UI asistent, ki pozna tvoje podjetje.

Kaj je UI asistent?

UI asistent je programska oprema, ki razume vprašanja v naravnem jeziku in nanje odgovarja. Napišete, kaj želiš vedeti, asistent odgovori v sekundah. Za tem dela jezikovni model, ki besedila razume, povzema in oblikuje. Odločilna je baza znanja. Potrošniški asistenti so naučeni na javnih internetnih podatkih. Na splošna vprašanja odgovarjajo dobro, a ne poznajo niti tvojega cenika niti tvoje ureditve dopusta. Poslovni UI asistent je zgrajen drugače. Povezan je s tvojim poslovnim znanjem, pri rinqo prek osrednjega drevesa znanja iz vsebin spletne strani in naloženih PDF. Na vprašanje „Kako pri nas poteka reklamacija?“ odgovori s tvojim procesom, ne z internetno definicijo. Vsak odgovor nosi navedbo vira, vidiš, iz katerega dokumenta izhaja informacija. Druga razlika je pravna. Potrošniška orodja tečejo večinoma na infrastrukturi ZDA, brez pogodbe o obdelavi za tvoje podjetje. Poslovni asistent potrebuje tri stvari: gostovanje v EU, pogodbo o obdelavi po čl. 28 GDPR in zagotovilo, da tvoji podatki ne gredo v učenje modela. rinqo izpolnjuje vse tri točke, podatkovni centri Hetzner v Nemčiji, pogodba o obdelavi vključena, brez učenja na podatkih strank. Na kratko: potrošniški asistent pozna internet. Poslovni UI asistent pozna tvoje podjetje, in to dokaže.

Kaj zmore UI asistent s poslovnim znanjem

UI asistent s poslovnim znanjem odgovarja na vprašanja, ki sicer tečejo prek ekipe. Novi zaposleni ne sprašujejo več sodelavke za sosednjo mizo, temveč asistenta: kako zaprosim za dopust, kje leži predloga ponudbe, kdo je pristojen za varstvo podatkov. Asistent odgovori v sekundah in navede vir, na primer PDF za uvajanje ali uvoženo procesno stran. To razbremeni izkušene zaposlene, ki sicer na ista vprašanja odgovarjajo desetič. Procesno znanje je drugi velik primer uporabe. Kako poteka reklamacija, katere korake ima sprejem naročila, kaj velja pri stornu: asistent pozna dokumentirane postopke in jih reproducira strukturirano. Ker vsi odgovori izhajajo iz istega drevesa znanja, vsaka oseba dobi isto aktualno informacijo, ne treh različic iz treh glav. Navedba vira naredi vsak odgovor preverljiv. Če je v dokumentu kaj napačnega, to takoj vidiš in popraviš dokument, ne asistenta. Tako se baza znanja s časom izboljšuje, namesto da bi se slabšala. Asistent razume 17+ jezikov s samodejnim prepoznavanjem. Poljsko govoreči strokovnjak vpraša poljsko in dobi odgovor iz istih slovenskih dokumentov.

• Uvajanje: prošnja za dopust, predloge, pristojnosti, brez prekinjanja sodelavcev
• Procesno znanje: reklamacija, sprejem naročila, storno, strukturirano in aktualno
• Navedba vira: vsak odgovor s sklicem na izvorni dokument
• 17+ jezikov: samodejno prepoznavanje, eno stanje znanja za vse

Zavarovati znanje, preden odide

UI asistent zavaruje znanje, ki sicer z osebami zapusti podjetje. Tri situacije doletijo vsako malo in srednje podjetje: upokojitev, odpoved, nadomeščanje. Pri upokojitvi je primer najbolj jasen. Ko dolgoletna sodelavka odide, z njo pogosto odidejo posebni primeri, zgodovine strank in prijemi. Pot proti temu je nespektakularna: znanje dokumentirati, kot PDF naložiti v drevo znanja, preizkusiti. Od takrat asistent odgovarja na vprašanja, na katera je prej znala odgovoriti le ena oseba, z navedbo vira na dokument. Pri odpovedi je časovni pritisk višji, načelo ostane isto. V predajni fazi dokumenti tako ali tako nastajajo, v drevesu znanja postanejo poizvedljivi namesto odloženi. Mapa na disku ne odgovarja na vprašanja, UI asistent pa. Tretji primer je najpogostejši: nadomeščanje pri bolezni ali dopustu. Nadomeščanje dostopa do istega stanja znanja kot nadomeščena oseba, namesto da bi se prebijalo skozi nabiralnike in arhive. Vprašanja, kot so „Kakšne pogoje ima stranka X?“ ali „Kako poteka mesečni obračun?“, asistent odgovori iz dokumentiranih podlag. Stranski učinek se tiče vseh treh primerov: dokumentacija dobi vidno korist. Kar leži v drevesu znanja, se dnevno poizveduje, vrzeli so opazne in se zaprejo. Znanje, ki leži v drevesu znanja, ne da odpovedi.

Varstvo podatkov pri UI asistentu

Poslovni UI asistent mora izpolnjevati tri zahteve varstva podatkov: gostovanje v EU, pogodbo o obdelavi po čl. 28 GDPR in brez učenja na tvojih podatkih. rinqo izpolnjuje vse tri. Gostovanje teče v podatkovnih centrih Hetzner v Falkensteinu in Nürnbergu, certificiranih po ISO 27001:2022. Obdelava jezikovnega modela teče pogodbeno zajamčeno znotraj EU. Na podatkih strank se ne uči noben model, tvoji dokumenti ostanejo tvoji dokumenti. Kot failover je pripravljen izključno evropski nadomestni ponudnik, kot opt-in, ti odločaš, ali je aktiven. Pogodba o obdelavi po čl. 28 GDPR je na voljo. K temu se pridruži uredba EU o UI 2024/1689. Čl. 4 (usposobljenost za UI) velja že od 02. februarja 2025, kdor v podjetju uporablja UI, spodbuja usposobljenost za UI pri zaposlenih, ki z njo delajo. Čl. 50 (obveznost transparentnosti) velja od 02. avgusta 2026: osebe morajo biti ob stiku z UI o tem obveščene. Globe ob kršitvi: do 15 mio. € ali 3 % svetovnega letnega prometa, za mala in srednja podjetja nižji znesek. rinqo obveščanje aktivira privzeto. V chatu in e-pošti ga ni mogoče izklopiti, pri telefonu je del pozdrava, katerega besedilo prilagodiš ti. Zate to pomeni: temelji skladnosti so del platforme, ne tvoj projekt. Vzdržuješ znanje, ne pravnih besedil.

Nastavitev UI asistenta: potek

Prva nastavitev UI asistenta poteka pri rinqo z naše strani. Potek: ustvariti račun, vnesti naslov spletne strani, rinqo vsebine samodejno prebere in iz njih zgradi drevo znanja. Nato naložiš PDF, cenike, podlage za uvajanje, procesne dokumente. Nato testiraš: postaviš deset vprašanj, ki se v tvoji ekipi najpogosteje pojavljajo, in preveriš odgovore skupaj z viri. Če kaj manjka, dopolniš ustrezen dokument, naslednji odgovor sede. Drevo znanja je zasnovano skupno. Kar vzdržuješ za osebnega agenta, uporabljajo tudi telefonski agent, chat agent na tvoji spletni strani in e-poštni agent v nabiralniku. Bazo znanja gradite enkrat in z njo napajate vsak kanal. Koledar (Google, Outlook ali CalDAV), REST API in webhooke nastaviš sam. CRM in računovodstvo (HubSpot, sevdesk, lexoffice) ali projektna orodja (Linear, Jira) povežemo na željo. Brez najkrajše vezave, brez licence na uporabnika.