MI-asszisztens, amely ismeri a vállalatát.

Mi az MI-asszisztens?

Az MI-asszisztens olyan szoftver, amely természetes nyelvű kérdéseket ért és válaszol meg. Leírja, mit akar tudni, az asszisztens másodpercek alatt válaszol. Mögötte egy nyelvi modell dolgozik, amely szövegeket ért, összefoglal és fogalmaz. Döntő a tudásbázis. A fogyasztói asszisztensek nyilvános internetes adatokon tanultak. Az általános kérdésekre jól válaszolnak, de sem az árlistádat, sem a szabadságrendedet nem ismerik. Egy vállalati MI-asszisztens másképp épül fel. Össze van kötve a céges tudásoddal, a rinqónál egy központi tudásfán át weboldal-tartalmakból és feltöltött PDF-ekből. A „Hogyan zajlik nálunk egy reklamáció?” kérdésre a folyamatoddal válaszol, nem internetes definícióval. Minden válasz forrásmegjelölést hordoz, látja, melyik dokumentumból ered az információ. A második különbség jogi. A fogyasztói eszközök többnyire amerikai infrastruktúrán futnak, a vállalatodhoz adatfeldolgozási szerződés nélkül. Egy vállalati asszisztensnek három dologra van szüksége: EU-hosting, adatfeldolgozási szerződés a GDPR 28. cikke szerint és az ígéret, hogy az adataid nem folynak a modelltanításba. A rinqo mind a három pontot teljesíti, Hetzner-adatközpontok Németországban, adatfeldolgozási szerződés benne, nincs tanulás ügyféladatokon. Röviden: a fogyasztói asszisztens ismeri az internetet. A vállalati MI-asszisztens ismeri a vállalatodat, és bizonyítja is.

Mit tud egy céges tudással rendelkező MI-asszisztens

Egy céges tudással rendelkező MI-asszisztens megválaszolja azokat a kérdéseket, amelyek egyébként a csapaton át futnak. Az új alkalmazottak már nem a szomszéd asztalnál ülő kolléganőt kérdezik, hanem az asszisztenst: hogyan igényeljek szabadságot, hol van az ajánlatsablon, ki a felelős az adatvédelemért. Az asszisztens másodpercek alatt válaszol és megnevezi a forrást, például a betanítási PDF-et vagy az importált folyamatoldalt. Ez tehermentesíti a tapasztalt alkalmazottakat, akik egyébként tizedszer válaszolják meg ugyanazokat a kérdéseket. A folyamattudás a második nagy felhasználási eset. Hogyan zajlik egy reklamáció, milyen lépései vannak a rendelésfelvételnek, mi érvényes sztornónál: az asszisztens ismeri a dokumentált folyamatokat és strukturáltan adja vissza. Mivel minden válasz ugyanabból a tudásfából ered, minden személy ugyanazt az aktuális információt kapja, nem három változatot három fejből. A forrásmegjelölés minden választ ellenőrizhetővé tesz. Ha valami hibás a dokumentumban, azonnal látja és a dokumentumot javítja, nem az asszisztenst. Így a tudásbázis idővel jobb lesz, ahelyett hogy rosszabb lenne. Az asszisztens 17+ nyelvet ért automatikus felismeréssel. Egy lengyelül beszélő szakember lengyelül kérdez és ugyanabból a magyar dokumentumból kap választ.

• Betanítás: szabadságigénylés, sablonok, felelősségek, kollégák megzavarása nélkül
• Folyamattudás: reklamáció, rendelésfelvétel, sztornó, strukturáltan és aktuálisan
• Forrásmegjelölés: minden válasz hivatkozással az eredeti dokumentumra
• 17+ nyelv: automatikus felismerés, egy tudásállapot mindenkinek

Tudást biztosítani, mielőtt elmegy

Egy MI-asszisztens biztosítja azt a tudást, amely egyébként személyekkel hagyja el a vállalatot. Három helyzet éri minden kkv-t: nyugdíjba vonulás, felmondás, helyettesítés. A nyugdíjba vonulásnál a legvilágosabb az eset. Amikor a régi kolléganő elmegy, gyakran vele mennek a különleges esetek, ügyféltörténetek és fogások. Az ellene vezető út látványtalan: a tudást dokumentálni, PDF-ként a tudásfába tölteni, tesztelni. Onnantól az asszisztens megválaszolja azokat a kérdéseket, amelyekre korábban csak egy személy tudott válaszolni, a dokumentumra való forrásmegjelöléssel. Felmondásnál az időnyomás magasabb, az elv ugyanaz marad. Az átadási fázisban a dokumentumok amúgy is keletkeznek, a tudásfában lekérdezhetővé válnak ahelyett, hogy elraktározódnának. Egy mappa a meghajtón nem válaszol kérdésekre, egy MI-asszisztens viszont igen. A harmadik eset a leggyakoribb: helyettesítés betegségnél vagy szabadságnál. A helyettesítés ugyanahhoz a tudásállapothoz fér hozzá, mint a helyettesített személy, ahelyett hogy postafiókokon és tárolókon át keresne. A „Milyen feltételei vannak X ügyfélnek?” vagy „Hogyan zajlik a havi elszámolás?” kérdéseket az asszisztens a dokumentált anyagokból válaszolja meg. A mellékhatás mind a három esetet érinti: a dokumentáció látható hasznot kap. Ami a tudásfában hever, azt naponta lekérdezik, a hézagok feltűnnek és bezáródnak. A tudás, amely a tudásfában hever, nem mond fel.

Adatvédelem az MI-asszisztensnél

Egy vállalati MI-asszisztensnek három adatvédelmi követelményt kell teljesítenie: EU-hosting, adatfeldolgozási szerződés a GDPR 28. cikke szerint és nincs tanulás az adataidon. A rinqo mind a hármat teljesíti. A hosting Hetzner-adatközpontokban fut Falkensteinben és Nürnbergben, ISO 27001:2022 szerint tanúsítva. A nyelvi modell-feldolgozás szerződésben garantáltan az EU-n belül fut. Ügyféladatokon nem tanul modell, a dokumentumaid a te dokumentumaid maradnak. Failoverként egy tisztán európai tartalék szolgáltató áll rendelkezésre, opt-inként, te döntesz, aktív-e. A GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződés rendelkezésre áll. Ehhez jön az EU MI-rendelete 2024/1689. A 4. cikk (MI-kompetencia) már 2025. február 2-tól érvényes, aki MI-t alkalmaz a vállalatban, fejleszti az azzal dolgozó munkatársak MI-kompetenciáját. Az 50. cikk (átláthatósági kötelezettség) 2026. augusztus 2-tól érvényes: a személyeket az MI-vel való kapcsolatnál tájékoztatni kell. Bírságok szabálysértés esetén: 15 millió €-ig vagy a világméretű éves árbevétel 3%-áig, kkv-knál az alacsonyabb összeg. A rinqo a tájékoztatást alapértelmezetten aktiválja. Chatben és e-mailben nem kapcsolható ki, telefonon az üdvözlés része, amelynek szövegét te szabod testre. Neked ez azt jelenti: a megfelelés alapjai a platform részei, nem a te projekted. Tudást ápol, nem jogi szövegeket.

MI-asszisztens beállítása: a folyamat

Egy MI-asszisztens első beállítása a rinqónál a mi részünkről zajlik. A menet: fiókot létrehozni, weboldal-címet megadni, a rinqo a tartalmakat automatikusan beolvassa és belőlük felépíti a tudásfát. Utána PDF-eket töltesz fel, árlistákat, betanítási anyagokat, folyamatdokumentumokat. Majd tesztelsz: tedd fel a tíz kérdést, amely a csapatodban a leggyakoribb, és ellenőrizd a válaszokat a forrásokkal együtt. Ha valami hiányzik, kiegészíted a megfelelő dokumentumot, a következő válasz ül. A tudásfa közösen felépített. Amit a személyes ügynökhöz ápolsz, azt a telefon-ügynök, a chat-ügynök a weboldaladon és az e-mail-ügynök a postafiókban is használja. A tudásbázist egyszer építed és ezzel minden csatornát ellátsz. A naptárat (Google, Outlook vagy CalDAV), a REST API-t és a webhookokat magad állítod be. A CRM-et és a könyvelést (HubSpot, sevdesk, lexoffice) vagy projekteszközöket (Linear, Jira) kérésre kötjük össze. Nincs minimális futamidő, nincs felhasználónkénti licenc.