Telefonski agentprimarno
Klici najemnikov (škoda, obratovalni stroški, termini odvoza smeti, hišnik) 24/7. Nujni primeri (počena cev, dvigalo) neposredno dežurni službi. Povezava s Casavi, Immoware24 ali PowerHaus.
Poglej predlogo
ZaUpravniki nepremičnin
Rutinske poizvedbe se usmerijo same.
Tvoja obravnava končno pride do dela.
Lastniki in najemniki prijavljajo škode zaradi vode, sprašujejo po obračunu obratovalnih stroškov, usklajujejo termine z izvajalci, po telefonu, po e-pošti, v klepetu. Agenti UI strukturirano sprejemajo prijave škode, odgovarjajo na rutinska vprašanja iz baze znanja in posredujejo le nujno. Tvoja ekipa dobi nazaj ure, ki sicer izginejo v sprejemni pisarni.
ZačniNa kratko
Agent UI rinqo za upravnike nepremičnin sprejema klice in e-pošto o prijavah škode, obratovalnih stroških, hišnem redu in terminih z izvajalci, strukturira prijavo z naslovom objekta in opisom škode, odgovarja na rutinska vprašanja iz baze znanja in nujne primere (voda, ogrevanje, dvigalo) takoj eskalira dežurni službi. Iz istega shranjenega znanja podjetja rinqo odgovarja na povpraševanja iz klepeta, spletnega obrazca in predala ter obvešča ekipo na terenu.
Položaj
V VDIV je združenih 4.300 upravnikov, ki skupaj upravljajo 8,7 milijona enot, od tega 7,2 milijona etažne lastnine. Po panožnem barometru VDIV 2026 več kot polovica upraviteljev ne more zapolniti prostih delovnih mest. Konične obremenitve nastanejo v sezoni obratovalnih stroškov (Q1/Q2) in ob neurjih. UI agent, ki prijave škod zabeleži strukturirano, odgovarja na rutinska vprašanja (kontakt hišnika, dan odvoza smeti, rok obračuna) in prevezuje le izjeme, recepciji odvzame te klice brez zaposlovanja. Isto shranjeno znanje nosi vsak vklopljen kanal in odgovarja na vprašanja, ki bi jih ekipa sicer posredovala naprej.
8,7 mio.
enot, ki jih upravljajo, od tega 7,2 mio. etažne lastnine
Vir: VDIV Deutschland (Nachfolger DDIV) 2026Kje stiska
- Trije klici o isti okvari ogrevanja iz istega objekta, vsi ločeno pristanejo na telefonskem predalu.
- Sezona obratovalnih stroškov: isto vprašanje znova in znova („Kako nastane akontacija za vodo?“).
- Dogovori z izvajalci (termin, dostop, odobritev stroškov) se razpršijo po telefonu, WhatsAppu in e-pošti.
- Škoda zaradi vode ob 22:00, dežurna služba izve šele zjutraj.
- Vabila na zbor lastnikov sprožijo teden dni valov povratnih klicev.
Eno znanje, vsi kanali
Kaj rinqo prevzame v panogi Upravniki nepremičnin
E-poštni agent
Standardna vprašanja o akontaciji obratovalnih stroškov, obračunu ogrevanja, kontaktu hišnika. Ustvarjanje zahtevkov v PowerHaus ali Casavi.
K agentuKlepetalni agent
Dopolnitev najemniškega portala na spletni strani upravnika: pogosta vprašanja neposredno v brskalniku, brez prijavne ovire portala CASAVI/Immoware24.
K agentuOsebni agent
Sklepi etažne skupnosti, kontakti izvajalcev in vzorčna pisma na klic, namesto brskanja po registratorjih ekipa preprosto vpraša agenta.
K agentuAgent za marketing
Predstavitev tvojih upravniških storitev, objave za lastnike in skupnosti ter oglasi za delo kot znamki zvesta vsebina za družbena omrežja in lastno stran. Tako pridobivaš nove nepremičnine in nove sodelavce, brez dodatnega dela.
K agentuAgent za račune
Računi za upravnino in dodatne storitve skupnostim etažnih lastnikov, preverjeni pred izdajo in zaporedno oštevilčeni.
K agentuTako rinqo to reši
Telefon in e-pošta obravnavana vzporedno
Agent se oglasi, tudi medtem ko tvoja ekipa telefonira. Prijave škode se sprejmejo strukturirano (objekt, stanovanjska enota, težava, dosegljivost), e-pošta s standardnimi vprašanji (akontacija, smeti, hišni red) se odgovori kot osnutek za odobritev ali neposredno.
Eno znanje, kjer koli se vpraša
Kontakti hišnikov, dnevi odvoza smeti, akontacije obratovalnih stroškov, kontaktna oseba na objekt, na vse, kar enkrat shraniš, agent odgovori iz tega. Če ne najde odgovora, reče „Tega ne vem, posredujem naprej“, namesto da bi ugibal. Isto velja za vsak vklopljen kanal in za tvojo ekipo, ki ga pogleda, namesto da bi spraševala naokoli.
Nujni primeri gredo takoj ven
Voda, vonj po plinu, nujnost pri dvigalu, izpad ogrevanja pozimi → takoj na tvojo dežurno številko. Kapljajoča pipa, pokvarjen zvonec → predaja prek webhooka, povezava s CASAVI ali Immoware24. Poizvedbe lastnikov o zboru → predlog termina iz koledarja.
Kaj agent opravi
- Strukturirano sprejeti prijave škode (objekt, enota, škoda, dosegljivost)
- Odgovarjati na standardna vprašanja o obratovalnih stroških (akontacija, obračun, roki)
- Usklajevati termine z izvajalci (okno dostopa, predaja ključev)
- Sporočati kontakt hišnika in pristojnosti na objekt
- Nujne primere (voda, ogrevanje, dvigalo) prevezati dežurni službi
- Filtrirati poizvedbe o zboru lastnikov in potrjevati termine
- Interno znanje pogledati na mestu, namesto da bi spraševal
- Reference in razpisi za delo kot objave v tvoji podobi
Naše priporočilo
Klici upravnikom nepremičnin prihajajo v ponedeljek od 8:00 do 10:00 in med neurji v valovih. Telefonski agent pokrije konice, ne da bi morali financirati novo delovno mesto v obravnavi. Znanje za tem nato nosi tudi druge kanale in vprašanja znotraj podjetja.
GDPR pri upravljanju nepremičnin
Upravniki nepremičnin obdelujejo posebej občutljive podatke: najemne račune, lastniška razmerja, deloma socialne podatke najemnikov. rinqo hrani podatke na strežnikih v Nemčiji, jih obdeluje v EU, šifrira dostopne podatke povezanih storitev z AES-256-GCM in pogodbo o obdelavi po čl. 28 GDPR zagotovi ob registraciji. Agent pozna le znanje, ki mu ga daš. Matičnih podatkov najemnikov mu ne daš, agent pa ima navodilo, da o osebah ne daje informacij.
- Gostovanje izključno na strežnikih v EU (strežniki v Nemčiji)
- Brez potrjevanja najemnega ali lastniškega razmerja tretjim osebam
- Podobdelovalci v EU (modeli UI z zagotovljeno obdelavo podatkov v EU, prepoznavanje govora v EU, telefonija prek ponudnika v EU, nemški ponudnik sinteze govora, celoten seznam na nadzorni plošči)
- Obvestilo o privolitvi pred snemanjem klica (§ 201 StGB + čl. 13 GDPR)
- Nastavljiv rok izbrisa (privzeto 90 dni, najmanj 7 dni) pri prepisih
- Čl. 50 Akta o UI: označitev kot glas UI obvezna od 02.08.2026, že privzeto v prednastavljenem pozdravu
Pogosta vprašanja
Specifične panožne strani
Ustanovitelj, rinqo
Ustanovitelj rinqo. Gradi podjetniški spomin, v katerem se znanje organizacije steka in ostaja dostopno, ter agente UI, ki iz njega delajo: po telefonu, v poštnem predalu, v klepetu, v trženju in v nadaljnjih vlogah. Tu piše o uvajanju UI v podjetja, o varstvu podatkov in o tem, kaj zdrži v praksi. Razvito v Nemčiji, obdelano v EU, brez ponudnikov iz ZDA.
Nazadnje posodobljeno:
Viri
Poglobitev v kanal
Posebej telefonski agent za Upravljanje nepremičnin?
Poteki pogovorov, povezave in pravila posredovanja, na enem mestu.
Tvoja obravnava končno pride do dela.
Preizkusi agenta s podatki svojih objektov, povsem brez usposabljanja. Isto znanje odgovarja na klepet, povpraševanja s spleta in iz predala ter na vprašanja tvoje ekipe.
Začni