Sporočilo o odsotnosti ima eno samo nalogo: drugi strani pove, da prav zdaj nihče ne bere, in kam naj se sicer obrne. To je hitro napisano. Vseeno je večina sporočil bodisi predolgih, prenejasnih ali brez prave alternative.
Tri predloge, ki zadoščajo
Dobra sporočila o odsotnosti imajo enako zgradbo: obdobje, nadomeščanje, vrnitev. Brez patetike, brez opravičevanja.
„Do 4. avgusta nisem dosegljiv. V nujnih primerih vam pomaga Anna Berger, anna.berger@firma.de. Od 5. avgusta sem spet tu in se oglasim.“
„Trenutno me ni mogoče doseči. Vaše sporočilo se ne posreduje naprej. Obrnite se, prosim, na našo ekipo na team@firma.de, tam vam bodo hitro pomagali.“
„Vaša e-pošta je prispela. Sporočila obravnavam enkrat na dan in se oglasim v 24 urah. Če je nujno, brez zadržkov pokličite: 0761 1234567.“
Zakaj sporočilo ne reši težave
Sporočilo o odsotnosti zavlačuje. Pravi: ne zdaj. Za osebo na drugi strani to pomeni čakati ali vprašati drugje. Pri internem vprašanju med sodelavci je to znosno. Pri povpraševanju nekoga, ki želi kupiti ali rezervirati, je drago. Kdor pridobiva ponudbo in tri dni prejema samodejno sporočilo, ima svojo ponudbo do takrat drugje.
Nadomestna oseba v besedilu je polovična rešitev, če ima navedeni človek res čas in pozna zadevo. Pogosto ne velja eno od obojega. Tedaj sporočilo posreduje povpraševanje naslednji preobremenjeni osebi, ta pa na koncu napiše svoje sporočilo o odsotnosti.
Sporočilo, ki zadevo opravi
Bolj zanimivo kot sporočilo, ki zavlačuje, je tisto, ki odgovori. Prav to počne e-poštni agent od rinqo. Sedi v tvojem predalu in odgovarja na dohodna povpraševanja iz tvojega shranjenega znanja o podjetju, medtem ko te ni. Ne s stavčno frazo, temveč z dejanskim odgovorom na vprašanje: delovni čas, pogoji, razpoložljivost, naslednji prosti termin.
Kar ne more odgovoriti sam, razvrsti in označi, da po vrnitvi ne sediš pred 200 neprebranimi e-sporočili, temveč pred urejenim seznamom. In ker uporablja isto bazo znanja kot tvoj telefonski in klepetalni agent, je njegov odgovor enak kot povsod drugod. Ena resnica, ne tri različice.
Za dvotedenski dopust z nadomeščanjem v ekipi zadošča ena od predlog zgoraj. Če je tvoj predal ozko grlo vse leto, boljše vprašanje ni, kako sporočilo zveni, temveč ali je sploh potrebno.
