MI a toborzásban.

Mit végez a recepciós ügynök a toborzásodban

Ha jelentkezők hívnak, a recepciós ügynök fogadja a beszélgetést, munkaidőn kívül, hétvégén és ünnepnapokon is. Köszönti a hívót, megkérdezi, melyik állásról van szó, és az álláshirdetésed alapján megválaszolja a leggyakoribb kérdéseket (követelmények, fizetési sáv, helyszín, műszakok, jelentkezési határidő). Felveszi a nevet, az elérhetőséget és a megpályázott állást, és kérésre időpontot foglal a HR-naptárban. E-mailben az e-mail-ügynök válaszol a kérdésekre, és minden jelentkezést a dokumentumaival együtt továbbít a csapatodnak. Amit egyikük sem csinál: jelentkezéseket értékelni, rangsorolni vagy kiszűrni, állásinterjúkat megítélni, fizetésről tárgyalni. Ez a csapatodnál marad. Minden személyzeti döntés felett te rendelkezel, az ügynökök csak a rutint veszik le a válladról.

Hol segít konkrétan az MI a toborzásban

A leggyakoribb kihívás: jelentkezői hívások munkaidőn kívül. A jelentkezők gyakran este vagy hétvégén telefonálnak, amikor a HR-csapatod nem érhető el. A recepciós ügynökkel ezek a hívások nem vesznek el: fogadás éjjel-nappal, válasz a kérdésekre, e-mailes összefoglaló a HR-nek. Másodszor: standard kérdések szezonban. Ha toborzási kampányt futtatsz (szakképzés, gyakornoki hely, szezonális munkaerő), rövid idő alatt sok hívás érkezik. Az álláshirdetésedből adódó leggyakoribb kérdésekre a recepciós ügynök válaszol, hozzád csak a speciális kérdések jutnak el. Harmadszor: jelentkezések e-mailben. Az e-mail-ügynök visszaigazolja a beérkezést, válaszol a kérdésekre, és minden jelentkezést hiánytalanul továbbít a csapatodnak, értékelés nélkül. Negyedszer: időpontfoglalás az első beszélgetésekre. A recepciós ügynök látja a HR-naptárat (Google Naptár, Outlook vagy CalDAV, például iCloud), és közvetlenül foglal. A jelentkezők visszaigazoló e-mailt kapnak naptárbejegyzéssel. Ötödször: emlékeztető az időpont előtt. Az ügynök előző nap emlékeztet a lefoglalt beszélgetésre, megerősítési, áthelyezési vagy lemondási lehetőséggel.

• Jelentkezői hívások éjjel-nappal, válasszal a standard kérdésekre (recepciós ügynök)
• Időpontfoglalás a HR-naptárban Google Naptáron / Outlookon / CalDAV-naptáron keresztül
• Az MI nem értékel és nem válogat előre, minden jelentkezést a csapatod lát

GDPR és AI Act a toborzásban, amit vállalkozásként tudnod kell

A toborzás jogilag különösen kényes terület. A jelentkezői adatok érzékenyek, az automatizált döntéseket pedig a GDPR 22. cikke szigorúan korlátozza. Az MI-rendelet III. mellékletének 4. pont a) alpontja nagy kockázatúnak minősíti azokat az MI-rendszereket, amelyeket munkaerő-felvételre vagy -kiválasztásra használnak, kifejezetten a jelentkezések elemzésére és szűrésére, valamint a jelöltek értékelésére is. Ezért a rinqo világos határt húz: az ügynökök kérdésekre válaszolnak, átveszik a dokumentumokat és időpontot foglalnak. Jelentkezéseket nem értékelnek, nem szűrnek és nem rangsorolnak, ezt az ÁSZF-ünk is kizárja. Ehhez jön az MI-rendelet 50. cikke: a jelentkezőknek legkésőbb az első kapcsolatfelvételkor meg kell tudniuk, hogy MI-vel beszélnek. A rinqónál ez a tájékoztatás gyárilag be van állítva. Az adatok németországi szervereken vannak, és az EU-ban kerülnek feldolgozásra, a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződéssel.

Hogyan illeszkedik a rinqo a HR-csomagodba

Ha már használsz Personiót, SAP SuccessFactorst vagy Workdayt, a rinqo egyiket sem váltja ki. A HR-csomagod továbbra is a tényleges toborzási munkafolyamatot kezeli: álláshirdetés, jelentkezői pipeline, beillesztés. A rinqo a pipeline előtt dolgozik, a jelentkezővel való első kapcsolatnál. Ha valaki azzal hív, hogy „Pontosan milyen tapasztalatot várnak el?”, a recepciós ügynök az álláshirdetés alapján válaszol, és kérésre időpontot foglal a HR-naptáradban. A beszélgetésből származó adatok (név, elérhetőség, megpályázott állás, lefoglalt időpont) webhookon keresztül egy általad választott rendszerbe kerülnek. Így a pipeline előtti HR-terhelést csökkented, anélkül hogy a meglévő eszközeidet lecserélnéd. A HR-csomagodhoz való közvetlen kapcsolatot veled együtt állítjuk be.

Így állítod be a rinqót a toborzáshoz

A beállításban végigkísérünk. Első lépés: a nyitott álláshirdetéseid tudásként kerülnek be (PDF, Word, weboldal-URL). A recepciós ügynök ezután ismeri az állást, a követelményeket, a fizetési sávot és a helyszínt. Második lépés: meghatározod, mi kerüljön a csapatodhoz, például minden kérdés, amely nem szerepel a hirdetésben. Harmadik lépés: összekötöd a HR-naptáradat (Google Naptár, Outlook vagy CalDAV, például iCloud), és meghatározod az időpontsávokat. Negyedik lépés: az álláshirdetéseidben közzéteszel egy külön telefonszámot a jelentkezői hívásokhoz, amely közvetlenül a recepciós ügynökhöz fut be. Ettől kezdve az ügynök fogadja a hívásokat, válaszol a standard kérdésekre és időpontot foglal. Opcionálisan: chat-widget a karrieroldaladon és az e-mail-ügynök a jelentkezési e-mailekhez. Minden csatorna használhatja ugyanazt a tudást, így a jelentkezők telefonon, chatben vagy e-mailben ugyanazt a választ kapják. Az MI-tájékoztatás gyárilag be van állítva, az adatfeldolgozási szerződést a regisztrációval kötöd meg.