E-poštni asistent z UI.

Kaj e-poštni asistent z UI naredi za tvoje podjetje

Za razliko od klasičnih samodejnih odzivnikov, ki pošljejo le „Oglasili se vam bomo“, e-poštni asistent z UI odgovori na konkretno zadevo. Vzorčna rutina: povpraševanje stranke, kateri dokumenti so potrebni za davčni obračun; asistent prepozna zadevo, pogleda v tvojo bazo znanja, oblikuje konkreten odgovor, doda standardno opozorilo o naslednjem roku in ga predloži kot osnutek za potrditev. Z vklopljenim samodejnim pošiljanjem gre brez človeškega posega. Pri občutljivih zadevah (pritožba, pravno vprašanje, individualni posebni primer) se e-pošta s povzetkom stopnjuje k tebi; prejmeš le pošto, ki resnično potrebuje tebe.

• Rutinski odgovori 24 ur na dan, tudi ponoči in ob koncu tedna
• Logika stopnjevanja pri občutljivih ali zapletenih primerih
• Posodobitve baze znanja učinkujejo takoj na vse prihodnje odgovore
• Revizijski dnevnik o vsakem poslanem odgovoru UI
• Jezik: 17+ jezikov, s privzeto regijo DACH

Tako deluje povezava IMAP/SMTP

E-poštni agent uporablja standardni protokol IMAP/SMTP in deluje z vsakim poštnim predalom, ki te standarde podpira, torej praktično z vsakim poslovnim predalom v regiji DACH. Brez vezanosti na ponudnika prek lastniških API. Nastavitev opraviš sam ali jo prevzamemo mi: vnesti naslov strežnika IMAP, vrata, uporabniško ime in geslo, pri Googlu geslo aplikacije, preveriti testno povezavo. Agent bere nova sporočila prek IMAP, jih obdeluje gostovano v EU na Hetzner Nemčija in odgovor pošlje nazaj prek SMTP. Izvirno sporočilo je v mapi prejeto označeno kot „prebrano“, odgovor UI pa ostane kot osnutek za potrditev na nadzorni plošči, dokler ne vklopiš samodejnega pošiljanja.

Baza znanja + logika stopnjevanja

Baza znanja se enkratno napolni iz tvojega spletnega mesta, tvojih pogostih vprašanj in tvojih dokumentov (PDF, DOCX, Markdown). Posodobitve učinkujejo takoj na vse prihodnje odgovore, brez ponovnega učenja. Prek pravil za posredovanje določiš, na katera sporočila se ne odgovori, na primer pri ključnih besedah, kot so pritožba, pravno, nujno, odvetnik ali „osebni pogovor“. Če se pravilo sproži, se na sporočilo ne odgovori, temveč se posreduje tebi.

EU AI Act čl. 50, preglednost pri e-poštnih odgovorih

Od 02.08.2026 člen 50 Uredbe EU o UI vsakega ponudnika, ki končnim strankam pošilja odgovore UI, zavezuje k nedvoumnemu obvestilu. Za e-pošto to konkretno pomeni: vsak odgovor, ki ga pošlje UI, mora v nogi vsebovati obvestilo, da je odgovor napisala UI. rinqo to počne privzeto: vsako poslano sporočilo nosi majhno, nevsiljivo obvestilo v nogi, ki ga je mogoče prilagoditi v besedilu in položaju. Pri stopnjevanih sporočilih (na katera osebno odgovoriš ti) obvestilo samodejno odpade. Skladnost tako ni napor pri nastavitvah, temveč privzeto stanje.

Obračun v kreditih

Obračunava se v kreditih: 1 kredit ustreza 2 e-poštnima sporočiloma. Kaj to pomeni pri količini tvoje pošte, izračunamo na prvem pogovoru s tvojimi pravimi številkami.

E-poštne predloge z UI, namesto ročnega vzdrževanja 50 predlog

Statične e-poštne predloge so klasičen poskus skaliranja e-poštnih odgovorov: en besedilni blok na zadevo, ročno kopirati, ročno prilagoditi. Deluje za tri zadeve, odpove od tridesetih naprej. E-poštni asistent rinqo nadomesti koncept predlog: namesto fiksnih blokov UI za vsako sporočilo ustvari specifičen odgovor iz tvoje baze znanja. Brez vzdrževanja predlog, brez kopiranja, brez zastarelega odgovora. Kdor kljub temu potrebuje fiksne bloke (potrditev računa, opomnik na termin, standardno obvestilo o pošiljanju), lahko predloge shrani kot „prednostni odgovor“, UI jih uporabi kot osnovo in prilagodi le kontekstualne podrobnosti.

• Dinamični odgovori namesto 50 statičnih predlog
• Hibridni način: predloge kot osnova odgovora, UI doda kontekst
• Posodobitev baze znanja učinkuje takoj na vse odgovore
• Brez režije vzdrževanja pri vsaki različici predloge

Samodejno odgovarjati na e-pošto, brez splošnih samodejnih odzivnikov

„Na dopustu sem“ ali „Oglasili se bomo v 24 urah“: klasični samodejni odzivniki ne rešijo nobene zadeve, le prestavijo jo. Asistent avtomatizira pravi odgovor: prepoznati zadevo, poizvedeti v bazi znanja, oblikovati konkreten odgovor, zadevo zaključiti. Primer davčne pisarne: stranka vpraša, do kdaj mora oddati dokumente za obračun DDV. Klasični samodejni odzivnik napiše „Oglasili se bomo“, stranka čaka naprej. Asistent odgovori konkretno iz tvoje baze znanja: „Dokumente nam pošljite do 5. v naslednjem mesecu, obračun zapade 10.“ Zadeva je rešena, stranka mirna, ti pa le še potrdiš ali prepustiš samodejnemu pošiljanju. Pri pritožbah, pravnih temah ali novih naročilih stopnjevanje k človeku ostaja privzeto, UI streže le tisto, kar zanesljivo obvlada.

UI poštnega predala za Outlook in podobne, samostojno namesto osnutka

Asistenti pisarniških zbirk e-poštne odgovore vnaprej oblikujejo. Pošiljanje ostaja ročno, predal za predalom, z licenco na osebo. rinqo isti primer uporabe reši drugače: povezava IMAP/SMTP s tvojim obstoječim predalom (Office365, Exchange ali kateri koli drug ponudnik), obdelava na Hetzner Nemčija, modeli UI s pogodbeno zajamčeno obdelavo podatkov v EU. Standardna povpraševanja agent odgovori samostojno, takoj ko ta način omogočiš; zapletene primere stopnjuje s kontekstom k tebi. Ena licenca za celotno ekipo, ne na predal. Če gre za asistenčne funkcije zbirke (osnutki koledarja, zapiski sestankov), ostaja asistent tvoje pisarniške zbirke bolj neposredna rešitev, če gre za samodejne e-poštne odgovore, je rinqo prava pot.

Kaj o tem pravi panoga

Resnični opisi težav iz forumov malih in srednjih podjetij v regiji DACH. Glavni vzorec: zastoj e-pošte vodi v jezo strank in zamujene roke, natanko primer uporabe, ki ga e-poštni asistent z UI reši.

• „a se preprosto 2 tedna sploh ne oglasi in nikoli ni dosegljiv“, stranka Rotzeplom o svojem davčnem svetovalcu, sellerforum.de, 28.07.2022
• „Za leto 2022 do zdaj ni bil oddan niti en obračun DDV“, stranka xMerchant o zaostanku davčnega svetovalca, sellerforum.de, 29.07.2022
• „odprlo se je pač izjemno veliko odprtih gradbišč“, stranka Wollomo o preobremenjenosti davčnega svetovalca, sellerforum.de, 31.07.2022