L'IA dans le recrutement.

Ce que l'agent d'accueil fait pour votre recrutement

Quand des candidats vous appellent, l'agent d'accueil prend la conversation, y compris en dehors des heures de bureau, le week-end et les jours fériés. Il salue la personne, lui demande pour quel poste elle appelle et répond aux questions les plus fréquentes à partir de votre offre d'emploi (exigences, fourchette de salaire, lieu, horaires, date limite de candidature). Il relève le nom, les coordonnées et le poste visé et réserve, si la personne le souhaite, un rendez-vous dans l'agenda RH. Pour les mails, l'agent e-mail répond aux questions et transmet chaque candidature avec ses pièces à votre équipe. Ce que ni l'un ni l'autre ne font : évaluer, trier ou écarter des candidatures, juger des entretiens d'embauche, négocier des salaires. Cela reste l'affaire de votre équipe. Vous gardez la main sur chaque décision de personnel, les agents vous déchargent seulement de la routine.

Où l'IA vous aide concrètement dans le recrutement

Le défi le plus fréquent : les appels de candidats en dehors des heures de bureau. Les candidats appellent souvent le soir ou le week-end, quand votre équipe RH n'est pas joignable. Avec l'agent d'accueil, ces appels ne se perdent plus : prise d'appel 24 h/24, réponses aux questions, résumé par e-mail aux RH. Deuxièmement : les questions standard en haute saison. Quand vous menez une campagne de recrutement (apprentissage, stage, saisonniers), beaucoup d'appels arrivent en peu de temps. L'agent d'accueil répond aux questions les plus fréquentes à partir de votre offre d'emploi, seules les questions particulières arrivent chez vous. Troisièmement : les candidatures par mail. L'agent e-mail accuse réception, répond aux questions et transmet chaque candidature complète à votre équipe, sans l'évaluer. Quatrièmement : la réservation de rendez-vous pour les premiers entretiens. L'agent d'accueil voit l'agenda RH (Google Agenda, Outlook ou CalDAV, par exemple iCloud) et réserve directement. Les candidats reçoivent un mail de confirmation avec l'entrée d'agenda. Cinquièmement : le rappel avant le rendez-vous. La veille, l'agent rappelle l'entretien réservé, avec la possibilité de confirmer, de le déplacer ou de l'annuler.

• Appels de candidats 24 h/24 avec réponses aux questions standard (agent d'accueil)
• Réservation de rendez-vous dans l'agenda RH via Google Agenda / Outlook / calendrier CalDAV
• Aucune évaluation ni présélection par l'IA, votre équipe voit chaque candidature

RGPD et AI Act dans le recrutement, ce que vous devez savoir en tant qu'entreprise

Le recrutement est juridiquement particulièrement délicat. Les données des candidats sont sensibles, et les décisions automatisées sont strictement encadrées par l'art. 22 du RGPD. Le règlement sur l'IA classe à haut risque, à l'annexe III, point 4, lettre a, les systèmes d'IA utilisés pour le recrutement ou la sélection, expressément aussi pour analyser et filtrer les candidatures et évaluer les candidats. C'est pourquoi rinqo trace une ligne claire : les agents répondent aux questions, reçoivent les pièces et réservent des rendez-vous. Ils n'évaluent, ne filtrent et ne trient aucune candidature, nos CGV l'excluent d'ailleurs aussi. S'y ajoute l'art. 50 du règlement sur l'IA : les candidats doivent apprendre au plus tard lors du premier contact qu'ils parlent à une IA. Chez rinqo, cette mention est réglée d'office. Les données sont stockées sur des serveurs en Allemagne et traitées dans l'UE, avec un contrat de sous-traitance au titre de l'art. 28 du RGPD.

Comment rinqo s'insère dans votre suite RH

Si vous utilisez déjà Personio, SAP SuccessFactors ou Workday, rinqo ne remplace rien de tout cela. Votre suite RH continue de gérer le workflow de recrutement proprement dit : offre d'emploi, pipeline de candidats, intégration. rinqo intervient avant le pipeline, au premier contact avec les candidats. Si quelqu'un appelle en demandant « Quelle expérience est exactement attendue ? », l'agent d'accueil répond à partir de l'offre d'emploi et réserve, sur demande, un rendez-vous dans votre agenda RH. Les informations de la conversation (nom, coordonnées, poste visé, rendez-vous réservé) partent via webhook vers un système de votre choix. Vous réduisez ainsi la charge RH en amont du pipeline, sans changer d'outils. Une connexion directe à votre suite RH, nous la mettons en place avec vous.

Mettre en place rinqo pour le recrutement

Nous vous accompagnons pour la mise en place. Première étape : vos offres d'emploi ouvertes sont intégrées comme savoir (PDF, Word, URL de page web). L'agent d'accueil connaît ensuite le poste, les exigences, la fourchette de salaire et le lieu. Deuxième étape : vous définissez ce qui part à votre équipe, par exemple toute question qui ne figure pas dans l'offre. Troisième étape : vous connectez votre agenda RH (Google Agenda, Outlook ou CalDAV, par exemple iCloud) et définissez les créneaux. Quatrième étape : vous publiez dans vos offres d'emploi un numéro de téléphone dédié aux appels de candidats, qui mène directement à l'agent d'accueil. Dès lors, l'agent prend les appels, répond aux questions standard et réserve des rendez-vous. En option : un widget de chat sur votre page carrière et l'agent e-mail pour les mails de candidature. Tous les canaux peuvent utiliser le même savoir, les candidats reçoivent la même réponse au téléphone, dans le chat ou par mail. La mention IA est réglée d'office, le contrat de sous-traitance, vous le concluez à l'inscription.