UI v zaposlovanju.

Kaj sprejemni agent počne za tvoje zaposlovanje

Ko kandidati pri tebi kličejo, sprejemni agent sprejme klic, tudi zunaj pisarniškega časa, ob koncih tedna, na praznike. Pozdravi klicatelja, vpraša po delovnem mestu, odgovori na najpogostejša vprašanja iz tvojega razpisa (zahteve, plačni razpon, lokacija, izmene, rok prijave). Grobo kvalificira glede na minimalna merila, ki jih shraniš (npr. minimalne izkušnje, bivanje do 50 km), in ob izpolnitvi rezervira termin v HR koledarju. Pri e-pošti prevzame triažni agent: sortira prispele e-pošte s prijavami po delovnem mestu, označi kvalificirane prijave in preusmeri zapletene primere na tvojo ekipo. Česar noben ne počne: ne sprejema odločitev o izbiri, ne ocenjuje razgovorov, ne pogaja plač. Te odločitve so podvržene čl. 22 GDPR (samodejno odločanje) in jih mora sprejeti človek. Nad vsako kadrovsko odločitvijo obdržite nadzor, sprejemni agent in triažni agent ti le odvzameta rutino.

Kje ti UI v zaposlovanju konkretno pomaga

Najpogostejši izziv: klici kandidatov zunaj pisarniškega časa. Kandidati pogosto kličejo zvečer ali ob koncih tedna, ko tvoja HR ekipa ni dosegljiva. S sprejemnim agentom se ti klici ne izgubijo: sprejem 24/7, kvalifikacija, e-poštni povzetek za HR. Drugič: odgovarjanje na standardna vprašanja v sezoni. Ko izvajaš kampanjo zaposlovanja (vajenci, praksa, sezonske moči), prihaja 50 do 100 klicev na teden. Najpogostejših 5 vprašanj iz tvojega razpisa sprejemni agent odgovori samodejno, le posebna vprašanja pristanejo pri tebi. Tretjič: rezervacija terminov za prve razgovore. Sprejemni agent vidi HR koledar (Google Koledar, Outlook ali CalDAV, na primer iCloud) in rezervira neposredno za kvalificirane kandidate. Kandidati dobijo potrditveno e-pošto s koledarskim vpisom.

• Klici kandidatov 24/7 z odgovarjanjem na standardna vprašanja (sprejemni agent)
• Rezervacija terminov v HR koledarju prek Google Koledarja / Outlooka / koledarja CalDAV
• Skladno s čl. 22 GDPR: brez odločitve o izbiri s strani UI

GDPR in AI Act v zaposlovanju, kaj moraš kot podjetje vedeti

Zaposlovanje je z vidika GDPR posebej občutljivo, podatki kandidatov so zelo občutljivi, samodejne odločitve o izbiri pa so po čl. 22 GDPR strogo regulirane. Praktično to pomeni: UI agent za zaposlovanje NE sme sprejemati odločitev o izbiri („Ta prijava je zavrnjena“), sme pa izvajati strukturirano predtriažo („Ta prijava izpolnjuje minimalna merila izkušenj in razpoložljivosti, zato se predlagajo 3 termini v HR koledarju“). Končno odločitev mora sprejeti človek, dokumentirano in sledljivo. Poleg tega: čl. 50 AI Act od 02.08.2026 zahteva transparentnost pri uporabi UI, kandidati morajo na začetku klica ali e-pošte jasno izvedeti, da govorijo z UI. Poleg tega: priloga III AI Act v določenih okoliščinah uvršča sisteme UI v zaposlovanju kot visoko tveganje (če se uporabljajo za odločitve o zaposlovanju, ne le za triažo). rinqo se dosledno pozicionira kot orodje za triažo, ne orodje za odločanje, s tem spadamo pod nižje obveznosti transparentnosti čl. 50, ne pod stroge obveznosti za visoko tveganje iz priloge III. Poleg tega: gostovanje pri Hetznerju v Nemčiji pomeni, da podatki kandidatov ostanejo v EU, obdelani v EU s pogodbo o obdelavi po čl. 28 GDPR.

Kako se rinqo vključi v tvoj HR paket

Če že uporabljaš Personio, SAP SuccessFactors ali Workday, rinqo od tega nič ne nadomesti. Tvoj HR paket še naprej upravlja lasten delotok zaposlovanja: razpis, status kandidatske cevi, upravljanje zahtev, delotoke uvajanja. rinqo dela pred cevjo, ob prvem stiku s kandidati. Ko nekdo pokliče z „Kakšne izkušnje se natančno pričakujejo?“, sprejemni agent odgovori iz razpisa, grobo kvalificira in ob izpolnitvi minimalnih meril rezervira termin prvega razgovora v tvojem HR koledarju. Strukturirane podatke kandidatov (ime, kontakt, delovno mesto, izpolnjena merila, rezerviran termin) rinqo preda prek webhooka ali izvoza CSV v tvoj HR paket. S tem občutno zmanjšate napor HR pred cevjo, ne da bi zamenjali obstoječa orodja. Neposredne integracije s HR paketi regije DACH so v pripravi, do takrat teče povezava prek webhooka in izvoza CSV, kar podpirajo vsi običajni HR paketi.

Kako rinqo nastaviš za zaposlovanje

Nastavitev prevzamemo mi. Korak ena: uvoziš svoje odprte razpise kot bazo znanja (PDF, Word, URL spletne strani). Sprejemni agent razume delovno mesto, zahteve, plačni razpon in lokacijo. Korak dva: shraniš minimalna merila za vsako delovno mesto (npr. „najmanj 3 leta izkušenj na področju X“ ali „bivanje do 50 km od lokacije“). Agent ta merila uporablja za grobo predtriažo. Korak tri: povežete svoj HR koledar (Google Koledar, Outlook ali CalDAV, na primer iCloud) in določiš termine. Korak štiri: v svojih razpisih objavite lastno telefonsko številko za klice kandidatov, ki gre neposredno na sprejemnega agenta. Od prvega dne agent sprejema klice, odgovarja na standardna vprašanja, grobo kvalificira, rezervira termine. Neobvezno: chat widget na tvoji karierni strani (sprejemni agent / chat) in/ali triažni agent za e-pošte s prijavami. Vsi kanali delijo isto bazo znanja, kandidati dobijo na telefonu, v chatu ali po e-pošti enak odgovor. Obveščanje po AI Act je privzeto aktivno, pogodba o obdelavi je na voljo ob sklenitvi pogodbe.