Primopredajni zapisnik naj prepreči, da bi z osebo odšlo tudi njeno znanje. Odpoved, upokojitev, starševski dopust, prehod na drug oddelek. Povod ne spremeni bistva: kar tiči v eni glavi, mora ven pred zadnjim delovnim dnem in postati uporabno za druge.
Kaj sodi v primopredajni zapisnik
Dober zapisnik ni roman, temveč urejen seznam. Šest sklopov pokrije skoraj vsako vlogo.
- Tekoče zadeve: kaj je odprto, v kakšnem stanju, kaj je naslednji korak in do kdaj.
- Pristojnosti: za kaj je bila oseba odgovorna, katere ponavljajoče se naloge so povezane s tem.
- Dostopi in orodja: kateri sistemi, kateri računi, kje so gesla (v upravitelju gesel, ne v zapisniku).
- Roki in termini: ponavljajoči se roki, trajanje pogodb, odpovedni roki, sezonske naloge.
- Kontaktne osebe: kdo je pri kateri stranki, dobavitelju ali uradu pravi stik in kakšna je predzgodovina.
- Posebni primeri: znanje, ki ga ni v nobenem priročniku. Katera stranka ima kakšno posebno željo, kateri stroj ob katerem zvoku javi katero napako.
Zadnji sklop je najdragocenejši in tisti, ki najpogosteje manjka. Dostopi se dajo predati, roki so v koledarju. Izkustveno znanje petnajstih let ni nikjer, razen če ga kdo zapiše.
Zakaj zapisnik kljub temu izgine
Zdaj pride neprijeten del. Najboljši primopredajni zapisnik nič ne zaleže, če ga po predaji nihče več ne odpre. In prav to je običajno. Konča kot datoteka na disku ali kot iztis v mapi. Tri tedne pozneje ima nova oseba konkretno vprašanje, se motno spomni, da je nekaj pisalo, in tega ne najde. Zato sprašuje naokoli. Zapisnik svoje naloge ni izpolnil, čeprav je bil pravilno napisan.
Razlog je preprost: dokument ne odgovarja na vprašanja. Leži tam in čaka, da ga kdo prebere, v celoti, v pravem vrstnem redu. A tako ne dela nihče. Človek ima eno samo vprašanje ob 16. uri in želi en sam odgovor, ne osem strani.
Od zapisnika do odgovora
Rešitev ne spremeni tega, kaj zapišete, temveč kam gre. Namesto v predal zapisnik potuje v bazo znanja, ki odgovarja na vprašanja. Pri rinqo primopredajne dokumente naložite kot PDF v bazo znanja. Od tedaj nova oseba osebnega agenta vpraša v klepetu: Kakšne pogoje ima stranka Meier? Kdaj poteče vzdrževalna pogodba z dobaviteljem? Odgovor pride v sekundah, z navedbo vira na dokument, iz katerega izvira.
Stranski učinek je pravi dobiček. Dokler je odhajajoča oseba še tu, ekipa postavlja preizkusna vprašanja. Vsako vprašanje brez dobrega odgovora pokaže vrzel, ki jo je zdaj mogoče zapreti v minutah. Po zadnjem delovnem dnevu ista vrzel stane tedne. Znanje, ki je v bazi znanja, ne da odpovedi.
Predloga zgoraj je dober začetek. Ali izpolni svoj namen, pa se ne odloči pri pisanju, temveč tri tedne pozneje, ko ima kdo vprašanje.
