Mandantenanfragen zu Fristen, Unterlagen, Terminen. Dein Agent gibt Auskunft.
Mandantinnen und Mandanten fragen nach Fristen, benötigten Unterlagen oder Besprechungsterminen. Dein Agent beantwortet Standard-Fragen, bucht Termine und nimmt Rückrufwünsche auf. Dein Team konzentriert sich auf die Fälle.
von Sven Pflüger · Gründer, rinqo·Zuletzt aktualisiert:
Hinweis nach EU AI Act Artikel 50:Beim ersten Klingeln sagt der Agent klar: Du sprichst mit einer KI. Auf Wunsch verbindet er dich sofort mit einem Menschen.So gehen wir mit KI um
Was macht der KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien?
Der KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien beantwortet allgemeine Mandantenfragen zu Abgabefristen, benötigten Unterlagen und Terminen, bucht Besprechungen in Kalender-Tools wie Google Kalender oder Outlook und erfasst Rückrufwünsche strukturiert, individuelle Steuerberatung bleibt ausschließlich der Berufsträgerschaft vorbehalten. Für die Verschwiegenheit nach § 57 StBerG liefert rinqo die technische Grundlage: verschlüsselte Übertragung und Verarbeitung in der EU.
Deutschland-Hosting · ohne US-Konzerne · DSGVO
Deine Daten bleiben in Deutschland. Auch die KI-Verarbeitung bleibt in der EU, ohne US-Anbieter.
In Deutschland gehostet, in der EU verarbeitet
Viele hosten in der EU, schicken die Daten aber an US-Konzerne wie OpenAI. Wir nicht. Anrufe, Transkripte und Wissensdaten liegen verschlüsselt bei Hetzner in Deutschland (Falkenstein, Nürnberg), die KI-Verarbeitung läuft ausschließlich bei europäischen Anbietern in der EU. AVV nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland, ISO 27001:2022 zertifiziert (Falkenstein, Nürnberg)
Die KI-Verarbeitung läuft bei europäischen Anbietern in der EU, nicht bei US-Konzernen wie OpenAI, Google oder Amazon. Kein Training auf deinen Daten.
Spracherkennung und Sprachsynthese von europäischen Anbietern, die namentliche Anbieter-Liste erhält die Kundschaft im Dashboard.
Lösch-Automatik: 30 Tage Standard, je nach Paket bis zu 365 Tage einstellbar
AI Act Art. 50, standardmäßig erfüllt
Ab dem 02. August 2026 müssen KI-Systeme jedem Endnutzer am Gesprächsbeginn offenlegen, dass sie KI-basiert sind. rinqo macht das in jedem Kanal zur Standardeinstellung, vom ersten Kontakt an.
Voice: Pflicht-Ansage als ersten Audio-Frame, vor jeder Antwort
Chat/E-Mail: KI-Kennzeichnung in Footer und Subject
Synthetisches Audio wird nach Code-of-Practice (Juni 2026) maschinenlesbar markiert
Bußgeld bei Verstoß: bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz, bei KMU der niedrigere Betrag
Quellen: DSGVO Art. 28 + 32 (Auftragsverarbeitung + Sicherheit) · EU AI Act Verordnung 2024/1689 · DSK-Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (2024). Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung.
Warum Steuerkanzleien einen KI-Agenten brauchen.
Steuerberatungskanzleien haben saisonale Spitzen: Vor Abgabefristen klingelt das Telefon ununterbrochen. Die Mandantschaft will wissen, welche Unterlagen sie braucht, wann die Frist abläuft oder wann ihr Bescheid fertig ist. Die Sachbearbeitung sitzt an komplexen Steuererklärungen und kann nicht ständig ans Telefon.
Vor den Abgabefristen der Einkommensteuer steigt das Anrufvolumen stark an
Die Mandantschaft stellt wiederholt dieselben Fragen zu Fristen und Unterlagen
Die Sachbearbeitung verliert Konzentration durch ständige Unterbrechungen
Dienstleister dürfen nur unter den Bedingungen des § 62a StBerG eingebunden werden
“
In den zwei Wochen vor der Fristverlängerung bearbeiten wir nichts mehr, wir nehmen nur noch Anrufe entgegen. Und trotzdem verpassen wir jeden dritten.
So funktioniert der Telefon-Agent für Steuerkanzleien.
Dein Agent beantwortet Fragen zu aktuellen Fristen, benötigten Unterlagen und dem Status von Steuererklärungen. Er bucht Besprechungstermine und nimmt Rückrufwünsche auf. Komplexe steuerliche Fragen werden an die zuständige Sachbearbeitung weitergeleitet.
Verschiebe die Regler. Die Ausgangswerte sind Anhaltspunkte, keine Messung. Stell deine eigenen Zahlen ein.
100
25%
€250
30%
~108Verpasste Anrufe pro Monat
€8.063Verlorener Umsatz pro Monat
€96.756Verlorener Umsatz pro Jahr
rinqo nimmt alle Anrufe an. Auch nachts, auch am Wochenende.
Warum rinqo für Steuerkanzleien, drei harte Fakten zu StBerG, DSGVO und Frist-Spitzenlast.
Eine Steuerkanzlei wählt ein Telefonsystem nicht nach UX, sondern nach drei Linien: berufliche Verschwiegenheit mit den Regeln für Dienstleister nach § 62a StBerG, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und ob das System die Spitzen vor den Abgabefristen überhaupt aushält. Wer in DACH eine KI-Telefonassistenz für die Kanzlei einsetzt, muss diese drei Anforderungen vollständig erfüllen, sonst riskiert die Kanzlei berufsrechtliche Beanstandung durch die Steuerberaterkammer und DSGVO-Bußgelder bis 4 Prozent Weltjahresumsatz.
§ 62a StBerG + Art. 28 DSGVO
Verschwiegenheit nach Steuerberatungsgesetz bleibt gewahrt, vertraglich und technisch.
rinqo läuft als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Hetzner-Servern in Falkenstein und Nürnberg. Der AVV ist standardmäßig Teil jedes Tarifs und automatisch elektronisch signierbar, die Kanzlei dokumentiert die Auslagerung StBerG-konform. Mandantenanrufe werden verschlüsselt übertragen, Mandanten-Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet. Die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB und § 57 StBerG bleibt dabei Sache der Kanzlei. rinqo liefert die technischen Voraussetzungen: Verarbeitung ausschließlich in der EU, AVV nach Art. 28 DSGVO, konfigurierbare Löschfristen.
Hetzner Falkenstein/Nürnberg · AVV Art. 28 inkl. · Verarbeitung nur in der EU
Frist-Spitzenlast skaliert ohne Personal
Vor den Abgabefristen steigt das Anrufvolumen stark, der Agent skaliert mit.
Steuerkanzleien haben wiederkehrende Spitzen: die Wochen vor den Abgabefristen der Einkommensteuer (ohne Beratung Ende Juli, mit Kanzlei Ende Februar des übernächsten Jahres) und der Jahresbeginn, wenn bis Ende Februar die Lohnsteuerbescheinigungen übermittelt werden. In diesen Wochen steht das Telefon nicht still. Mit menschlichem Sekretariat heißt das: entweder über Wochen Überstunden oder Mandantenanfragen rutschen in die Mailbox. rinqo skaliert parallel, egal ob 50 oder 500 Anrufe pro Tag eingehen, jeder wird beantwortet. Die meisten Anfragen vor Fristen sind Routine: Welche Unterlagen brauche ich? Wann läuft die Verlängerungsfrist? Wann ist mein Bescheid da? Diese werden vom Agent autonom beantwortet, die Sachbearbeitung sieht nur die Mandanten-spezifischen Eskalationen.
53.803 Steuerkanzleien in Deutschland · BStBK · skaliert auch in der Fristenwoche
AI Act Art. 50 (gilt ab 02.08.2026)
Transparenzpflicht erfüllt, bevor die Mandantschaft fragt.
Ab 02. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, dass die Mandantschaft am Telefon klar erfährt, dass sie mit einer KI spricht. Bei Steuerkanzleien doppelt heikel: Mandantinnen und Mandanten erwarten Berufsträger-Sorgfalt, ein nicht-deklarierter KI-Einsatz wird als Vertrauensbruch wahrgenommen. Die Standard-Begrüßung von rinqo sagt das zu Beginn jedes Anrufs ("Hier spricht die digitale Assistenz von Steuerkanzlei Müller, ich bin eine KI"). Den Wortlaut passt die Kanzlei selbst an, der Hinweis auf die KI sollte dabei erhalten bleiben. Verstöße gegen Art. 50 können mit bis zu 15 Mio. Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, bei kleinen und mittleren Unternehmen gilt der niedrigere Betrag. Transparenz schafft Vertrauen, Mandantinnen und Mandanten wissen, womit sie es zu tun haben, und akzeptieren KI-Assistenz erfahrungsgemäß gut, wenn sie offen kommuniziert wird.
KI-Hinweis in der Standard-Begrüßung · Wortwahl editierbar
rinqo vs. klassische Lösungen für Steuerkanzleien.
Steuerkanzleien vergleichen drei Optionen: ein Vollzeit-Sekretariat, einen externen Telefonservice mit Pro-Anruf-Abrechnung, oder den Anrufbeantworter. Hier die ehrliche Übersicht.
Merkmal
rinqo
Alle Kanäle, ein Abo
Vollzeit-Sekretariat
intern
Externer Telefonservice
Abrechnung pro Anruf
Anrufbeantworter
Klassisch
Frist-Spitzenlast abfangen
Skaliert parallel auf 500+/Tag
Personal-Engpass
Pro-Anruf-Kosten explodieren
StBerG-§57-konform (Verschwiegenheit)
AVV inkl., Verarbeitung nur in der EU
Berufsträger-Aufsicht
AVV mit Sekretariats-Vertrag
Lokal
Monatskosten bei 65 Anrufen/Woche
Flat-Rate mit Credits
Brutto-Lohn plus Nebenkosten
Abrechnung pro Anruf
0 €
AI-Act-Art-50-Disclosure
Automatisch & editierbar
Kein KI-System
Kein KI-System
Kein KI-System
Mandanten-Triage strukturiert
Anliegen + Dringlichkeit
Manuell
Generisches Skript
Ein Vollzeit-Sekretariat liefert Berufsträger-Aufsicht, kapituliert aber vor den Frist-Spitzen. Externe Telefonservices schlucken die Spitzen, rechnen aber pro Anruf ab. Ein Anrufbeantworter beendet das Gespräch, statt es zu führen. rinqo ist die Lösung für Kanzleien mit saisonal schwankendem Volumen, die die Verschwiegenheitspflicht gewahrt sehen wollen.
Das übernimmt dein Agent für Steuerkanzleien
Fristenauskunft
Benötigte Unterlagen kommunizieren
Terminbuchung
Rückrufwünsche aufnehmen
Erreichbarkeiten kommunizieren
Das kann der Telefon-Agent
Beantwortet häufige Fragen automatisch
Bucht Termine direkt in deinen Kalender
Qualifiziert Anfragen und erfasst Kontaktdaten
Leitet komplexe Fälle an dein Team weiter
Spricht 17+ Sprachen
Lernt aus deiner Website und deinen Dokumenten
Ehrliche Antworten auf echte Bedenken.
Die vier Fragen, die uns jede Praxis vor dem Start stellt.
Darf der Agent überhaupt mit der Mandantschaft sprechen? Verschwiegenheitspflicht?
Ja, wenn die Voraussetzungen des § 62a StBerG erfüllt sind: sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und ein Vertrag in Textform, der zur Verschwiegenheit verpflichtet. rinqo läuft auf EU-Servern, verarbeitet Daten im Auftrag nach Art. 28 DSGVO und gibt keine mandantenbezogenen Inhalte an Dritte weiter.
Was ist, wenn der Agent falsche steuerliche Auskunft gibt?
Der Agent gibt keine steuerliche Beratung, nur allgemeine Informationen, die du selbst als "auskunftsfähig" markiert hast. Jede individuelle Frage wird an die Kanzlei weitergeleitet.
Können wir Gesprächsprotokolle in die Mandatsakte übernehmen?
Ja. Jedes Gespräch wird als Transkript und Zusammenfassung exportiert. Die Ablage in deiner Kanzlei-Software (DATEV, Addison, etc.) erfolgt manuell oder per Webhook.
Häufige Fragen für Steuerkanzleien.
Der Agent beantwortet allgemeine Fragen zu Fristen, Unterlagen und Abläufen. Individuelle steuerliche Beratung wird an die zuständige Sachbearbeitung weitergeleitet. Es handelt sich nicht um Steuerberatung.
Du pflegst die Fristen in der Wissensdatenbank. Bei Änderungen aktualisierst du einmal, der Agent antwortet sofort richtig.
Ja. Die Logik ist dieselbe: Fragen zu Fristen, Unterlagen und Terminen beantworten. Du passt die Wissensdatenbank an dein Angebot an.
Multi-Channel für deine Branche
rinqo für Steuerkanzleien, alle Kanäle
Telefon, Chat und E-Mail aus einer Plattform: Business-Case, ROI, DSGVO und Integrationen.
Gründer von rinqo. Baut ein Unternehmensgedächtnis, in dem das Wissen einer Organisation zusammenläuft und verfügbar bleibt, und die KI-Agenten, die damit arbeiten: am Telefon, im Postfach, im Chat, im Marketing und in weiteren Rollen. Schreibt hier über die Einführung von KI in Unternehmen, über Datenschutz und darüber, was im Betrieb trägt. Entwickelt in Deutschland, verarbeitet in der EU, ohne US-Anbieter.
