Gli hotel perdono il 15-18 percento del prezzo della camera in commissioni OTA, mentre le chiamate dirette a mezzogiorno o dopo le 19 finiscono in segreteria. Il tuo agente risponde direttamente, verifica le disponibilità in Apaleo, protel o Mews, accetta prenotazioni con autorizzazione al pagamento e risponde alle domande standard.
di Sven Pflüger · Fondatore e CEO, Rinqo·Ultimo aggiornamento:
Avviso ai sensi dell'EU AI Act, articolo 50:Al primo squillo, l'agente dice chiaramente: stai parlando con un'IA. Su richiesta ti mette subito in contatto con una persona.Come usiamo l'IA
Was macht der KI-Telefonassistent für Hotel?
L'assistente telefonico IA per hotel prende le chiamate di prenotazione 24 ore su 24, verifica le disponibilità in Apaleo, protel o Mews, accetta prenotazioni con tokenizzazione del pagamento conforme allo standard PCI-DSS e risponde alle domande degli ospiti su colazione, parcheggio e check-in, a partire da 99 € IVA esclusa al mese.
Sovranità UE · GDPR · AI Act
Made in Germany. Su server europei. In regola con l'AI Act.
Conforme al GDPR su server UE
Elaboriamo tutte le chiamate, le trascrizioni e i dati di conoscenza in forma cifrata su Hetzner Cloud a Falkenstein e Norimberga, senza esposizione al CLOUD Act statunitense, senza trasferimento verso Paesi terzi. Il contratto sul trattamento dei dati è disponibile.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Germania – certificato ISO 27001:2022 (Falkenstein, Norimberga)
Inferenza LLM: Microsoft Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland, Sweden Central, EU Data Boundary) come unica spina dorsale IA – OVHcloud come failover Pure-EU opzionale
Cancellazione automatica dopo 30/90 giorni, configurabile per organizzazione
AI Act art. 50, attuato prima del 02.08.2026
Dal 2 agosto 2026, i sistemi di IA devono comunicare a ogni utente finale, all'inizio della conversazione, di essere basati sull'IA. Rinqo lo imposta ovunque come impostazione predefinita, prima che la scadenza diventi vincolante, non dopo.
Voce: annuncio obbligatorio come primo frame audio, prima di ogni risposta
Chat/e-mail: indicazione IA nel footer e nell'oggetto
L'audio sintetico viene contrassegnato in modo leggibile dalle macchine secondo il Code of Practice (giugno 2026)
Sanzione in caso di violazione: fino a 15 mln € o il 3% del fatturato annuo mondiale (l'importo più alto)
Fonti: GDPR art. 28 + 32 (responsabilità del trattamento + sicurezza) · Regolamento EU AI Act 2024/1689 · Linee guida del BfDI sulla protezione dei dati.
Perché Hotel hanno bisogno di un agente IA.
DEHOGA conta 33.000 strutture ricettive in Germania. Un hotel privato da 30-80 camere riceve 40-90 chiamate al giorno, con picchi tra le 9 e le 11 e tra le 16 e le 19, cioè proprio durante il cambio turno. HOTREC indica una quota di prenotazioni dirette del 24-34 percento in Europa; ogni chiamata persa finisce a Booking.com (15-18 percento di commissione). Il 35 percento delle chiamate sono prenotazioni, il 30 percento domande di servizio (colazione, parcheggio, check-in), il 20 percento modifiche di prenotazione. Un agente IA intercetta proprio le perdite in segreteria e le trasforma in prenotazioni dirette.
Le chiamate di mezzogiorno e sera finiscono spesso in segreteria
Le commissioni OTA divorano il 15-18 percento del prezzo della camera
Colazione, parcheggio, animali – le stesse domande 30 volte al giorno
Gli ospiti internazionali chiamano in 5 lingue, la reception ne parla 2
Come funziona il Agente telefonico per Hotel.
Il tuo agente risponde dopo massimo uno squillo, in 20+ lingue, senza menu IVR. In caso di prenotazione verifica la disponibilità in Apaleo, protel o Mews, blocca la camera per 5 minuti, accetta i dati della carta tramite tokenizzazione (Stripe, Adyen) e registra la prenotazione con autorizzazione al pagamento nel PMS. Le domande standard su colazione (buffet/à la carte/orari), parcheggio, animali o check-in le risponde dal PDF del regolamento interno. Reclami, contestazioni o gruppi da 8 persone in su vengono inoltrati.
Rinqo risponde a tutte le chiamate. Anche di notte, anche nel weekend.
Ecco cosa fa il tuo agente per Hotel.
Chiamate di prenotazione con verifica della disponibilità e conferma
Modifiche di prenotazione (data, categoria di camera, numero di persone)
Domande standard (colazione, parcheggio, check-in, Wi-Fi, animali)
Indicazioni stradali e istruzioni per l'arrivo
Prenotazioni spa e ristorante per gli ospiti della struttura
Servizio multilingua (DE/EN/FR/IT/ES/NL di serie)
Funzioni del Agente telefonico
Risponde in automatico alle domande frequenti
Prenota appuntamenti direttamente nel tuo calendario
Qualifica le richieste e raccoglie i contatti
Inoltra i casi complessi al tuo team
Parla 20+ lingue
Impara dal tuo sito e dai tuoi documenti
Risposte oneste a dubbi reali.
Le quattro domande che ogni studio ci pone prima di iniziare.
L'agente può accettare i dati della carta di credito?
Sì, tramite tokenizzazione conforme allo standard PCI-DSS. L'agente inoltra l'inserimento della carta a Stripe o Adyen; Rinqo vede solo il token, mai il numero della carta. I requisiti PCI restano in capo al provider.
Come gestisce l'agente cancellazioni e rimborsi?
Le cancellazioni vengono verificate con la tua policy di cancellazione registrata (es. gratuita fino alle 18 del giorno prima) e, se entro i termini, marcate nel PMS. Le richieste di rimborso vengono inoltrate alla direzione della reception.
E se il team della reception vuole prendere una chiamata?
Soft-transfer possibile in qualsiasi momento. L'agente passa le chiamate dal vivo alla reception (con consegna della trascrizione). Il team vede tutte le conversazioni in corso nella dashboard.
Domande frequenti sul Agente telefonico per il tuo settore Hotel.
Apaleo (app ufficiale del marketplace), Mews (REST API con OAuth) e protel (webhook) sono supportati direttamente. Altri PMS come Sihot o Oracle Opera tramite webhook più livello di mapping, configurazione circa 30 minuti.
Di serie 20+ lingue, con cambio lingua nativo durante la chiamata. Molto richieste: DE, EN, FR, IT, ES, NL, RU, AR. L'agente riconosce la lingua in automatico e risponde di conseguenza.
I reclami vengono inoltrati alla direzione della reception (trasferimento diretto o e-mail con trascrizione). Definisci tu i trigger di escalation: contestazioni, rimborsi, richieste per matrimoni, gruppi da 8 persone in su.
Multicanale per il tuo settore
Rinqo per Hotel, tutti i canali
Telefono, chat ed e-mail da un'unica piattaforma: business case, ROI, GDPR e integrazioni.
Sven costruisce Rinqo a partire da una semplice osservazione: la maggior parte degli strumenti di IA viene progettata a San Francisco e venduta a Berlino. L'officina della Foresta Nera, l'ambulatorio veterinario di Salisburgo, l'hotel a conduzione familiare in Tirolo ricevono software che non parla la loro lingua. Rinqo ribalta tutto questo. Su server europei, configurato in dieci minuti, in venti lingue. Con modelli creati dai settori stessi.
