Uma mensagem de ausência tem uma só função: dizer ao outro lado que, neste momento, ninguém está a ler, e a quem se pode dirigir em alternativa. Escreve-se depressa. Ainda assim, a maioria das mensagens é demasiado longa, demasiado vaga ou sem uma alternativa real.
Três modelos que chegam
As boas mensagens de ausência têm o mesmo esquema: período, substituição, regresso. Sem dramatismo, sem desculpas.
„Estou indisponível até 4 de agosto. Em casos urgentes, a Anna Berger pode ajudar-te: anna.berger@firma.de. Regresso a 5 de agosto e entro em contacto.“
„De momento não estou contactável. A tua mensagem não é reencaminhada. Contacta a nossa equipa através de team@firma.de, onde serás atendido com rapidez.“
„O teu e-mail chegou. Trato as mensagens uma vez por dia e respondo dentro de 24 horas. Se for urgente, liga à vontade: 0761 1234567.“
Porque a mensagem não resolve o problema
Uma mensagem de ausência adia. Diz: agora não. Para a pessoa do outro lado, isso significa esperar ou perguntar noutro sítio. Numa questão interna entre colegas, é suportável. Num pedido de alguém que quer comprar ou reservar, sai caro. Quem pede um orçamento e recebe uma mensagem automática durante três dias já tratou do assunto noutro lado.
A pessoa de substituição indicada no texto é meia solução, desde que tenha mesmo tempo e conheça o assunto. Muitas vezes falha uma das duas coisas. Então a mensagem encaminha o pedido para a próxima pessoa sobrecarregada, que acaba por escrever a sua própria mensagem de ausência.
A mensagem que trata do assunto
Mais interessante do que uma mensagem que adia é uma que responde. É exatamente isso que faz o agente de e-mail da rinqo. Fica na tua caixa de entrada e responde aos pedidos que chegam com o conhecimento da tua empresa, enquanto estás fora. Não com uma fórmula-padrão, mas com a resposta real à pergunta: horário, condições, disponibilidade, a próxima vaga livre.
Aquilo que não consegue responder sozinho, organiza e assinala, para que no regresso não te sentes diante de 200 e-mails por ler, mas de uma lista arrumada. E como usa a mesma base de conhecimento que o teu agente telefónico e de chat, a sua resposta é a mesma que em todo o lado. Uma verdade, não três versões.
Para duas semanas de férias com alguém a substituir-te na equipa, qualquer um dos modelos acima serve. Se a tua caixa de entrada é o estrangulamento durante todo o ano, a melhor pergunta já não é como soa a mensagem, mas se é sequer preciso uma.
