Un assistant IA qui connaît votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un assistant IA ?

Un assistant IA est un logiciel qui comprend les questions posées en langage naturel et y répond. Vous écrivez ce que vous souhaitez savoir, l'assistant répond en quelques secondes. En arrière-plan travaille un modèle de langage qui comprend, résume et formule les textes. L'élément décisif est la base de connaissances. Les assistants grand public sont entraînés sur des données publiques d'Internet. Ils répondent bien aux questions générales, mais ne connaissent ni votre grille tarifaire ni vos règles de congés. Un assistant IA d'entreprise est construit autrement. Il est relié au savoir de votre entreprise, chez rinqo via un arbre de connaissances central constitué des contenus de votre site web et des PDF téléversés. À la question « Comment se déroule une réclamation chez nous ? », il répond avec votre processus, pas avec une définition trouvée sur Internet. Chaque réponse porte une indication de source : vous voyez de quel document provient l'information. La seconde différence est d'ordre juridique. Les outils grand public fonctionnent le plus souvent sur une infrastructure américaine, sans contrat de sous-traitance pour votre entreprise. Un assistant d'entreprise exige trois choses : un hébergement dans l'UE, un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 du RGPD et la garantie que vos données n'alimentent pas l'entraînement des modèles. rinqo remplit ces trois conditions : centres de données Hetzner en Allemagne, contrat de sous-traitance inclus, aucun entraînement sur les données clients. En bref : un assistant grand public connaît Internet. Un assistant IA d'entreprise connaît votre entreprise, et le prouve, sources à l'appui.

Ce que permet un assistant IA nourri du savoir de l'entreprise

Un assistant IA nourri du savoir de votre entreprise répond aux questions qui, sinon, circulent à travers toute l'équipe. Les nouveaux collaborateurs n'interrogent plus la collègue du bureau voisin, mais l'assistant : comment poser des congés, où se trouve le modèle d'offre, qui est responsable de la protection des données. L'assistant répond en quelques secondes et cite sa source, par exemple le PDF d'onboarding ou la page de processus importée. Cela soulage les collaborateurs expérimentés, qui autrement répondent aux mêmes questions pour la dixième fois. Le savoir sur les processus est le deuxième grand cas d'usage. Comment se déroule une réclamation, quelles sont les étapes de la prise de commande, que prévoit la procédure d'annulation : l'assistant connaît les déroulements documentés et les restitue de manière structurée. Toutes les réponses provenant du même arbre de connaissances, chacun reçoit la même information à jour, et non trois variantes issues de trois mémoires. L'indication des sources rend chaque réponse vérifiable. Si un document contient une erreur, vous la voyez immédiatement et corrigez le document, pas l'assistant. La base de connaissances s'améliore ainsi avec le temps au lieu de se dégrader. L'assistant comprend 17+ langues avec détection automatique. Une professionnelle polonophone pose sa question en polonais et reçoit la réponse issue des mêmes documents allemands.

• Onboarding : demande de congés, modèles, responsabilités, sans interrompre les collègues
• Savoir sur les processus : réclamation, prise de commande, annulation, structuré et à jour
• Sources citées : chaque réponse renvoie au document d'origine
• 17+ langues : détection automatique, un même niveau d'information pour tous

Préserver le savoir avant qu'il ne s'en aille

Un assistant IA préserve le savoir qui, sinon, quitte l'entreprise avec les personnes. Trois situations concernent chaque PME : le départ à la retraite, la démission, le remplacement. Le départ à la retraite est le cas le plus net. Quand la collègue de longue date s'en va, les cas particuliers, les historiques clients et les tours de main partent souvent avec elle. La parade est sans éclat : documenter le savoir, le charger en PDF dans l'arbre de connaissances, tester. Dès lors, l'assistant répond à des questions auxquelles une seule personne pouvait répondre auparavant, en citant le document source. En cas de démission, la pression du temps est plus forte, le principe reste le même. Des documents naissent de toute façon pendant la phase de passation; dans l'arbre de connaissances, ils deviennent interrogeables au lieu d'être simplement archivés. Un dossier sur un serveur ne répond à aucune question, un assistant IA, si. Le troisième cas est le plus fréquent : le remplacement pour cause de maladie ou de congés. Le remplaçant accède au même niveau d'information que la personne remplacée, au lieu de fouiller boîtes mail et classements. Des questions comme « Quelles sont les conditions du client X ? » ou « Comment se déroule la clôture mensuelle ? » trouvent leur réponse dans les documents enregistrés. L'effet secondaire vaut pour les trois cas : la documentation acquiert une utilité visible. Ce qui se trouve dans l'arbre de connaissances est consulté chaque jour, les lacunes se remarquent et se comblent. Le savoir déposé dans l'arbre de connaissances ne démissionne pas.

Protection des données et assistant IA

Un assistant IA d'entreprise doit satisfaire à trois exigences en matière de protection des données : un hébergement dans l'UE, un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 du RGPD et l'absence d'entraînement sur vos données. rinqo remplit les trois. L'hébergement s'effectue dans les centres de données Hetzner de Falkenstein et Nuremberg, certifiés ISO 27001:2022. Le traitement par le modèle de langage est contractuellement garanti au sein de l'UE. Aucun modèle n'est entraîné sur les données clients, vos documents restent vos documents. Un prestataire de secours purement européen est disponible en solution de repli, en opt-in : vous décidez de son activation. Le contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 du RGPD est fourni. S'y ajoute le règlement européen sur l'IA 2024/1689. L'art. 4 (maîtrise de l'IA) s'applique déjà depuis le 2 février 2025 : qui utilise l'IA dans son entreprise favorise la maîtrise de l'IA chez les salariés qui travaillent avec elle. L'art. 50 (obligation de transparence) s'applique à partir du 2 août 2026 : les personnes doivent être informées lorsqu'elles interagissent avec une IA. Amendes en cas d'infraction : jusqu'à 15 millions d'euros ou 3 % du chiffre d'affaires annuel mondial, pour les PME le montant le plus bas. rinqo active la mention de transparence par défaut. Dans le chat et les e-mails, elle ne peut pas être désactivée ; au téléphone, elle figure dans le message d'accueil, dont vous adaptez la formulation. Pour vous, cela signifie : les fondations de la conformité font partie de la plateforme, pas de votre projet. Vous entretenez du savoir, pas des textes juridiques.

Configurer un assistant IA : le déroulement

Chez rinqo, la première configuration d'un assistant IA se fait par nos soins. Le déroulement : créer un compte, saisir l'adresse du site web, rinqo importe automatiquement les contenus et en construit l'arbre de connaissances. Vous téléversez ensuite vos PDF, grilles tarifaires, documents d'onboarding, descriptions de processus. Puis vous testez : posez les dix questions les plus fréquentes dans votre équipe et vérifiez les réponses ainsi que leurs sources. S'il manque quelque chose, vous complétez le document concerné et la réponse suivante est juste. L'arbre de connaissances est mutualisé. Ce que vous entretenez pour l'Agent personnel sert aussi à l'agent téléphonique, à l'agent de chat sur votre site web et à l'agent e-mail dans la boîte de réception. Vous construisez la base de connaissances une seule fois et alimentez ainsi chaque canal. Vous configurez vous-même l'agenda (Google, Outlook ou CalDAV), l'API REST et les webhooks. Le CRM et la comptabilité (HubSpot, sevdesk, lexoffice) ou les outils de projet (Linear, Jira), nous les connectons sur demande. Côté prix. Sans durée d'engagement, sans appel commercial, sans processus de vente imposé.