear, Jira) csatlakozások lehetségesek, ehhez Zapier, Make, n8n, REST-API és webhookok. A beállítást mi vesszük át, többnyire néhány nap alatt. Árban a Starter-tarifával indul nettó 99 €/hó-tól 500 kredittel, előrefizetett kredit 20 €-tól van. Nincs minimális futamidő, nincs értékesítési hívás, nincs betanítási projekt.