UI v zaposlovanju.

Kaj sprejemni agent naredi za tvoje zaposlovanje

Ko te pokliče kandidat, pogovor sprejme sprejemni agent, tudi zunaj pisarniškega časa, ob koncu tedna, med prazniki. Pozdravi klicatelja, vpraša, za katero delovno mesto gre, in odgovori na najpogostejša vprašanja iz tvojega razpisa (zahteve, razpon plače, lokacija, izmene, rok za prijavo). Zabeleži ime, kontakt in delovno mesto, za katero se oseba prijavlja, in na željo rezervira termin v kadrovskem koledarju. Pri e-pošti e-poštni agent odgovarja na dodatna vprašanja in vsako prijavo z dokumenti preda tvoji ekipi. Česar oba ne počneta: ocenjevati, razvrščati ali izločati prijav, presojati razgovorov, pogajati se o plačah. To ostane pri tvoji ekipi. Obdržiš odločanje o vsaki kadrovski odločitvi, agenta ti odvzameta le rutino.

Kje ti UI pri zaposlovanju konkretno pomaga

Najpogostejši izziv: klici kandidatov zunaj pisarniškega časa. Kandidati pogosto kličejo zvečer ali ob koncu tedna, ko tvoja kadrovska ekipa ni dosegljiva. S sprejemnim agentom se ti klici ne izgubijo: sprejem ob vsaki uri, odgovori na vprašanja, povzetek po e-pošti za kadrovsko službo. Drugič: standardna vprašanja v sezoni. Ko izvajaš zaposlitveno kampanjo (vajenci, pripravniki, sezonski delavci), pride veliko klicev v kratkem času. Na najpogostejša vprašanja iz tvojega oglasa odgovori sprejemni agent, le posebna vprašanja pristanejo pri tebi. Tretjič: prijave po e-pošti. E-poštni agent potrdi prejem, odgovori na dodatna vprašanja in vsako prijavo v celoti preda tvoji ekipi, ne da bi jo ocenjeval. Četrtič: rezervacija terminov za prve pogovore. Sprejemni agent vidi kadrovski koledar (Google Koledar, Outlook ali CalDAV, na primer iCloud) in rezervira neposredno. Kandidati dobijo potrditveno e-pošto z vnosom v koledar. Petič: opomnik pred terminom. Dan prej agent opomni na rezervirani pogovor, z možnostjo potrditve, prestavitve ali odpovedi.

• Klici kandidatov ob vsaki uri z odgovori na standardna vprašanja (sprejemni agent)
• Rezervacija terminov v kadrovskem koledarju prek Google Koledarja / Outlooka / koledarja CalDAV
• UI ne ocenjuje in ne opravlja predizbora, vsako prijavo vidi tvoja ekipa

GDPR in AI Act pri zaposlovanju, kaj moraš vedeti kot podjetje

Zaposlovanje je pravno posebej občutljivo. Podatki kandidatov so občutljivi, avtomatizirane odločitve pa so po čl. 22 GDPR strogo omejene. Uredba o UI v Prilogi III, točka 4(a), med sisteme visokega tveganja uvršča sisteme UI, ki se uporabljajo za zaposlovanje ali izbiro, izrecno tudi za analiziranje in filtriranje prijav ter ocenjevanje kandidatov. Zato rinqo potegne jasno črto: agenti odgovarjajo na vprašanja, sprejemajo dokumente in rezervirajo termine. Prijav ne ocenjujejo, ne filtrirajo in ne razvrščajo, to izključujejo tudi naši splošni pogoji. K temu se pridruži čl. 50 uredbe o UI: kandidati morajo najpozneje ob prvem stiku izvedeti, da govorijo z UI. Pri rinqo je to obvestilo že privzeto nastavljeno. Podatki so na strežnikih v Nemčiji in se obdelujejo v EU, s pogodbo o obdelavi po čl. 28 GDPR.

Kako se rinqo vključi v tvoj kadrovski paket

Če že uporabljaš Personio, SAP SuccessFactors ali Workday, rinqo ne nadomesti ničesar od tega. Tvoj kadrovski paket še naprej upravlja dejanski potek zaposlovanja: razpis delovnega mesta, cevovod kandidatov, uvajanje. rinqo dela pred cevovodom, pri prvem stiku s kandidati. Če kdo pokliče z vprašanjem „Kakšne izkušnje natančno pričakujete?“, sprejemni agent odgovori iz razpisa in na željo rezervira termin v tvojem kadrovskem koledarju. Podatki iz pogovora (ime, kontakt, delovno mesto, za katero se oseba prijavlja, rezervirani termin) gredo prek webhooka v sistem po tvoji izbiri. Tako zmanjšaš kadrovski napor pred cevovodom, ne da bi menjal obstoječa orodja. Neposredno povezavo s tvojim kadrovskim paketom nastavimo skupaj s tabo.

Tako nastaviš rinqo za zaposlovanje

Pri nastavitvi te spremljamo. Prvi korak: tvoji odprti oglasi za delovna mesta pridejo noter kot znanje (PDF, Word, URL spletne strani). Sprejemni agent nato pozna delovno mesto, zahteve, razpon plače in lokacijo. Drugi korak: določiš, kaj gre k tvoji ekipi, na primer vsako vprašanje, ki ga ni v oglasu. Tretji korak: povežeš svoj kadrovski koledar (Google Koledar, Outlook ali CalDAV, na primer iCloud) in določiš termine. Četrti korak: v razpisih delovnih mest objaviš lastno telefonsko številko za klice kandidatov, ki gre neposredno k sprejemnemu agentu. Od takrat agent sprejema klice, odgovarja na standardna vprašanja in rezervira termine. Po želji: chat widget na tvoji karierni strani in e-poštni agent za e-pošto s prijavami. Vsi kanali lahko uporabljajo isto znanje, kandidati po telefonu, v chatu ali po e-pošti dobijo enak odgovor. Obvestilo o UI je že privzeto nastavljeno, pogodbo o obdelavi skleneš ob registraciji.